por Trend | 22 junio 2023 | Reputación
En la actualidad, la comunicación juega un papel fundamental en el éxito profesional, por eso es imprescindible contar con habilidades sólidas para hablar en los medios de comunicación, en eventos públicos e incluso en videos personales. Todos nosotros, como profesionales, nos convertimos en portavoces de nuestra empresa, nuestras ideas y nuestra marca personal. Es por eso que hablar de manera correcta en los medios y en público se ha convertido en un arte que no podemos pasar por alto.
En este escenario, los voceros se convierten en la cara visible y representativa de las empresas ante los medios de comunicación. Para desempeñar este rol de manera exitosa, es fundamental contar con una preparación adecuada. Es aquí donde cobra relevancia el media training, que se enfoca en la comunicación efectiva de mensajes de marca, campañas y también en situaciones de crisis.
¿Qué es media training?
El media training es una estrategia utilizada en el ámbito empresarial para busca preparar a los ejecutivos de una marca en liderazgo y comunicación, con el fin de enfrentar situaciones de exposición en los medios. Este entrenamiento se lleva a cabo mediante sesiones prácticas en las que un especialista en relaciones públicas simula ser un entrevistador y plantea preguntas similares a las que podrían surgir en entrevistas reales.
Este proceso beneficia al portavoz al desarrollar técnicas de credibilidad, ya que se convierte en la imagen representativa de la empresa. Cada interacción, tanto verbal como no verbal, puede influir positiva o negativamente en la reputación de la marca o empresa que representa. Por lo general, el media training está dirigido a ejecutivos, directores, creadores y presidentes de organizaciones, así como a cualquier persona encargada de representar una marca. La selección de los voceros depende del tamaño de la empresa y de la naturaleza específica de la situación.
Para Augusto Ayesta, CEO de Trend, agencia de PR y Reputación, el media training es una formación indispensable para las personas que cumplirán el papel de portavoz en cualquier organización, independientemente del tamaño de esta. Estar capacitado para poder entender las necesidades informativas de la prensa o cualquier otro grupo de interés y transmitir adecuadamente los mensajes corporativos, asegurará un mejor entendimiento entre todas las partes.
Cinco estrategias eficaces para capacitar a los voceros en entrevistas exitosas
Con la finalidad de ayudarte a mejorar la capacidad de comunicación de los voceros de tu empresa con los medios y el público en general, te recomendamos tener presente las siguientes técnicas y estrategias. ¡Toma nota!
- Familiarízate con los medios locales: es esencial adquirir conocimiento de los medios de comunicación antes de interactuar con ellos. Por ello, es importante que durante el media training, se le enseña a los representantes sobre las particularidades y enfoques de los periodistas locales, para aprender a abordarlos de manera adecuada. Esto, acompañado de la seguridad, confianza y la preparación constante, les permitirá desenvolverse con soltura ante los medios de comunicación y transmitir mensajes claros y precisos.
- Preparación para escenarios diversos: la capacitación en medios prepara a los voceros para enfrentar una amplia gama de situaciones en entrevistas, como por ejemplo, preguntas difíciles, interrupciones, disputas y otros desafíos comunes en el entorno mediático. Al estar preparado ante estilo de escenarios, el vocero o vocera podrá responder de manera efectiva y mantener el control durante toda la conversación.
- Establece objetivos de comunicación: es imprescindible establecer objetivos claros a nivel corporativo durante el media training, ya que de esta forma se logrará una comunicación efectiva. Estos pueden incluir atraer nuevos clientes e inversores, incrementar las ventas de la marca o abordar una crisis mediática.
- Control emocional: los portavoces deben mantener la calma y controlar sus emociones durante las entrevistas, incluso en situaciones difíciles. Esto les permitirá evitar reacciones impulsivas que puedan perjudicar la imagen y reputación de la empresa. Además, el manejo de emociones ayuda a transmitir confianza y profesionalismo, generando un ambiente propicio y una comunicación constructiva.
- Aplica herramientas de relaciones públicas: durante las sesiones de media training, es fundamental que brindan a los futuros portavoces de la empresa las herramientas y métodos necesarios para transmitir mensajes persuasivos y convincentes a los medios. Esto implica corregir vicios de lenguaje, mejorar la oratoria, el posicionamiento corporal, la síntesis de ideas, entre otros aspectos relevantes.
Además, recuerda que al poner en práctica estas técnicas y estrategias clave del media training en tu empresa, no solo permitirá a tus voceros desarrollar entrevistas exitosas, sino que mejorará la percepción pública de tu marca, fortaleciendo sus relaciones con sus clientes y stakeholders, así como su imagen y reputación en el mercado.
¿Cuánto cuesta un Media Training en Perú?
El costo del media training puede variar según la empresa o el especialista que lo brinde, así como la duración y el alcance del entrenamiento. Algunas empresas ofrecen paquetes de media training que incluyen varios días de entrenamiento, y otros especialistas brindan sesiones más cortas y específicas. Además, la empresa organizada debe considerar si desea un media training presencial o uno virtual, usando herramientas como Zoom o Meet. Para obtener una cotización precisa, es mejor contactar directamente a las empresas especializadas, como www.mediatraining.pe.
Fuentes consultadas:
por Trend | 18 junio 2018 | Digital, Reputación
Nos es fácil identificar a qué se dedican los profesionales de la medicina, la arquitectura o la educación; pero cuando hablamos de las relaciones públicas (RR. PP.) una gran incógnita suele invadirnos. No es solo que las relaciones públicas sea una profesión aún joven y en formación – lleva poco más de un siglo de historia-, pues los programadores web existen hace menos de 50 años y es fácil imaginar a qué se dedican. La dificultad para entenderlos está en que se trata de profesionales que trabajan con intangibles: ideas, percepciones y hasta sentimientos.
Su objetivo está en comprender la forma en la que los distintos grupos de personas se relacionan entre sí (empresa con clientes, estado con ciudadanos, marcas con medios de comunicación, gremios profesionales con gobierno, etc.) y mejorar esta relación a través de la comunicación.
Entonces, ¿qué función cumple el área o la agencia de PR (por sus siglas en inglés, Public relationships) y para qué las necesitan?
Planificar a un nivel estratégico
Si las relaciones públicas van a ayudar a las organizaciones a cumplir sus objetivos desde un enfoque comunicacional, entonces todas las acciones y planes contemplados a nivel directivo deberían tenerla en cuenta como un asesor permanente.
La meta es mantener una buena reputación como marca y organización, para que esta sea sostenible en el tiempo. Así, el planeamiento estratégico en las relaciones públicas, integrará todas las funciones que describimos a continuación, para alinearlas a los objetivos de la organización con visión de largo plazo.
Humanizar a las organizaciones
Cuando una marca entra en contacto con su público, deja de ser un ente abstracto y se convierte en una “persona” con comportamiento, actitudes e intereses específicos. Por eso, las relaciones públicas trabajan en darle a la organización una personalidad única que tenga sintonía con la esencia del negocio y con las expectativas del público.
El primer paso para esto es estar presente, interactuar, conversar con sus distintos públicos (stakeholders), para conocerlos mejor y así proponer acciones de beneficio mutuo cada vez más efectivas. Una organización que muestre identidad propia, principios éticos y sensibilidad social habrá iniciado bien este camino.
Fortalecer la comunicación interna y la identidad corporativa
El recurso más valioso con el que cuentan las organizaciones es su capital humano. una persona motivada y que se sabe parte de una organización, compartirá los objetivos de la empresa y de forma espontánea se convertirá en un vocero más de ella. En este sentido, la comunicación tiene una función integradora que puede impactar en el clima organizacional y en la productividad.
Elementos como la comunicación interna, filosofía, cultura o identidad corporativa no son producto del trabajo de las relaciones públicas, existen en toda las organizaciones. Puede ser que mal planteados, poco desarrollados o incipientes; pero existen al fin y al cabo. Las RR. PP. buscan darle forma, objetivo, herramientas, medios. Por eso, su función es fortalecer.
Mantener buenas relaciones con los medios de comunicación
La prensa necesita fuentes de información para generar noticias y las empresas requieren dar a conocer su actualidad. En este contexto las relaciones públicas son el nexo que hace posible una relación de ganar-ganar entre ambos. La organización consigue visibilidad y el medio obtiene buenas historias para contar.
La tarea del relacionista público es darle información útil y de interés al periodista. Es tener una política de puertas abiertas, brindar la información siempre que el medio lo requiera y mostrar una organización transparente.
Parte de este contacto cercano con los medios de comunicación implica estar preparado para ser mediático (media training) y conocer como trabajan los medios (“hablar el mismo lenguaje”). ¿Ya conocen nuestra marca MediaTraining.pe, especializada en la formación de voceros y voceras institucionales?
Gestionar situaciones de crisis
Partiendo de la premisa de que el mejor gestor de crisis es quien las evita, debemos resaltar que esta labor debe ser más proactiva que reactiva. Por lo general, una crisis llega a suceder luego de pasar por las etapas de controversia y conflicto. Esto le demanda al relacionista público un estado permanente de atención al contexto, a las circunstancias, lo que se conoce como issues management o gestión de conflictos potenciales.
Claro está, hay crisis que no se pueden evitar. Sin embargo, por curioso que parezca, las crisis representan también una oportunidad. La oportunidad de demostrar que la organización es capaz de asumir una situación complicada. Para ello, es esencial que esté preparada.
Las crisis se agravan o dan un paso hacia su solución dependiendo del manejo de la comunicación. Por eso, la oficina de RR. PP. es la que debe guiar las acciones a tomar, los planes de contingencia, el cuándo, el qué y el cómo comunicar.
Crear confianza financiera
Lo que hace posible que una empresa exista, es el financiamiento, siempre debemos tenerlo presente. La organización necesita comunicar a su comunidad financiera que es rentable y que su situación económica es sólida. Las relaciones públicas financieras trabajan para crear y mantener la confianza de los accionistas e inversores.
Aunque suele perder protagonismo ante otras funciones del PR, este área trabaja con uno de los recursos más sensibles en toda organización. Es así que, los responsables de la comunicación, tienen el reto de mantener y captar nuevas fuentes de ingresos a través de la gestión de una buena reputación financiera.
Comunicar responsabilidad social
Las empresas surgen a partir de objetivos económicos, es natural, Y su meta principal es elevar su rentabilidad. Sin embargo, también tienen la responsabilidad de contribuir con la sociedad e impulsar la sostenibilidad. Las relaciones públicas tienen la función de transformar este compromiso asumido por la organización, en resultados tangibles. Y el relacionista público es el encargado de idear la mejor manera en que la empresa comunique y demuestre que es socialmente responsable.
Es importante indicar que la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) inicia desde adentro de la organización para proyectarse luego hacia el exterior. Por tanto, antes de tratar de mejorar la calidad de vida de la comunidad que nos rodea, veamos si nuestros colaboradores cuentan con los valores que profesamos, empezando por evitar la contaminación del medio ambiente o si desde el área de RR. HH. se han preocupado por tener a todos los empleados con sus correspondientes beneficios laborales, entre otras. Debe existir una coherencia entre lo que se dice y lo que se hace.
Como hemos podido ver, el área de Relaciones Públicas cumple un papel importante en las organizaciones, brindando una guía de acción para lograr sus objetivos e integrarse con sus públicos. Cada 18 de junio, se rinde homenaje a todas las personas que se desempeñan en esta profesión. ¡Felíz Día del relacionista público peruano!
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por Augusto Ayesta | 22 marzo 2018 | Reputación
La reciente renuncia del presidente del Perú, Pedro Pablo Kuczynski, nos recuerda que como agencia de PR (o profesionales de la asesoría en prensa y relaciones públicas), pese a que buscamos constantemente oportunidades para generar información positiva de nuestros clientes de forma noticiosa, puede en cualquier momento surgir una situación externa y fuera de nuestro control, que genere cambios en el entorno y nos exija modificar nuestra estrategia de trabajo.
Para estos casos, es mejor aguardar un poco y adaptar la acción y el mensaje. Así, evitaremos resultados contraproducentes que, en vez de contribuir a la buena reputación de la marca, la podrían perjudicar. Por eso, aquí te presentamos seis claves simples para gestionar las relaciones públicas durante una coyuntura de crisis, que te permitirán sortear el complicado momento sin morir en el intento.
- No perturbes a los periodistas con tus temas corporativos: Durante una coyuntura de crisis, ya sea política, social o ante un desastre natural, es necesario tratar la información corporativa de tus clientes con pinzas y manejar un buen criterio en la selección de temas a proponer a los medios de comunicación. Es muy poco oportuno que durante un momento así, llenes sus correos o teléfonos con mensajes descontextualizados sobre Brand PR que no tienen razón de ser en una coyuntura de crisis. De hacerlo, pones en riesgo la reputación de tu cliente y tu propio prestigio como profesional de las relaciones públicas. No lo hagas.
- Posterga o cambia la fecha de tus eventos con prensa: Cualquier evento para prensa que hayas programado en el mismo día o los días posteriores a la coyuntura de crisis, será mejor que lo postergues. Ya sea que te hayas preparado arduamente para una asistencia masiva a tu conferencia de prensa o para una entrevista con un periodista que atiende los temas de esa crisis, ten por seguro, muy pocos o nadie acudirán a tu cita. Un cliente inteligente, con seguridad, comprenderá que la mejor decisión será cambiar de fecha y hacer una nueva convocatoria cuando la situación esté más calmada.
- Usa voceros que puedan dar opiniones inteligentes sobre el tema: Siempre que la opinión esté vinculada a la problemática del momento, una coyuntura de crisis es una gran oportunidad para que los portavoces de tu cliente puedan participar del análisis de la situación, gracias a su conocimiento y experiencia. Recuerda, el desarrollo de vocería es siempre un punto fuerte dentro de cualquier estrategia de relaciones públicas, y contar con voceros que sean referentes en temas de interés nacional, le otorgará prestigio a la marca representada.
- Monitoriza a la prensa y líderes de opinión: Durante el desarrollo de una crisis de cualquier tipo, el equipo de asesores de comunicación necesita estar al tanto de lo que sucede en el entorno nacional, en tiempo real. Es hora de activar todas las alertas, monitorizar a los principales actores y también las palabras claves de tu negocio y sector, para tener mapeado cómo puede ser afectado por la crisis. Es común que en estas ocasiones los escenarios cambien mucho debido a la incertidumbre y como profesional de las relaciones públicas tienes que tener una capacidad de respuesta y cambio inmediata.
- Usa el tiempo de forma estratégica: Es casi seguro que la prensa esté enfocada en el cubrimiento de la crisis y destine gran parte de sus recursos periodísticos para tal fin. Eso quiere decir que tus historias corporativas y de Brand PR van a tener que esperar un poco para ocupar un espacio editorial. Mientras tanto, puedes trabajar temas a futuro, preparar otro material de prensa, actualizar tu base de datos o perfiles de medios, entre otras cosas. Hay un sinfín de tareas complementarias a tu gestión que puedes adelantar que te ayudarán a estar mejor preparado una vez que la crisis pase.
- Enfócate en temas especializados: Existen temas muy sectoriales o de nicho que pueden estar considerablemente alejados de la situación de crisis y por lo tanto, no verse afectados por la atención en esa coyuntura. Si gestionas una cuenta de este tipo, es el momento de dedicarle más tiempo y enfocarte en los medios de comunicación especializados, blogueros e influenciadores que pueden convertirse en el canal ideal de comunicación para la estrategia de PR.
Finalmente, la recomendación más simple e importante es actuar con mucho criterio y prudencia. Considera que la prensa siempre le dará prioridad a la información que es de mayor interés para la sociedad. Recordemos también que toda estrategia de comunicación y especialmente el PR necesita ser siempre pertinente y favorecer las buenas relaciones y la colaboración entre la marca y sus diversas audiencias.
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