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¿Para qué sirven las relaciones públicas?

¿Para qué sirven las relaciones públicas?

Nos es fácil identificar a qué se dedican los profesionales de la medicina, la arquitectura o la educación; pero cuando hablamos de las relaciones públicas (RR. PP.) una gran incógnita suele invadirnos. No es solo que las relaciones públicas sea una profesión aún joven y en formación – lleva poco más de un siglo de historia-, pues los programadores web existen hace menos de 50 años y es fácil imaginar a qué se dedican. La dificultad para entenderlos está en que se trata de profesionales que trabajan con intangibles: ideas, percepciones y hasta sentimientos.

Su objetivo está en comprender la forma en la que los distintos grupos de personas se relacionan entre sí (empresa con clientes, estado con ciudadanos, marcas con medios de comunicación, gremios profesionales con gobierno, etc.) y mejorar esta relación a través de la comunicación.

Entonces, ¿qué función cumple el área o la agencia de PR (por sus siglas en inglés, Public relationships) y para qué las necesitan?

Planificar a un nivel estratégico

Si las relaciones públicas van a ayudar a las organizaciones a cumplir sus objetivos desde un enfoque comunicacional, entonces todas las acciones y planes contemplados a nivel directivo deberían tenerla en cuenta como un asesor permanente.

La meta es mantener una buena reputación como marca y organización, para que esta sea sostenible en el tiempo. Así, el planeamiento estratégico en las relaciones públicas, integrará todas las funciones que describimos a continuación, para alinearlas a los objetivos de la organización con visión de largo plazo.

Humanizar a las organizaciones

Cuando una marca entra en contacto con su público, deja de ser un ente abstracto y se convierte en una “persona” con comportamiento, actitudes e intereses específicos. Por eso, las relaciones públicas trabajan en darle a la organización una personalidad única que tenga sintonía con la esencia del negocio y con las expectativas del público.

El primer paso para esto es estar presente, interactuar, conversar con sus distintos públicos (stakeholders), para conocerlos mejor y así proponer acciones de beneficio mutuo cada vez más efectivas. Una organización que muestre identidad propia, principios éticos y sensibilidad social habrá iniciado bien este camino.

Fortalecer la comunicación interna y la identidad corporativa

El recurso más valioso con el que cuentan las organizaciones es su capital humano. una persona motivada y que se sabe parte de una organización, compartirá los objetivos de la empresa y de forma espontánea se convertirá en un vocero más de ella. En este sentido, la comunicación tiene una función integradora que puede impactar en el clima organizacional y en la productividad.

Elementos como la comunicación interna, filosofía, cultura o identidad corporativa no son producto del trabajo de las relaciones públicas, existen en toda las organizaciones. Puede ser que mal planteados, poco desarrollados o incipientes; pero existen al fin y al cabo. Las RR. PP. buscan darle forma, objetivo, herramientas, medios. Por eso, su función es fortalecer.

Mantener buenas relaciones con los medios de comunicación

La prensa necesita fuentes de información para generar noticias y las empresas requieren dar a conocer su actualidad. En este contexto las relaciones públicas son el nexo que hace posible una relación de ganar-ganar entre ambos. La organización consigue visibilidad y el medio obtiene buenas historias para contar.

La tarea del relacionista público es darle información útil y de interés al periodista. Es tener una política de puertas abiertas, brindar la información siempre que el medio lo requiera y mostrar una organización transparente.

Parte de este contacto cercano con los medios de comunicación implica estar preparado para ser mediático (media training) y conocer como trabajan los medios (“hablar el mismo lenguaje”). ¿Ya conocen nuestra marca MediaTraining.pe, especializada en la formación de voceros y voceras institucionales?

Gestionar situaciones de crisis

Partiendo de la premisa de que el mejor gestor de crisis es quien las evita, debemos resaltar que esta labor debe ser más proactiva que reactiva. Por lo general, una crisis llega a suceder luego de pasar por las etapas de controversia y conflicto. Esto le demanda al relacionista público un estado permanente de atención al contexto, a las circunstancias, lo que se conoce como issues management o gestión de conflictos potenciales.

Claro está, hay crisis que no se pueden evitar. Sin embargo, por curioso que parezca, las crisis representan también una oportunidad. La oportunidad de demostrar que la organización es capaz de asumir una situación complicada. Para ello, es esencial que esté preparada.

Las crisis se agravan o dan un paso hacia su solución dependiendo del manejo de la comunicación. Por eso, la oficina de RR. PP. es la que debe guiar las acciones a tomar, los planes de contingencia, el cuándo, el qué y el cómo comunicar.

Crear confianza financiera

Lo que hace posible que una empresa exista, es el financiamiento, siempre debemos tenerlo presente. La organización necesita comunicar a su comunidad financiera que es rentable y que su situación económica es sólida. Las relaciones públicas financieras trabajan para crear y mantener la confianza de los accionistas e inversores.

Aunque suele perder protagonismo ante otras funciones del PR, este área trabaja con uno de los recursos más sensibles en toda organización. Es así que, los responsables de la comunicación, tienen el reto de mantener y captar nuevas fuentes de ingresos a través de la gestión de una buena reputación financiera.

Comunicar responsabilidad social

Las empresas surgen a partir de objetivos económicos, es natural, Y su meta principal es elevar su rentabilidad. Sin embargo, también tienen la responsabilidad de contribuir con la sociedad e impulsar la sostenibilidad. Las relaciones públicas tienen la función de transformar este compromiso asumido por la organización, en resultados tangibles. Y el relacionista público es el encargado de idear la mejor manera en que la empresa comunique y demuestre que es socialmente responsable.

Es importante indicar que la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) inicia desde adentro de la organización para proyectarse luego hacia el exterior. Por tanto, antes de tratar de mejorar la calidad de vida de la comunidad que nos rodea, veamos si nuestros colaboradores cuentan con los valores que profesamos, empezando por evitar la contaminación del medio ambiente o si desde el área de RR. HH. se han preocupado por tener a todos los empleados con sus correspondientes beneficios laborales, entre otras. Debe existir una coherencia entre lo que se dice y lo que se hace.

Como hemos podido ver, el área de Relaciones Públicas cumple un papel importante en las organizaciones, brindando una guía de acción para lograr sus objetivos e integrarse con sus públicos. Cada 18 de junio, se rinde homenaje a todas las personas que se desempeñan en esta profesión. ¡Felíz Día del relacionista público peruano!

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Relaciones Públicas: cómo gestionarlas en una coyuntura de crisis sin morir en el intento

Relaciones Públicas: cómo gestionarlas en una coyuntura de crisis sin morir en el intento

La reciente renuncia del presidente del Perú, Pedro Pablo Kuczynski, nos recuerda que como agencia de PR (o profesionales de la asesoría en prensa y relaciones públicas), pese a que buscamos constantemente oportunidades para generar información positiva de nuestros clientes de forma noticiosa, puede en cualquier momento surgir una situación externa y fuera de nuestro control, que genere cambios en el entorno y nos exija modificar nuestra estrategia de trabajo.

Para estos casos, es mejor aguardar un poco y adaptar la acción y el mensaje. Así, evitaremos resultados contraproducentes que, en vez de contribuir a la buena reputación de la marca, la podrían perjudicar. Por eso, aquí te presentamos seis claves simples para gestionar las relaciones públicas durante una coyuntura de crisis, que te permitirán sortear el complicado momento sin morir en el intento.

  1. No perturbes a los periodistas con tus temas corporativos: Durante una coyuntura de crisis, ya sea política, social o ante un desastre natural, es necesario tratar la información corporativa de tus clientes con pinzas y manejar un buen criterio en la selección de temas a proponer a los medios de comunicación. Es muy poco oportuno que durante un momento así, llenes sus correos o teléfonos con mensajes descontextualizados sobre Brand PR que no tienen razón de ser en una coyuntura de crisis. De hacerlo, pones en riesgo la reputación de tu cliente y tu propio prestigio como profesional de las relaciones públicas. No lo hagas.
  2. Posterga o cambia la fecha de tus eventos con prensa: Cualquier evento para prensa que hayas programado en el mismo día o los días posteriores a la coyuntura de crisis, será mejor que lo postergues. Ya sea que te hayas preparado arduamente para una asistencia masiva a tu conferencia de prensa o para una entrevista con un periodista que atiende los temas de esa crisis, ten por seguro, muy pocos o nadie acudirán a tu cita. Un cliente inteligente, con seguridad, comprenderá que la mejor decisión será cambiar de fecha y hacer una nueva convocatoria cuando la situación esté más calmada.
  3. Usa voceros que puedan dar opiniones inteligentes sobre el tema: Siempre que la opinión esté vinculada a la problemática del momento, una coyuntura de crisis es una gran oportunidad para que los portavoces de tu cliente puedan participar del análisis de la situación, gracias a su conocimiento y experiencia. Recuerda, el desarrollo de vocería es siempre un punto fuerte dentro de cualquier estrategia de relaciones públicas, y contar con voceros que sean referentes en temas de interés nacional, le otorgará prestigio a la marca representada.
  4. Monitoriza a la prensa y líderes de opinión: Durante el desarrollo de una crisis de cualquier tipo, el equipo de asesores de comunicación necesita estar al tanto de lo que sucede en el entorno nacional, en tiempo real. Es hora de activar todas las alertas, monitorizar a los principales actores y también las palabras claves de tu negocio y sector, para tener mapeado cómo puede ser afectado por la crisis. Es común que en estas ocasiones los escenarios cambien mucho debido a la incertidumbre y como profesional de las relaciones públicas tienes que tener una capacidad de respuesta y cambio inmediata.
  5. Usa el tiempo de forma estratégica: Es casi seguro que la prensa esté enfocada en el cubrimiento de la crisis y destine gran parte de sus recursos periodísticos para tal fin. Eso quiere decir que tus historias corporativas y de Brand PR van a tener que esperar un poco para ocupar un espacio editorial. Mientras tanto, puedes trabajar temas a futuro, preparar otro material de prensa, actualizar tu base de datos o perfiles de medios, entre otras cosas. Hay un sinfín de tareas complementarias a tu gestión que puedes adelantar que te ayudarán a estar mejor preparado una vez que la crisis pase.
  6. Enfócate en temas especializados: Existen temas muy sectoriales o de nicho que pueden estar considerablemente alejados de la situación de crisis y por lo tanto, no verse afectados por la atención en esa coyuntura. Si gestionas una cuenta de este tipo, es el momento de dedicarle más tiempo y enfocarte en los medios de comunicación especializados, blogueros e influenciadores que pueden convertirse en el canal ideal de comunicación para la estrategia de PR.

Finalmente, la recomendación más simple e importante es actuar con mucho criterio y prudencia. Considera que la prensa siempre le dará prioridad a la información que es de mayor interés para la sociedad. Recordemos también que toda estrategia de comunicación y especialmente el PR necesita ser siempre pertinente y favorecer las buenas relaciones y la colaboración entre la marca y sus diversas audiencias.

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