La pieza clave para lograr que un proyecto sea exitoso es la comunicación. Sin embargo, llevar a cabo un proceso comunicativo no es una tarea fácil, ya que pueden presentarse algunos contratiempos en el camino por parte del equipo de trabajo o del cliente. Frente a ello, la guía de PMBOK será una gran herramienta para realizar una excelente gestión. Conoce más sobre esta reconocida metodología en la siguiente nota.
En este post encontrarás
¿Qué es el PMBOK?
Las siglas PMBOK, significan Project Management Body of Knowledge, que se traduce como cuerpo de conocimientos de la gestión de proyectos. Como bien indica su nombre, esta guía reúne una serie de buenas prácticas, directrices, conceptos y técnicas para llevar a cabo en la ejecución de uno o varios procesos.
Este recurso fue creado por el PMI (Project Management Institute) y fue publicado por primera vez en 1996. Sin embargo, fue reconocida oficialmente por el American National Standards Institute (ANSI) en 1999, siendo considerada como norma de referencia para la gestión de proyectos. Con el transcurso de los años, este manual se actualiza cada cierto tiempo, manteniéndose a la vanguardia de los nuevos enfoques y cambios del mercado. Actualmente, la guía PMBOK cuenta con siete ediciones hasta la fecha.
Importancia de la guía de PMBOK en la gestión de proyectos
Gracias a las normas y pautas que nos brinda esta herramienta, le permitirá tanto al director del proyecto como al equipo de trabajo tener una visión más clara para desarrollar una exitosa gestión. De este modo, los profesionales comprenderán el ciclo de vida de un proceso, ejecutando de manera satisfactoria su cargo y responsabilidades asignadas, logrando así los objetivos y resultados propuestos.
Además, este manual nos ayudará a evitar problemas de comunicación, reforzando durante el desarrollo del proyecto, habilidades como la escucha activa, liderazgo y capacidad resolutiva entre el personal. Un detalle muy importante es que la guía PMBOK se adapta a cualquier modelo de negocio, por lo que servirá como una gran base para aquellos profesionales que recién empiezan en el área de gestión de proyectos, así como para las personas con mayor experiencia en el campo, fortaleciendo sus conocimientos.
Fases de un proyecto según PMBOK
En términos generales, independientemente del rubro al cual se dedique tu empresa, de acuerdo con la guía PMBOK, la gestión de un proyecto comprende cinco fases, las cuales son:
- Inicio. Etapa en la que se determina la idea del proyecto y su respectiva validación para su ejecución. Asimismo, se identifica quienes son los partes interesadas. Por ello es importante elaborar un documento en el cual contenga toda la información del proceso, ya que será de gran utilidad para las fases posteriores.
- Planificación. Aquí se establece los objetivos del proyecto. Se recomienda construirlos bajo los siguientes métodos de trabajo: SMART, CLEAR u OKR. Además, durante esta etapa, se define el plan de gestión, el presupuesto, el calendario de actividades, plazos de entrega, detección de riesgos, entre otras acciones, para tener un panorama claro de lo se hará y evitar imprevistos u contratiempos.
- Ejecución. En esta fase, el equipo de trabajo se enfocará en alcanzar los objetivos propuestos, completando todas las tareas asignadas en los tiempos establecidos. El rol del director del proyecto es fundamental en esta etapa, porque motivará a sus compañeros para el desarrollo óptimo de sus actividades, además de mantenerlos informados de los cambios o novedades del proceso.
- Seguimiento y control. Es una etapa clave, ya que nos sirve para evaluar el desempeño del proyecto. A partir de la medición de rendimiento de todo el equipo de trabajo, se podrá detectar problemas o situaciones de crisis con anticipación, así como optimizar procesos y corregir errores mínimos de manera eficaz.
- Cierre. Fase final del proyecto, en la cual se hace entrega de los informes y resultados obtenidos al cliente en cuestión. Lo que se espera es que se hayan logrado todos o la gran mayoría de los objetivos determinados. Asimismo, se recomienda que el equipo se reúna para evaluar el desarrollo del mismo. Un análisis post mortem puede ser una gran alternativa, ya que durante esta sesión se generará un espacio de retroalimentación y lecciones aprendidas del proceso en concreto.
Un dato relevante es que este recurso comprende 10 áreas en total para realizar una gestión completa, por lo que no se te escapará ningún detalle o información al momento de ejecutar un proyecto.
- Gestión de la Integración
- Gestión del Alcance
- Gestión del Cronograma
- Gestión de los Costos
- Gestión de la Calidad
- Gestión de los Recursos
- Gestión de las Comunicaciones
- Gestión de los Riesgos
- Gestión de las Adquisiciones
- Gestión de los Interesados
A veces puede ser tedioso evaluar tantas cosas a la vez, por lo que contar con la guía PMBOK será de gran utilidad para darte una visión clara y precisa de qué hacer para administrar y dirigir de forma óptima tus planes y procesos de tu empresa. Si bien no es el único modelo de gestión que existe en el mercado, es uno de los estándares de gerencia de proyectos con mayor reconocimiento a nivel internacional. Y tú, ¿estás listo para ponerlo en práctica en tu organización?
Fuentes consultadas:
- Esan
- Wrike
- Actio
- Huspot
- Ingenio Learning
- ComparaSoftware
- IMF Business School
- EAE Business School
- Proyect Management Insititute
