por Trend | 22 junio 2023 | Reputación
En la actualidad, la comunicación juega un papel fundamental en el éxito profesional, por eso es imprescindible contar con habilidades sólidas para hablar en los medios de comunicación, en eventos públicos e incluso en videos personales. Todos nosotros, como profesionales, nos convertimos en portavoces de nuestra empresa, nuestras ideas y nuestra marca personal. Es por eso que hablar de manera correcta en los medios y en público se ha convertido en un arte que no podemos pasar por alto.
En este escenario, los voceros se convierten en la cara visible y representativa de las empresas ante los medios de comunicación. Para desempeñar este rol de manera exitosa, es fundamental contar con una preparación adecuada. Es aquí donde cobra relevancia el media training, que se enfoca en la comunicación efectiva de mensajes de marca, campañas y también en situaciones de crisis.
¿Qué es media training?
El media training es una estrategia utilizada en el ámbito empresarial para busca preparar a los ejecutivos de una marca en liderazgo y comunicación, con el fin de enfrentar situaciones de exposición en los medios. Este entrenamiento se lleva a cabo mediante sesiones prácticas en las que un especialista en relaciones públicas simula ser un entrevistador y plantea preguntas similares a las que podrían surgir en entrevistas reales.
Este proceso beneficia al portavoz al desarrollar técnicas de credibilidad, ya que se convierte en la imagen representativa de la empresa. Cada interacción, tanto verbal como no verbal, puede influir positiva o negativamente en la reputación de la marca o empresa que representa. Por lo general, el media training está dirigido a ejecutivos, directores, creadores y presidentes de organizaciones, así como a cualquier persona encargada de representar una marca. La selección de los voceros depende del tamaño de la empresa y de la naturaleza específica de la situación.
Para Augusto Ayesta, CEO de Trend, agencia de PR y Reputación, el media training es una formación indispensable para las personas que cumplirán el papel de portavoz en cualquier organización, independientemente del tamaño de esta. Estar capacitado para poder entender las necesidades informativas de la prensa o cualquier otro grupo de interés y transmitir adecuadamente los mensajes corporativos, asegurará un mejor entendimiento entre todas las partes.
Cinco estrategias eficaces para capacitar a los voceros en entrevistas exitosas
Con la finalidad de ayudarte a mejorar la capacidad de comunicación de los voceros de tu empresa con los medios y el público en general, te recomendamos tener presente las siguientes técnicas y estrategias. ¡Toma nota!
- Familiarízate con los medios locales: es esencial adquirir conocimiento de los medios de comunicación antes de interactuar con ellos. Por ello, es importante que durante el media training, se le enseña a los representantes sobre las particularidades y enfoques de los periodistas locales, para aprender a abordarlos de manera adecuada. Esto, acompañado de la seguridad, confianza y la preparación constante, les permitirá desenvolverse con soltura ante los medios de comunicación y transmitir mensajes claros y precisos.
- Preparación para escenarios diversos: la capacitación en medios prepara a los voceros para enfrentar una amplia gama de situaciones en entrevistas, como por ejemplo, preguntas difíciles, interrupciones, disputas y otros desafíos comunes en el entorno mediático. Al estar preparado ante estilo de escenarios, el vocero o vocera podrá responder de manera efectiva y mantener el control durante toda la conversación.
- Establece objetivos de comunicación: es imprescindible establecer objetivos claros a nivel corporativo durante el media training, ya que de esta forma se logrará una comunicación efectiva. Estos pueden incluir atraer nuevos clientes e inversores, incrementar las ventas de la marca o abordar una crisis mediática.
- Control emocional: los portavoces deben mantener la calma y controlar sus emociones durante las entrevistas, incluso en situaciones difíciles. Esto les permitirá evitar reacciones impulsivas que puedan perjudicar la imagen y reputación de la empresa. Además, el manejo de emociones ayuda a transmitir confianza y profesionalismo, generando un ambiente propicio y una comunicación constructiva.
- Aplica herramientas de relaciones públicas: durante las sesiones de media training, es fundamental que brindan a los futuros portavoces de la empresa las herramientas y métodos necesarios para transmitir mensajes persuasivos y convincentes a los medios. Esto implica corregir vicios de lenguaje, mejorar la oratoria, el posicionamiento corporal, la síntesis de ideas, entre otros aspectos relevantes.
Además, recuerda que al poner en práctica estas técnicas y estrategias clave del media training en tu empresa, no solo permitirá a tus voceros desarrollar entrevistas exitosas, sino que mejorará la percepción pública de tu marca, fortaleciendo sus relaciones con sus clientes y stakeholders, así como su imagen y reputación en el mercado.
¿Cuánto cuesta un Media Training en Perú?
El costo del media training puede variar según la empresa o el especialista que lo brinde, así como la duración y el alcance del entrenamiento. Algunas empresas ofrecen paquetes de media training que incluyen varios días de entrenamiento, y otros especialistas brindan sesiones más cortas y específicas. Además, la empresa organizada debe considerar si desea un media training presencial o uno virtual, usando herramientas como Zoom o Meet. Para obtener una cotización precisa, es mejor contactar directamente a las empresas especializadas, como www.mediatraining.pe.
Fuentes consultadas:
por Trend | 5 agosto 2020 | Reputación
Llegar a publicar tus contenidos en los medios de comunicación es -o debería ser- uno de los principales objetivos de la estrategia de relaciones públicas de toda empresa. Esto no solo te dará mayor llegada a potenciales clientes o usuarios, sino que también te posicionará como una marca confiable y experta, referente en su rubro.
Cuando los medios se fijan en tu marca y la citan, consigues inmediatamente una exposición masiva. Además, te posicionas como una autoridad competente con el expertise y el know-how necesarios para tratar los problemas de tu industria y predecir tendencias futuras.
Sin embargo, la tarea no es tan simple. No basta con enviar un e-mail. Existe toda una estrategia y una serie de consideraciones a tomar en cuenta para maximizar la posibilidad de lograr que tu contenido sea publicado.
Estas son las principales recomendaciones que todo especialista en relaciones públicas debería seguir para cumplir con su objetivo.
- Adapta tu propuesta. Cada medio de comunicación tiene su propia línea editorial, público objetivo y abanico de temas de interés. La misma noticia se puede tocar desde diferentes ángulos y es importante que tu propuesta de tema se alinee con los medios estratégicos a los que buscas llegar. Para ello, es necesario que conozcas y consumas los diarios, programas de radio, TV o medios online a los que puedes llegar.
- Aprovecha los nuevos espacios. Hoy, no solo existen los medios tradicionales de TV, radio o impresos. Hay muchas más oportunidades para publicar tus contenidos: podcasts, canales de YouTube, programas de Facebook Live, etc. Incluso los grandes medios ya cuentan con todos estos espacios, que suelen llegar a audiencias más especializadas e interesadas en temas específicos.
- Opta por lo noticioso. Si bien tu objetivo es comunicar lo que el cliente desea transmitir, es más probable que sea publicado si logras darle un enfoque noticioso y no quedarte en lo publicitario. Piensa en una manera de adaptar tu propuesta de tal manera que sea atractiva no solo para el cliente, sino también para el público objetivo del medio al que la diriges.
- Sigue las noticias y tendencias. La prensa se mueve en el terreno del día a día. La coyuntura cambia muy rápidamente. Un especialista en PR debería estar al tanto de lo que pasa en el país y en el sector de la empresa a la representa. Así podrás proponer temas relevantes y coyunturales.
- Crea contenido propio. A menudo, las empresas o marcas cuentan con muy buenos expertos que pueden proponer contenido relevante para un sector y un público específico. Para un medio, crear contenido único es muy valioso. Si le das las facilidades para obtenerlo es muy probable que sea publicado.
- Cuenta historias. Las noticias concretas y frías pueden funcionar para ciertas secciones, como Política o Economía. Sin embargo, siempre será más atractivo contar historias, que pueden ir desde la elaboración de un producto, historias de éxito un negocio, personajes ejemplares al interior de una empresa y más. Esto es mucho más interesante para la audiencia que un simple comunicado.
- Ten listos a tus voceros. Una nota de prensa es una excelente herramienta para transmitir la información principal a los periodistas. Sin embargo, es bastante usual que deseen ampliar la información con una entrevista a tu especialista. Es importante que tenga disponibilidad de tiempo y manejo del tema para llevarla a cabo.
- Atento a las efemérides. Los días mundiales, nacionales y celebraciones funcionan muy bien para la prensa. También son una excusa perfecta para tocar temas que normalmente no reciben la atención que merecen. Puedes armar un calendario y enviar la propuesta uno o dos días antes.
- Sé creativo. Utiliza las mismas herramientas que los medios emplean para generar contenidos: creatividad, copywriting y storytelling. No solo hay que ser creativos a la hora de pensar en qué publicar, sino que además hay que tener creatividad al elaborar los textos, volverlos atractivos, persuasivos y que generen interés genuino.
- Utiliza elementos multimedia. Hoy, el periodismo es muy visual. Elementos como infografías, gráficas, mapas o diagramas son muy bien recibidos porque permiten a los lectores o espectadores visualizar los datos con mayor facilidad. Si es posible incluir uno de estos elementos en tu propuesta de tema, esta se volverá inmediatamente más atractiva.
por Trend | 30 septiembre 2019 | Reputación
Las crisis de comunicación suelen llegar tras el alegato ante la opinión pública de haber cometido un fallo grave al interior de un organismo del Estado, una empresa o cualquier institución.
Si ello repercute profundamente en la reputación de una organización, podemos decir que estamos ante un problema. Los efectos pueden constituir repercusiones políticas, económicas o un cambio en las reglas de juego a las que la organización ha estado acostumbrada.
Sin embargo, aún cuando una institución cree estar obrando de la manera más proba e impecable, ninguna gestión está libre de afrontar una crisis comunicacional que, por lo general, es producida por factores externos.
Lo ideal es estar siempre preparados para un momento como este, sin dejar ningún espacio al azar.
¿Cómo se elabora un plan de comunicación de crisis?
1. Cultura de crisis
La primera tarea es fomentar una cultura de anticipación de crisis. Esta debe ser instada, alimentada y liderada por los más altos directivos de la organización. La clave para anticipar posibles crisis es contar una efectiva comunicación interna; por lo cual, el diálogo entre departamentos es vital a fin de identificar y dar a conocer focos que las originen.
2. Equipo de comunicación
Luego, en un segundo nivel, se debe contar con equipos de comunicación validados, confiables y empoderados. Su misión será:
- Constituir y mantener sistemas permanentes de monitoreo y notificación de riesgos, tales como: el clipping de prensa, que estudia al detalle toda aparición de la institución en noticias; y la monitorización de redes sociales, que ayuda a conocer las crisis antes de que lleguen a los medios de comunicación tradicionales. Estos dos puntos son cruciales para la labor de monitoreo.
- Entrenar a voceros. La labor de un vocero ayuda a transmitir credibilidad durante la gestión de cualquier crisis. Por ello, quien dé la cara ante los medios de comunicación tiene un papel determinante. El vocero debe estar entrenado y preparado para comunicar de manera adecuada en situaciones de mucha presión. Desarrollar este punto con suficiente anticipación es clave.
- Establecer protocolos de acción. Estos deben ser preestablecidos y construidos de manera institucional. Además, es necesario que sean informados adecuadamente a toda la organización para que se practiquen una vez llegada la crisis.
¿Qué hacer durante la crisis?
Una vez llegada la crisis, lo más importante es mantener la calma y seguir con los protocolos de acción trazados por el equipo de comunicación. Algunas acciones primordiales a tener en cuenta durante este tiempo son:
1. Nombrar un equipo de crisis
Usualmente, para enfrentar una situación de crisis se necesita que diferentes personas trabajen en coordinación y reúnan toda la información disponible. Esto ayudará a encontrar la estrategia adecuada para hacer frente a la crisis, establecer roles y definir tareas, entre otras funciones.
2. Comunicación
Cuando una crisis de comunicación provoca que decenas de individuos exijan una respuesta rápida, lo más importante es mantener una comunicación proactiva. Quizás no les brindemos una solución inmediata, pero, si respondemos proactivamente, demostraremos a nuestro público que está siendo escuchado y que se está trabajando en ello. Algunos seguirán pensando que la respuesta es insuficiente, pero muchos otros se calmarán y eso ayudará a mantener controlada la crisis.
3. Solución
Finalmente, la solución al problema debe ser comunicada por el medio en el que se originó la crisis. Sin embargo, es importante difundirla también a través del resto de formatos.
4. Descansar para recuperar la perspectiva
Las situaciones de crisis producen agotamiento mental debido a la dificultad que plantean. Si la situación de crisis se prolonga más de lo esperado, es fundamental que el equipo de crisis haga pausas para el descanso.
La mejor estrategia ante una crisis
Ante una situación de crisis, la transparencia y la inmediatez son dos factores muy valorados por nuestra audiencia. Sin embargo, la decisión de comunicar o no hacerlo podría depender de otros factores.
¿Qué debemos hacer si la crisis tiene probabilidades de ser noticia o si ya se hizo pública?
Si la probabilidad de que la mala noticia salte ante la opinión pública es alta, es importante adelantarse a ello, controlando el tiempo y el mensaje. Sin embargo, existen casos en los que es preferible esperar.
¿La reacción de la audiencia en una crisis es siempre previsible?
A pesar de saber que la crisis se hará pública, en ocasiones es mejor tomarse un tiempo y esperar la reacción de los públicos, ya que podrían presentarse escenarios en los que no es necesario responder.
Para tomar las mejores decisiones en este punto, el plan de prevención de crisis debe partir del análisis de las fortalezas y los puntos vulnerables de la organización. Solo conociendo estos puntos débiles estaremos preparados para tomar la decisión más adecuada.
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por Trend | 16 abril 2019 | Reputación
Hoy en día el rol de la dirección ejecutiva es uno de los factores de reputación más importantes para una marca o empresa. Un informe que publicó la consultora estadounidense Weber Shandwick estima que casi la mitad de la reputación de una compañía depende de la reputación de su CEO. Por ello, aquí analizamos cuál el papel del máximo directivo de una compañía, a nivel de comunicación relacionamiento dentro y fuera de la organización.
La imagen visible de la empresa
La figura del CEO humaniza a la organización, le da un rostro visible. Por ello es importante que esta persona encarne los valores y la filosofía de la empresa, pues como su máximo representante, se podría considerar como un canal de comunicación en sí mismo. Una buena reputación de la dirección ejecutiva, por asociación, será vinculada a la organización, siendo un activo de respaldo incluso para las situaciones de crisis.
Así, la persona que ocupa el cargo de CEO representa a la marca y también al equipo de profesionales que está detrás de ella. Por este motivo, su función supone una enorme responsabilidad, pues del mismo modo que sus acciones positivas suman a la reputación de la empresa, también se relaciona lo negativo. En compañías multinacionales se tiene tal conciencia de la influencia del CEO que directores y hasta fundadores de prestigiosas firmas de Estados Unidos (Papa John’s) han tenido que dar un paso al costado por mostrar valores negativos que podrían vincularse con la marca.
Reputación basada en la referencia
Para llegar a ser CEO de una compañía, un profesional debe acumular años de experiencia, tanto en aspectos operativos como de gestión. Así, la máxima autoridad de una empresa cuenta con los conocimientos y la solvencia necesaria para posicionarse como un referente en el rubro específico de la organización que lidera.
Podrían surgir algunas complicaciones en cuanto a las habilidades de comunicación, pues esta no es una facultad innata en todos los profesionales. No obstante, con un adecuado media training es posible ayudar a que un CEO sea también un excelente vocero.
El papel del director ejecutivo cobra aún mayor relevancia en empresas pequeñas o aquellas que se encuentran en etapa de crecimiento y buscan nuevas oportunidades para expandir el negocio. Gran parte de estos emprendimientos se originan a partir una persona, que tras adquirir experiencia en el sector, decide brindar servicios de manera independiente, para luego empezar a asociarse con otros profesionales y poco a poco ir integrando más miembros a su equipo.
Por este motivo, los principales contactos profesionales de una empresa provienen en inicio del CEO. Por eso, es natural que su reconocimiento individual sea, al principio, mayor que el de su empresa. Es así como la reputación de este personaje se convierte en uno de los mayores activos cuando se trata de conseguir nuevos clientes y aliados estratégicos.
Efecto en el público interno
Quien ocupa el cargo de mayor responsabilidad en la empresa se convierte automáticamente en un modelo a seguir para el resto de miembros de la compañía, se vuelve una referencia de comportamiento y hasta de actitud. Por ello un CEO debe procurar darse a conocer, involucrarse en la vida diaria de la empresa y construir una reputación positiva hacia adentro de la organización que pueda inspirar y motivar a los demás a seguir sus pasos.
Al mismo tiempo, un líder bien posicionado en su sector se convierte en un factor de identificación para los demás colaboradores. El reconocimiento positivo del director, aumenta la visibilidad de la empresa, lo que se convierte en motivo de orgullo para los miembros del equipo, pues reconocen el valor de su trabajo en el logro de objetivos comunes.
Otro público interno importante es el accionariado. La reputación del CEO debe representar una plena confianza en que las riendas de la organización están siendo llevadas por un profesional experimentado y con sólidos valores morales; los mismos que puedan ser asociados a la empresa.
CEO en la empresa moderna
Hoy, el perfil de quienes ejercen cargos directivos en las empresas es diferente a como era hace algunas décadas. En las compañías modernas el estereotipo tradicional de jefe ya no encuentra lugar, en cambio se prefiere un rol de líder, una persona que inspire y guíe a través del ejemplo. Aunque se mantienen las jerarquías, por cuestiones de orden administrativo, estas cada vez son más flexibles y planteadas bajo un enfoque humano.
Así, la función de CEO implica darle el mismo nivel de relevancia a los objetivos de la organización como al bienestar y desarrollo de sus miembros. Esta actitud se verá proyectada hacia al exterior a través de los diferentes públicos y la reputación del líder crecerá junto al reconocimiento y valoración positiva de la compañía.
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por Trend | 1 abril 2019 | Reputación
Las empresas e instituciones dedicadas a la educación, también requieren relaciones públicas para gestionar su reputación y lograr sobresalir en el competitivo mercado de hoy. En este post, junto a Grecia Rosas, Directora de PR de la agencia, con amplia experiencia en el trabajo con marcas relacionadas al sector educativo, te compartimos algunos útiles consejos.
Relación con diferentes públicos
Las instituciones educativas tienen un mapa de públicos bastante complejo. Para empezar, tengamos en cuenta que el alumnado y padres de familias componen un público mixto, que es externo -por ser el cliente- e interno a la vez -por formar parte de una comunidad-. Luego están las diferentes instancias gubernamentales y civiles a las que deben responder y, por supuesto, sus propios colaboradores.
Por otro lado, están las organizaciones que no brindan servicios educativos propiamente, pero tienen una estrecha relación a manera de proveedores, organismos fiscalizadores o institutos de investigación. Aquí la comunicación se enfoca más en los públicos externos como el gobierno, organismos internacionales, ONG’s, asociaciones profesionales y las instituciones educativas como tal.
“Toda la información que se brinda sobre el sector educativo, para ser exitosa, debe estar alineada a los objetivos de comunicación de la empresa o entidad educativa pero sobre todo debe estar alineada a la coyuntura del país y del sector”, comenta nuestra especialista.
Dependiendo del tipo de público, se podrán definir los mensajes y canales más idóneos para llegan a los diferentes actores involucrados y construir relaciones duraderas con ellos. Conocer de cerca a cada uno de nuestros stakeholders nos dará la oportunidad de aumentar el reconocimiento como marca y generar acciones que apoyen a la construcción de una buena reputación.
Exposición mediática en aumento
“Es necesario desarrollar historias coyunturales para captar la atención de los medios pero sobre todo deben de ser contenido utilitario para los lectores, esto nos garantiza recordación de ambos públicos”, nos dice Grecia. Así, vemos que como en todo mercado competitivo, la calidad del servicio ya no es suficiente para que una institución educativa destaque y se vuelva un referente. Implementar acciones de comunicación para empresas del sector educación ya no es una alternativa, es una necesidad. Y no solo se trata de hacer publicidad, pues la forma tradicional de esta viene perdiendo cada vez más efectividad.
Hace tiempo ya que los usuarios desconfían de lo que la publicidad tradicional les dice, por ello es importante buscar otros espacios menos invasivos y que aporten valor al consumidor. Uno de los más efectivos es brindar información relevante en forma de noticias, a través de los medios de comunicación.
Es necesario buscar el aspecto noticioso a partir de lo que puede aportar la marca. Así, poco a poco podrá ser reconocida entre los medios de comunicación y la opinión pública, como una institución referente en temas de educación y su reconocimiento crecerá junto a sus apariciones mediáticas.
Por ser un tema social, hablar de educación funciona bastante bien cuando se trata de alguna innovación, un nuevo método o material que aporte beneficios a los estudiantes o a las comunidades educativas.
Reputación y educación en la era digital
Sabemos que hoy el público está más conectado que nunca, por lo que los canales digitales también deben componer una parte importante en las estrategias de comunicación de una organización relacionada a la educación. En este tipo de marcas, la demanda de información es bastante alta, se trata comunidades bastantes activas. Recordemos que el nivel de consultas que puede llegar a tener un padre o madre de familia de un colegio, por ejemplo, es mayor a otros rubros por la condición de público mixto que mencionamos antes (tiene las preocupaciones de un público interno y externo a la vez).
De otro lado, las plataformas virtuales se han convertido en uno de los medios de información y entretenimiento por excelencia. Para llegar a una mayor audiencia y estrechar las relaciones con esta, la creación de contenido es una técnica fundamental. Esta herramienta genera un mayor engagement y recordación que las estrategias de marketing convencionales. “Las redes e influenciadores son los nuevos aliados de la educación. Existen varias comunidades de bloggers que trabajan mucho contenido educativo por lo que es necesario que ahora todas los planes de comunicación también contemplen estrategias de contenido para ellos”, concluye nuestra Directora de PR.
Las relaciones públicas pueden, a través de un adecuado proceso de investigación, planificación, ejecución y evaluación, contribuir al logro de los objetivos de instituciones educativas y organizaciones asociadas al sector, generando importantes beneficios en el largo plazo.
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