por Trend | 12 enero 2023 | Reputación
La presentación de un informe es una de las tareas más importantes y complejas que realiza un relacionista público en su labor. Gracias a este recurso, el profesional puede compartir con su cliente todo el impacto y resultados obtenidos del plan de comunicación desplegado.
Para Claudia Calmet, directora de PR en Trend, el contenido ofrecido en un informe debe ser claro, preciso y, sobre todo, contar con todo lo realizado durante la gestión, ya que este documento será una lectura resumida de lo que viene realizando el equipo de comunicación.
Para comenzar, está de más mencionar que la redacción impecable es imprescindible en los informes de gestión de relaciones públicas, porque permitirá el fácil entendimiento e interpretación del trabajo. Además, gracias a esta radiografía se podrá realizar un mejor planeamiento de las futuras acciones.
A continuación, te brindamos las pautas básicas para redactar y entregar un excelente informe.
Estructura de un informe de PR
El primer paso para presentar un informe, es conocer cuáles son las secciones principales que lo conforman. Recuerda que esto puede variar de acuerdo a las acciones realizadas y del requerimiento del cliente. A pesar de ello, es necesario que cuentes con una estructura determinada, ya que te permitirá comunicar toda la información, datos e impactos del plan de manera clara y ordenada. Por esta razón, Claudia te explicará cuáles son las partes más importantes que no deben faltar en tu reporte. ¡Toma nota!
- Resumen ejecutivo. Es la descripción general del informe. En esta sección se explica brevemente todo lo realizado durante la gestión de las comunicaciones (mensual, trimestral, anual, de campaña, etc.), como por ejemplo, la evolución de la marca y su nivel de participación en los medios de comunicación
- Desarrollo del informe de comunicación
- Presencia en medios de comunicación. En este caso, se presenta el número total de apariciones o publicaciones en la prensa, organizadas por tiers, así como el alcance y equivalencia publicitaria que se obtuvo de cada una de ellas.
- Publicaciones destacadas de la marca. Ya sea una gestión de comunicación mensual, trimestral o anual, es necesario mostrar los impactos más importantes que se obtuvieron durante la gestión.
- Evolución del posicionamiento SEO. Esto te permitirá demostrar a tu cliente el puesto que ocupa en las páginas de resultados o SERP de noticias. De esta manera, podrá saber la evolución de la presencia que posee su marca en el ciberespacio y la percepción que tienen los usuarios de ella.
- Relacionamiento con stakeholders. Para detallar este indicador, es necesario colocar una descripción breve de la persona, organización o entidad, acompañado de una foto respectiva. Lo más importante aquí es plasmar los logros o avances obtenidos en la reunión. Asimismo, se debe precisar la fecha y hora de la reunión que se sostuvo con dichos actores estratégicos.
- Conclusiones. En esta sección se presenta la información más relevante que se obtuvo durante la gestión. Además, mediante este punto puedes brindar una proyección de lo que realmente se debe seguir haciendo y que no en el futuro.
- Recomendaciones. En esta sección es necesario que el equipo de trabajo realice las sugerencias que considere necesarias al cliente para realizar un mejor desempeño en las próximas gestiones de comunicaciones.
Consejos para redactar un informe de comunicación
Ahora que ya conoces la estructura básica de un informe, podemos comenzar con su desarrollo respectivo. Para no cometer errores y presentar un reporte completo y conciso, no dudes en seguir estas recomendaciones. ¡Presta atención!
- Selecciona el programa con el que vas a elaborar el informe. Antes de desarrollar tu reporte, es necesario que elijas el formato que emplearás. Algunas agencias de PR ya lo tienen predeterminado, sin embargo, es importante entender que el informe no es para el equipo sino para el cliente. Para la especialista es ideal presentar los informes usando programas como Google Slides, PowerPoint o Canva. Si vas a usar un PDF, considera bajarle el peso del archivo para que sea más fácil de enviar por correo u otro medio.
- Evalúa los objetivos. Este es el punto de partida de un informe de comunicación estratégica, en el cual se podrá mostrar si se alcanzaron las metas establecidas durante la gestión desplegada. En caso no se hayan cumplido en su totalidad, se recomienda realizar una reunión para analizar por qué no se llegaron a concretar, para luego hacer un replanteamiento óptimo de los objetivos y estrategias.
- Claridad y coherencia. Al momento de redactar tu reporte, ten presente que los resultados e impactos deben guardar relación con los objetivos establecidos. De esta manera, el informe presentado a tu cliente, se podrá comprender de manera correcta y adecuada.
- Incluye métricas y gráficas. Si deseas brindar una visión integral a tu cliente, no dudes en colocar los principales indicadores de tus campañas digitales en tu informe, como por ejemplo, las métricas de:
- Alcance: Cantidad de usuarios que han visto una publicación o anuncio en redes sociales.
- Engagement: Nivel de interacción que muestran los usuarios con los contenidos de una marca.
- Alcance del medio de comunicación (Televisión, radio o prensa escrita).
- Valor publicitario versus el factor noticioso: El valor publicitario o Ad value es lo que costaría una publicación si se pagara por publicidad a un medio de comunicación, mientras que el factor noticioso se basa en el valor agregado que representa una publicación positiva en un medio de comunicación, escrita por un periodista independiente de la empresa, que menciona a la marca y transmite sus mensajes clave y contenido de valor. Entre ambos, este último recurso logra una mejor percepción de los consumidores, ya que no se percibe como una publicidad, sino como un contenido noticioso.
- Para agregarle más dinamismo, acompaña a cada métrica con alguna imagen, como por ejemplo, un gráfico de barras. Asimismo, puedes emplear viñetas y numeraciones para facilitar la lectura de los resultados expuestos.
- Revisa tu gramática y ortografía. Ni bien hayas terminado tu informe, léelo de nuevo. De esta manera, podrás identificar y corregir errores de redacción. Aunque no lo creas, los clientes toman en cuenta estos detalles, ya que demuestra cuán comprometido estás con tu trabajo. Te recomendamos usar la aplicación Language Tools, para revisar la gramática y ortografía de todos tus textos.
Y tú, ¿estás listo para presentar un excelente informe? Anímate y pon en práctica todas estas recomendaciones. Cuéntanos tu experiencia.
Fuentes consultadas
por Claudia Calmet Vilela | 30 diciembre 2022 | Reputación, Trend
Cuando hablamos de empatía, nos referimos a la facultad de ponernos en el lugar de la otra persona, validar y comprender sus emociones. Según su concepción moderna, el término proviene de la palabra alemana “einfühlung”, que significa “sentimiento en” o “en el sentimiento”, la cual debe estar presente en nuestra vida cotidiana.
Como comunicadores y sobre todo como relacionistas públicos, necesitamos aplicarla en nuestro día a día, especialmente en el relacionamiento con clientes, periodistas y compañeros de trabajo. Si bien está comprobado que hacer relaciones públicas está entre el top 10 de los trabajos más estresantes, según CareerCast, es necesario encontrar el balance entre las solicitudes y exigencias que demanda el entorno laboral.
Por ello, resulta esencial que un relacionista público se proyecte en las diferentes situaciones de las personas con las que se rodea, además de saber actuar ante determinados escenarios que conlleva su trabajo. Sin embargo, para lograr ser una persona completamente empática, es esencial desarrollar ciertas habilidades claves al mismo tiempo, como por ejemplo, la escucha activa, la asertividad y la tolerancia.
Nuestro trabajo hace que seamos el punto de encuentro entre la información que nos proporcionan nuestros clientes y de los requerimientos que tienen los periodistas, para lograr que las historias que desean contar sean de interés para el medio de comunicación y vayan con la línea editorial del mismo. Por eso, es necesario que apliquemos la empatía con ambas audiencias, para poder canalizar de manera correcta los mensajes que desean transmitir. Un contenido de valor tanto para el cliente como para el periodista, nos permitirá incorporarlo a una estrategia de comunicación relevante para ambas partes.
Esto quiere decir que no solo debemos centrarnos en las necesidades del cliente, sino también en los requerimientos que exigen los medios de comunicación. En ocasiones, los relacionistas públicos debemos cumplir el trabajo de “periodistas de investigación”, ya que hoy en día los hombres y mujeres de prensa nos piden ir más allá de la información con enfoque corporativo que usualmente brindan las marcas.
Para responder a esta demanda, debemos tener en cuenta que la información que busquemos sea de utilidad para el cliente y sobre todo de interés para el medio de comunicación al cual apuntamos que se publique la entrevista, nota de prensa, columna de opinión u otros formatos noticiosos.
Claves para ser más empático con tu entorno laboral
Si eres un relacionista público y deseas potenciar esta capacidad, ¡descuida! A continuación, te brindaré cinco acciones claves para ponerlo en práctica en tu día a día.
- Conoce bien a tus clientes. En el mundo de PR, es necesario estar informado completamente sobre nuestros clientes, ya que a partir de ello, podremos tomar las mejores decisiones que estén acorde con su actividad comercial y los intereses de la marca en cuestión
- Observa y analiza. Para lograrlo es fundamental desarrollar la escucha activa. De esta manera, serás capaz de resolver los problemas de tu entorno laboral, especialmente de tus clientes y de tu equipo de trabajo, brindando alternativas de solución adecuadas y efectivas.
- Respeto. Si tienes una observación acerca de algún cliente, periodista o compañero de trabajo, no dudes en realizar una crítica constructiva. Recuerda que al ser amable y gentil con tu entorno, ellos lo serán de la misma manera, lo cual será beneficioso para todos, ya que podrás mantener un excelente clima laboral.
- Reflexiona. En relación con el punto anterior, para evitar un malentendido con tus clientes, compañeros y colegas periodistas, ordena bien tus ideas antes de emitir un mensaje. Ya sea un comentario u opinión, es mejor estar seguro de lo que uno va a decir, previniendo así que se suscite un conflicto interno posterior. Solo de esta manera, podrás desarrollar una comunicación asertiva con todas tus actores claves.
- Tolerancia. Recuerda que la manera en que ves las cosas es solo tuya y no necesariamente es válida para el resto. Por este motivo, no te cierres a escuchar diferentes posturas y puntos de vista de tu entorno. De esta forma, evitarás caer en prejuicios y suposiciones, lo cual te permitirá entender mejor a tus colegas.
Beneficios de aplicar la empatía en tu entorno laboral
Asimismo, muy al margen de comprender mejor las diferentes situaciones de nuestros clientes y colegas periodistas y evitar caer en el estrés diario, la empatía nos brinda una gran ventaja competitiva a nivel personal y profesional. Entre los beneficios más importantes tenemos:
- Mayor nivel de liderazgo y persuasión.
- Incremento de la productividad y proactividad.
- Mejora de las habilidades comunicativas.
- Fortalecimiento de la autoestima.
- Mayor capacidad para la resolución de conflictos.
- Consolidación de las relaciones interpersonales (clientes, periodistas y compañeros de trabajo).
Como habrás notado, aplicar la empatía puede hacer la diferencia en muchos aspectos de nuestra vida. Y tú, ¿estás listo para poner en práctica esta virtud? Anímate y cuéntanos tu experiencia en los comentarios.
por Trend | 30 diciembre 2022 | Digital, Reputación, Trend
Para que las marcas estén preparadas para los retos y desafíos que trae consigo este 2023, es necesario que presten atención a todas las tendencias y novedades que presente el mercado. De esta manera, al estar a la vanguardia, las empresas podrán escoger y aplicar las más idóneas en sus próximas estrategias de comunicación y marketing digital.
Sin embargo, ¿de qué tratan estos innovadores conceptos? Te explicamos las 10 principales tendencias en marketing digital que marcarán la pauta este 2023.
- La consolidación de TikTok. De acuerdo con un estudio de Hootsuite, el lanzamiento de sus diferentes funciones como Modo Foto y TikTok Music, sumado a su asociación con Linktree, Shopify y Woocommerce y una posible aplicación para podcasts, hace que esta red apunte a convertirse en una superaplicación. Por tal motivo, es fundamental que las marcas tengan presencia en TikTok, ya que se perfila a convertirse en el canal clave de las campañas de marketing y publicidad de este nuevo año.
- El auge de los podcasts. Según estimaciones de Statista, el número de sus oyentes continuará en aumento en el próximo quinquenio hasta aproximarse a los 962 millones en 2027. Frente a este escenario, se prevé que la creación de podcasts corporativos y de marca se multiplicará para este 2023, puesto que es un formato es ideal y eficiente para atraer y fidelizar clientes. Por cierto, ¿ya escuchaste PRinsight Podcast? Es el podcast en español sobre comunicación, reputación y marca. ¡Te lo recomendamos!
- Incremento de los content hubs. Es una tendencia que nació ante la creación masiva de contenidos. Gracias a este espacio, una empresa podrá organizar toda su información de valor (blogpost, videos, infografías, podcasts, etc.) por temáticas y categorías, a fin de brindarle una excelente experiencia de navegación al usuario. Asimismo, los hubs favorecen al posicionamiento de una marca, generando mayor tráfico web y un alto nivel de engagement. Think with Google y Design School (Canva) son algunos casos de éxito.
- Prioriza el SEO social de tu marca. A nivel mundial, las personas han logrado convertir a las redes sociales en sus principales buscadores, al momento de investigar sobre alguna marca de su interés. De acuerdo con un estudio en Instagram realizado por Hootsuite, reveló que usar descripciones optimizadas con palabras clave en vez de hashtags aumenta el alcance en un 30% y duplica las interacciones. Esto demuestra que las empresas no deben centrarse solo en colocar etiquetas con un alto índice de publicación, sino también incluir los keywords más óptimos en todos sus contenidos para obtener un mayor alcance y tráfico web.
- Mayor número de user generated content (UGC). Según el Marketing Analysis Report realizado por Grand View Research, esta tendencia ayuda a las marcas a mejorar su clasificación, ya que aproximadamente el 70% busca activamente reseñas en línea antes de comprar. En efecto, al ser un contenido producido voluntariamente por un consumidor, genera mayor credibilidad al público, a diferencia de un influencer que recibe una remuneración económica a cambio. Por esta razón, se estima que durante el 2023, muchos expertos de marketing y publicidad continuarán apostando por este recurso en sus campañas, para reforzar el brand awareness de las marcas y aumentar sus ventas.
- Snackable content. Es el contenido online más consumido por los usuarios, ya que se basa en un material audiovisual breve y conciso. Ante el crecimiento exponencial que logró TikTok a nivel mundial, los videos cortos y verticales, como los reels y stories, serán el formato más producido y compartido en los canales digitales este 2023.
- Responsabilidad Social Corporativa. Hoy en día, la preferencia de un consumidor por una marca, no solo se rige por los beneficios que le pueda ofrecer su producto o servicio, sino por cuán comprometido está con su entorno. De acuerdo con la Encuesta Millennial y Gen Z 2021 realizada por Deloitte, el medio ambiente es una prioridad para estas audiencias, siendo el tercer tema más importante para los millennials y el primero para los centennials. Por ello es fundamental que las empresas tomen acciones que estén alineadas con el desarrollo sostenible, para construir una marca con propósito a largo plazo.
- Experiencia Phygital. Gracias a la Realidad Aumentada (RA), esta tendencia busca ofrecer al consumidor una experiencia única, fusionando lo mejor del mundo físico y virtual. De hecho, cada vez más marcas de moda y calzado, como Zara y Nike, están apostando por este innovador concepto mediante el desarrollo de probadores inteligentes o el digital signage. Se estima que para el 2023, su implementación será aún mayor, especialmente, en las estrategias de PR y marketing digital.
- Top manager advocacy. Hoy en día, los altos directivos, como los CEO, no solo influyen en el crecimiento y éxito de una compañía, sino también en su prestigio. Por ello, es importante que estos profesionales cuenten con perfiles sociales activos para así contribuir a la consolidación de la imagen y reputación de su empresa en el mercado.
- Privacidad de datos. Ante un alto índice de ciberataques que ha sufrido el sector empresarial, los usuarios no solo se han mostrado preocupados, sino más exigentes con las marcas, a fin de que les brinden una experiencia de privacidad online segura. Según el Estudio de Privacidad de Google e Ipsos, una manera eficiente de ofrecer esta experiencia es preguntar a los cibernautas cómo desean que se les recuerde la configuración de privacidad. Como bien indica el informe, mientras que el usuario sienta que tiene más control sobre sus datos, aumentará su confianza en una marca y tendrá más predisposición para elegir posteriormente. Si deseas lograr este efecto, no dudes en darle un vistazo a las prácticas que recomienda Google aquí.
Ahora que ya sabes todas las tendencias que marcarán la pauta este 2023, ¿cuál de ellas implementarías en tu próxima estrategia digital? Cuéntanos en los comentarios.
Fuentes consultadas
por Trend | 20 diciembre 2022 | Reputación, Trend
A nivel mundial, las empresas comparten varios desafíos asociados a situaciones globales como la crisis generada por la inflación, el Covid-19, la guerra en Ucrania o la incertidumbre política, por lo que es necesario que las agencias pasen a otro nivel para proteger y posicionar la reputación de las marcas, además de generar valor, desarrollando nuevas ideas alineadas al negocio.
Precisamente, estos temas se analizaron en la 26° Reunión General Anual de la Red de Agencias de Relaciones Públicas Internacionales (IPRN), que se desarrolló este año en Cartagena (Colombia), y reunió a más de 30 líderes y expertos en asuntos públicos, digitalización, comunicaciones y marketing a nivel nacional e internacional. Perú estuvo presente a través de Trend, agencia de PR y Relaciones Públicas.
“Eventos como el AGM IPRN 2022 son ocasiones importantes para intercambiar experiencias, buenas prácticas y acceder al know how de CEO y dueños de agencias de comunicación y relaciones públicas de todo el mundo”, comentó Augusto Ayesta, CEO de la agencia de PR y Reputación Trend.
Asimismo, esta reunión de expertos de la industria tuvo como objetivo principal plantear las buenas prácticas en relaciones públicas de acuerdo con las tendencias para 2023. Además, se identificaron diversos factores vitales para que las relaciones públicas, el talento humano que la integran y las organizaciones que la conforman, tomen acciones acordes a las necesidades del siglo XXI:
- Estrategias “data-driven”. La tecnología ha impactado a la gran mayoría de las industrias y las ha obligado a cambiar de paradigmas y de forma de hacer las cosas para implementar prácticas que las lleven a lograr resultados.
- Digitalización y omnicanalidad. Continúa ganando adeptos y aumentando su diversidad, pues han surgido nuevos canales de comunicación e información, prueba de ello es el surgimiento de ecosistemas como el Metaverso, que según un informe de Bloomberg Intelligence (BI), representa una oportunidad de negocio de $ 500 mil millones. Durante el evento, Alberto José Guevara, Gerente de Infobip Colombia, indicó que el éxito de una campaña de comunicación o marketing no solo se basa en estar presente en todos los canales (omnicanal), sino en saber unificarlos, para que los esfuerzos sean dirigidas al mismo objetivo y se logran más fácilmente.
- Relaciones públicas en tiempos de crisis. Los imprevistos son una realidad, claro, hay empresas donde son más frecuentes que en otras; esto trae desafíos para tener protocolos actualizados. Además, debemos entender que las comunicaciones no apalancan a las marcas más allá de una crisis en particular, fueron un motor en los sectores para la reactivación, por ejemplo, del turismo, dando a conocer todas las estrategias impulsadas por la industria para que los viajeros regresarán a las regiones.
Por ejemplo, Francisco Vergara, Director de la Oficina Regional de Procolombia en Cartagena, explicó cómo utilizaron elementos de comunicación como webinars y eventos virtuales para dar a conocer el paso a paso del proceso de apertura turística, que fue una estrategia de comunicación exitosa con diferentes actores, así como contribuir a mejorar la imagen del país en el exterior.
Finalmente, durante el evento se abordaron temas de gran importancia para las agencias de Relaciones Públicas de las diversas regiones, como el papel de la tecnología y el proceso de digitalización que está atravesando el mercado actual.
Nota publicada en MercadoNegro.pe
por Trend | 19 enero 2022 | Reputación
Una encuesta realizada por Statista Digital Market Outlook en 54 países del mundo, reveló que 621 millones de personas escucharon podcast durante el 2021. En el Perú, se registró un 25% de aficionados a este formato; por ello se espera que el consumo siga en aumento durante los próximos años, especialmente el contenido corporativo, donde se comparten diversos temas profesionales, ideas y nuevos formatos.
Para comprender la importancia de producir e implementar un podcast, debes tener en cuenta que la estrategia deberá contener información relevante y útil para el público objetivo.
¿Por qué mi marca debería tener un podcast?
Esta plataforma permite que una empresa comunique sus valores y objetivos de comunicación a través de un contenido sencillo y de bajo costo; además permite presentar una variedad de temas de manera cercana y natural, lo que constituye un aporte en la credibilidad de confianza con sus stakeholders y clientes potenciales, comentó Rodrigo Bravo, productor del podcast de “PRinsight”.
¿Cuáles son los beneficios de esta estrategia?
Proporciona reforzar a la organización, la constante interacción con el público objetivo y la cercanía con sus audiencias. Además, permite atraer mayor tráfico de personas a las diferentes plataformas, reforzando la reputación de la marca y la autoridad en el rubro.
Otras ventajas:
- Nuevo formato de comunicación: genera una ampliación en la estrategia de contenidos de la marca.
- Innovación al comunicar: transmite mensajes de manera natural, incluyendo los avisos comerciales, ya que son menos invasivos y más cercanos. Esto crea una relación con franqueza, lo que posiciona al negocio como experto en el sector.
- Contenido sencillo: en todos los sentidos, este cuenta con la facilidad de acceso y reciprocidad. El formato de audio impacta mediante un celular u ordenador que cualquier persona puede acceder, ya sea vía streaming o descarga.
- Segmentación de temas: posibilita la acción con una determinada audiencia y un contenido nicho, impactando de forma efectiva.
¿Cómo segmentar al público objetivo?
Para precisar el público debes de definir tu estrategia principal de marca, la que depende de los asuntos a tratar y a quién se quiere impactar. Existe mayor predisposición de escucha en los jóvenes. Según un reporte del 2018 de Reuters Institute Digital News, seis de cada diez personas entre 18 y 24 años consumen este formato de contenido. Aun así, estos van dirigidos hacia personas de todas las edades, por lo que depende de la marca definir su rubro y audiencia al cual estará dirigido.
¿Cómo logro inspiración?
¡Hacer un podcast es divertido!, pero también es un proceso de largo aliento. Por lo tanto, si sientes que no encuentras nuevos enfoques y te falta inspiración, recuerda que este inicia con el propósito de comunicar y orientar a tu audiencia.
Además, puedes buscar referentes para conocer qué quieres alcanzar y plantearte objetivos. Esto te ayudará a conocer aquello que te caracteriza y hace especial a tu negocio. Al comprenderlo podrás empezar a planificar tu propuesta de valor y la utilidad para los oyentes.
Casos de éxito global
- BBVA Aprendemos Juntos: la empresa transnacional BBVA apostó por este formato desde diciembre de 2017, para crear un proyecto de formación constante. En él, se refuerzan contenidos relacionados con distintos sectores profesionales, consejos, temas utilitarios y gran variedad de información que involucre la pasión y el máximo potencial del locutor, que varía cada capítulo.
- We are Netflix: este espacio cuenta con la participación de los profesionales que muestran lo que sucede detrás del trabajo y experiencia en Netflix. Se encuentra una diversidad de enfoques, desde cultura, cine, la comunicación, polémica y demás.
- Conexión Segura: este podcast fue creado por el equipo de Latinoamérica de ESET. Mediante sus especialistas, la empresa busca acompañar a su comunidad con las mejores herramientas de seguridad corporativa, las ciberamenazas y tendencias en tecnología.
Ahora que cuentas con mayor información sobre la importancia de la estrategia de un podcast para tu marca, ¡qué esperas para empezar este proyecto! Recuerda conversar con tu equipo sobre las diferentes propuestas y encontrar un enfoque que fortalezca la relación con tu audiencia.
Te invitamos a escuchar PRinsight Podcast, un espacio donde se tratan temas de comunicación con especialistas en el tema.
Fuentes consultadas:
Statista
Another
El Locutorio
Be Confluence
