La presentación de un informe es una de las tareas más importantes y complejas que realiza un relacionista público en su labor. Gracias a este recurso, el profesional puede compartir con su cliente todo el impacto y resultados obtenidos del plan de comunicación desplegado.
Para Claudia Calmet, directora de PR en Trend, el contenido ofrecido en un informe debe ser claro, preciso y, sobre todo, contar con todo lo realizado durante la gestión, ya que este documento será una lectura resumida de lo que viene realizando el equipo de comunicación.
Para comenzar, está de más mencionar que la redacción impecable es imprescindible en los informes de gestión de relaciones públicas, porque permitirá el fácil entendimiento e interpretación del trabajo. Además, gracias a esta radiografía se podrá realizar un mejor planeamiento de las futuras acciones.
A continuación, te brindamos las pautas básicas para redactar y entregar un excelente informe.
Estructura de un informe de PR
El primer paso para presentar un informe, es conocer cuáles son las secciones principales que lo conforman. Recuerda que esto puede variar de acuerdo a las acciones realizadas y del requerimiento del cliente. A pesar de ello, es necesario que cuentes con una estructura determinada, ya que te permitirá comunicar toda la información, datos e impactos del plan de manera clara y ordenada. Por esta razón, Claudia te explicará cuáles son las partes más importantes que no deben faltar en tu reporte. ¡Toma nota!
- Resumen ejecutivo. Es la descripción general del informe. En esta sección se explica brevemente todo lo realizado durante la gestión de las comunicaciones (mensual, trimestral, anual, de campaña, etc.), como por ejemplo, la evolución de la marca y su nivel de participación en los medios de comunicación
- Desarrollo del informe de comunicación
- Presencia en medios de comunicación. En este caso, se presenta el número total de apariciones o publicaciones en la prensa, organizadas por tiers, así como el alcance y equivalencia publicitaria que se obtuvo de cada una de ellas.
- Publicaciones destacadas de la marca. Ya sea una gestión de comunicación mensual, trimestral o anual, es necesario mostrar los impactos más importantes que se obtuvieron durante la gestión.
- Evolución del posicionamiento SEO. Esto te permitirá demostrar a tu cliente el puesto que ocupa en las páginas de resultados o SERP de noticias. De esta manera, podrá saber la evolución de la presencia que posee su marca en el ciberespacio y la percepción que tienen los usuarios de ella.
- Relacionamiento con stakeholders. Para detallar este indicador, es necesario colocar una descripción breve de la persona, organización o entidad, acompañado de una foto respectiva. Lo más importante aquí es plasmar los logros o avances obtenidos en la reunión. Asimismo, se debe precisar la fecha y hora de la reunión que se sostuvo con dichos actores estratégicos.
- Conclusiones. En esta sección se presenta la información más relevante que se obtuvo durante la gestión. Además, mediante este punto puedes brindar una proyección de lo que realmente se debe seguir haciendo y que no en el futuro.
- Recomendaciones. En esta sección es necesario que el equipo de trabajo realice las sugerencias que considere necesarias al cliente para realizar un mejor desempeño en las próximas gestiones de comunicaciones.
Consejos para redactar un informe de comunicación
Ahora que ya conoces la estructura básica de un informe, podemos comenzar con su desarrollo respectivo. Para no cometer errores y presentar un reporte completo y conciso, no dudes en seguir estas recomendaciones. ¡Presta atención!
- Selecciona el programa con el que vas a elaborar el informe. Antes de desarrollar tu reporte, es necesario que elijas el formato que emplearás. Algunas agencias de PR ya lo tienen predeterminado, sin embargo, es importante entender que el informe no es para el equipo sino para el cliente. Para la especialista es ideal presentar los informes usando programas como Google Slides, PowerPoint o Canva. Si vas a usar un PDF, considera bajarle el peso del archivo para que sea más fácil de enviar por correo u otro medio.
- Evalúa los objetivos. Este es el punto de partida de un informe de comunicación estratégica, en el cual se podrá mostrar si se alcanzaron las metas establecidas durante la gestión desplegada. En caso no se hayan cumplido en su totalidad, se recomienda realizar una reunión para analizar por qué no se llegaron a concretar, para luego hacer un replanteamiento óptimo de los objetivos y estrategias.
- Claridad y coherencia. Al momento de redactar tu reporte, ten presente que los resultados e impactos deben guardar relación con los objetivos establecidos. De esta manera, el informe presentado a tu cliente, se podrá comprender de manera correcta y adecuada.
- Incluye métricas y gráficas. Si deseas brindar una visión integral a tu cliente, no dudes en colocar los principales indicadores de tus campañas digitales en tu informe, como por ejemplo, las métricas de:
- Alcance: Cantidad de usuarios que han visto una publicación o anuncio en redes sociales.
- Engagement: Nivel de interacción que muestran los usuarios con los contenidos de una marca.
- Alcance del medio de comunicación (Televisión, radio o prensa escrita).
- Valor publicitario versus el factor noticioso: El valor publicitario o Ad value es lo que costaría una publicación si se pagara por publicidad a un medio de comunicación, mientras que el factor noticioso se basa en el valor agregado que representa una publicación positiva en un medio de comunicación, escrita por un periodista independiente de la empresa, que menciona a la marca y transmite sus mensajes clave y contenido de valor. Entre ambos, este último recurso logra una mejor percepción de los consumidores, ya que no se percibe como una publicidad, sino como un contenido noticioso.
- Para agregarle más dinamismo, acompaña a cada métrica con alguna imagen, como por ejemplo, un gráfico de barras. Asimismo, puedes emplear viñetas y numeraciones para facilitar la lectura de los resultados expuestos.
- Revisa tu gramática y ortografía. Ni bien hayas terminado tu informe, léelo de nuevo. De esta manera, podrás identificar y corregir errores de redacción. Aunque no lo creas, los clientes toman en cuenta estos detalles, ya que demuestra cuán comprometido estás con tu trabajo. Te recomendamos usar la aplicación Language Tools, para revisar la gramática y ortografía de todos tus textos.
Y tú, ¿estás listo para presentar un excelente informe? Anímate y pon en práctica todas estas recomendaciones. Cuéntanos tu experiencia.
Fuentes consultadas
- Claudia Calmet.
- Historia de la Empresa
- YouScan
- Question PRO
- Launch Metrics
