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¿Qué es el PMBOK y por qué es importante en la gestión de un proyecto?

¿Qué es el PMBOK y por qué es importante en la gestión de un proyecto?

La pieza clave para lograr que un proyecto sea exitoso es la comunicación. Sin embargo, llevar a cabo un proceso comunicativo no es una tarea fácil, ya que pueden presentarse algunos contratiempos en el camino por parte del equipo de trabajo o del cliente. Frente a ello, la guía de PMBOK será una gran herramienta para realizar una excelente gestión. Conoce más sobre esta reconocida metodología en la siguiente nota.

¿Qué es el PMBOK?

Las siglas PMBOK, significan Project Management Body of Knowledge, que se traduce como cuerpo de conocimientos de la gestión de proyectos. Como bien indica su nombre, esta guía reúne una serie de buenas prácticas, directrices, conceptos y técnicas para llevar a cabo en la ejecución de uno o varios procesos. 

Este recurso fue creado por el PMI (Project Management Institute) y fue publicado por primera vez en 1996. Sin embargo, fue reconocida oficialmente por el American National Standards Institute (ANSI) en 1999, siendo considerada como norma de referencia para la gestión de proyectos. Con el transcurso de los años, este manual se actualiza cada cierto tiempo, manteniéndose a la vanguardia de los nuevos enfoques y cambios del mercado. Actualmente, la guía PMBOK cuenta con siete ediciones hasta la fecha.

Importancia de la guía de PMBOK en la gestión de proyectos

Gracias a las normas y pautas que nos brinda esta herramienta, le permitirá tanto al director del proyecto como al equipo de trabajo tener una visión más clara para desarrollar una exitosa gestión. De este modo, los profesionales comprenderán el ciclo de vida de un proceso, ejecutando de manera satisfactoria su cargo y responsabilidades asignadas, logrando así los objetivos y resultados propuestos.

Además, este manual nos ayudará a evitar problemas de comunicación, reforzando durante el desarrollo del proyecto, habilidades como la escucha activa, liderazgo y capacidad resolutiva entre el personal. Un detalle muy importante es que la guía PMBOK se adapta a cualquier modelo de negocio, por lo que servirá como una gran base para aquellos profesionales que recién empiezan en el área de gestión de proyectos, así como para las personas con mayor experiencia en el campo, fortaleciendo sus conocimientos.

Fases de un proyecto según PMBOK

En términos generales, independientemente del rubro al cual se dedique tu empresa, de acuerdo con la guía PMBOK, la gestión de un proyecto comprende cinco fases, las cuales son:

  • Inicio. Etapa en la que se determina la idea del proyecto y su respectiva validación para su ejecución. Asimismo, se identifica quienes son los partes interesadas. Por ello es importante elaborar un documento en el cual contenga toda la información del proceso, ya que será de gran utilidad para las fases posteriores.
  • Planificación. Aquí se establece los objetivos del proyecto. Se recomienda construirlos bajo los siguientes métodos de trabajo: SMART, CLEAR u OKR. Además, durante esta etapa, se define el plan de gestión, el presupuesto, el calendario de actividades, plazos de entrega, detección de riesgos, entre otras acciones, para tener un panorama claro de lo se hará y evitar imprevistos u contratiempos.
  • Ejecución. En esta fase, el equipo de trabajo se enfocará en alcanzar los objetivos propuestos, completando todas las tareas asignadas en los tiempos establecidos. El rol del director del proyecto es fundamental en esta etapa, porque motivará a sus compañeros para el desarrollo óptimo de sus actividades, además de mantenerlos informados de los cambios o novedades del proceso.
  • Seguimiento y control. Es una etapa clave, ya que nos sirve para evaluar el desempeño del proyecto. A partir de la medición de rendimiento de todo el equipo de trabajo, se podrá detectar problemas o situaciones de crisis con anticipación, así como optimizar procesos y corregir errores mínimos de manera eficaz.
  • Cierre. Fase final del proyecto, en la cual se hace entrega de los informes y resultados obtenidos al cliente en cuestión. Lo que se espera es que se hayan logrado todos o la gran mayoría de los objetivos determinados. Asimismo, se recomienda que el equipo se reúna para evaluar el desarrollo del mismo. Un análisis post mortem puede ser una gran alternativa, ya que durante esta sesión se generará un espacio de retroalimentación y lecciones aprendidas del proceso en concreto.

Un dato relevante es que este recurso comprende 10 áreas en total para realizar una gestión completa, por lo que no se te escapará ningún detalle o información al momento de ejecutar un proyecto.

  • Gestión de la Integración
  • Gestión del Alcance
  • Gestión del Cronograma
  • Gestión de los Costos
  • Gestión de la Calidad
  • Gestión de los Recursos
  • Gestión de las Comunicaciones
  • Gestión de los Riesgos
  • Gestión de las Adquisiciones
  • Gestión de los Interesados

A veces puede ser tedioso evaluar tantas cosas a la vez, por lo que contar con la guía PMBOK será de gran utilidad para darte una visión clara y precisa de qué hacer para administrar y dirigir de forma óptima tus planes y procesos de tu empresa. Si bien no es el único modelo de gestión que existe en el mercado, es uno de los estándares de gerencia de proyectos con mayor reconocimiento a nivel internacional. Y tú, ¿estás listo para ponerlo en práctica en tu organización?

Fuentes consultadas:

Post Mortem: Aprendiendo del éxito y fracaso de mi empresa

Post Mortem: Aprendiendo del éxito y fracaso de mi empresa

Existen varias causas para que un proyecto no haya logrado los resultados esperados. Por ello, el análisis post mortem será de gran ayuda, ya que se trata de una herramienta útil para evaluar los procesos que no cumplieron con los objetivos planteados. Conoce a mayor detalle sobre este concepto y cómo llevarlo a cabo en tu empresa en el siguiente post.

¿Qué es el análisis post mortem?

Es una herramienta que se emplea una vez concluido el desarrollo de un proyecto. El objetivo principal es evaluar el proceso de la empresa con el equipo de trabajo, identificando las causas, acciones e impactos, así como oportunidades de mejora a corto, mediano y largo plazo.

Para el Project Management Institute (PMI), el análisis post mortem es una autopsia de un proyecto mediante la cual se pueden revisar los problemas y éxitos encontrados del proceso, además de que cualquier lección se puede utilizar para modificar y establecer prácticas y procedimientos del mismo.

“El deseo general es aprender de los errores y aprovechar los éxitos, de modo que los proyectos futuros puedan ejecutarse de manera más efectiva y eficiente”, precisa el PMI. Por ello, en su libro de conocimientos sobre gestión de proyectos, más conocida como Guía PMBOK, se refiere a esta práctica como reunión de lecciones aprendidas, debido a la retroalimentación que nos brindan acerca de un proceso en concreto.

¿Cómo aplico el análisis post mortem en mi empresa?

Si deseas llevar a cabo esta innovadora actividad en tu organización, te recomendamos los siguientes aspectos clave que necesitas tener en cuenta para lograr junto con tu equipo de trabajo un análisis post mortem exitoso:

Programa una reunión Se recomienda fijar esta actividad en una fecha cercana a la conclusión del proyecto. Esta acción servirá para que el equipo de trabajo nos brinde información fresca del proceso, teniendo presente no solo la documentación, sino también detalles únicos por parte de cada integrante a partir de su propia experiencia, siendo de suma importancia para este tipo de análisis.

Reúne a todo el equipo. Recuerda que en una reunión post mortem, no solo participan los directores o jefes del proyecto, se considera a todos los profesionales que fueron parte del desarrollo del plan ejecutado. Por ejemplo, en una campaña de lanzamiento de un producto, son partícipes diferentes áreas como marketing, comunicación, diseño, entre otras especialidades.

Evalúa el proyecto establecido. Una vez fijada la sesión por todo el equipo de trabajo, se procede a llevar a cabo el análisis post mortem. Por lo general, durante esta reunión se identifican las metas establecidas del proyecto, las acciones implementadas, eventos ocurridos como los principales resultados tanto objetivos (horas, costes y beneficios) como subjetivos (satisfacción del cliente y del equipo). De esta forma, se darán a conocer los problemas (causas e impactos) del proceso y sus respectivas soluciones. Esta práctica resulta beneficiosa para que la empresa no cometa los mismos errores y, por lo tanto, contribuya a su aprendizaje continuo.

Presentación del informe final. Terminada la reunión, es necesario realizar un documento por escrito con las conclusiones y el feedback obtenido del análisis post mortem. La información recopilada pasará a una carpeta de “autopsias” que estará al alcance del equipo de trabajo para cualquier consulta y si considere pertinente aplicar las soluciones correspondientes en los próximos proyectos de la empresa.

Considera que existen varios causas por lo que un proyecto no logró el éxito esperado, por ejemplo, falta de información o previsión, entre otros aspectos; por lo que esta clase de sesión es esencial para esclarecer los problemas con todo el equipo, encontrando soluciones efectivas al respecto. Asimismo, no olvides determinar con anticipación reglas o normas básicas, así como escoger a un moderador para un excelente desarrollo del análisis.

Beneficios del análisis post mortem

Recuerda que incorporar una cultura post mortem en tu empresa no solo evitará cometer menos errores en los proyectos futuros, sino también sacar provecho de una serie de beneficios como:

  • Aumento de la productividad del capital humano.
  • Mayor seguridad del personal para afrontar problemas en los procesos.
  • Mejora de las relaciones interpersonales y clima laboral, 
  • Promover entornos colaborativos con todas las áreas de la empresa.
  • Capacitación y aprendizaje continuo de los trabajadores.

Como habrás notado, el análisis post mortem resulta ser una herramienta gratificante para el equipo de trabajo y la compañía, ya que se aprenderá de los errores a partir de una evaluación transparente y constructiva. De esta forma, se eliminará culpas, resaltando tantos los aciertos y desaciertos de un proyecto, además, de observar al fracaso ya no como una experiencia negativa, sino como una oportunidad para el desarrollo y crecimiento de la organización.

Fuentes consultadas

Gestión de crisis: ¿cómo preparar mi empresa ante la incertidumbre?

Gestión de crisis: ¿cómo preparar mi empresa ante la incertidumbre?

Cuando alguien escucha la palabra crisis suele alarmarse y preocuparse por una situación a la que no sabe cómo proceder. Cuando la gestión de marca se ve perjudicada sacude la estructura y causa incertidumbre entre los stakeholders. Por eso, es importante conocer sobre los posibles desafíos a los que se enfrentará, cómo actuar ante ellos y saber mantener tu reputación para continuar la conexión con tus clientes. 

¿Qué es gestión de la comunicación de crisis?

Este proceso administrativo busca que las empresas cuenten con un manejo de prácticas para solucionar los impactos adversos y enfrentar imprevistos de forma inmediata, evitando o minimizando los posibles daños a la organización. Además, una buena gestión de crisis busca preservar la reputación entre el mercado y sus stakeholders, mediante una respuesta y comunicación ante estos escenarios. 

Las crisis empresariales son oportunidades de mejora que permiten a las organizaciones conocer sus puntos vulnerables y contar con planes de acción para hacer frente a eventos inesperados. Algunos de estos son: recesión económica nacional, impactos ambientales, problemas internos que se divulgan a la sociedad, inestabilidad política, y demás. 

Para hacer frente ante cualquier problema y contar con una buena gestión, algunas empresas implementan planes de acción en documentos guías. Estos se estudian con previo aviso y permite una protección organizacional, un manejo de caos y una recuperación más sencilla. 

¿Cómo afecta una mala gestión?

No contar con una preparación o manejo de crisis puede afectar varios aspectos de tu marca. Esto sucede porque no existe una comunicación entre las áreas de la empresa ni se tiene información para actuar de forma adecuada. Algunas cuestiones afectadas son las siguientes:

Reputación de marca

Si la empresa no tiene una buena administración, no está preparada para actuar o no cuenta con las herramientas necesarias para para salir adelante, esta se verá afectada en su reputación. Además, es un factor decisivo entre los posibles clientes y los stakholders que perciben la postura de la organización ante una crisis, por lo que podría afectar en una recuperación. 

Rentabilidad 

Una organización se puede ver afectada en su productividad y beneficio. Puedes poner en riesgo las finanzas de la marca y la atracción a el producto o servicio que se ofrece. Para evitarlo, se debe de contar con planes para el suministro de recursos o herramientas que afronten los riesgos de atención al cliente. Además, es importante tener en cuenta una estrategia para operar de forma remota, en caso el equipo de trabajo no pueda ir a la oficina. 

Conexión con stakeholders

Las relaciones entre los clientes, empleados y accionistas con la marca se ven afectadas por la incertidumbre. En caso no cuentes con una lista de stakeholders a los que deberás informar durante la crisis, te verás perjudicado rompiendo la confianza y el apoyo existente. La comunicación transparente es fundamental para que no existan confusiones ni dudas sobre la situación.  

Pasos para crear un plan de comunicación para la gestión de crisis

Las fases de la gestión de crisis se dividen en tres: antes, durante y después. En un plan para administrar los riesgos se deben de tomar en cuenta las situaciones y los diferentes propósitos a lograr, tales como la prevención, manejo, estabilidad y la mejora después de superar el imprevisto. Por ello, hemos divididos los pasos para crear un plan de acción de la siguiente forma: 

1. Identifica las amenazas: es importante contar con una evaluación general sobre la situación. En esta fase tendrás como objetivo conocer los riesgos potenciales a los que tu marca se enfrentará y plantear soluciones. Para ello, debes hablar con los trabajadores de la empresa para aclarar la situación, comprenderla y presentar ideas de cómo solucionarla. 

2. Delega roles y responsabilidades: una vez que se identifiquen las posibles amenazas, es importante que se asignen deberes y que los trabajadores de la empresa sean comunicados sobre aquellas situaciones para lidiar. Contar con una distribución de responsabilidades ayudará a manejar la crisis de forma ordenada y efectiva. 

3. Prepara un manejo de Relaciones Públicas: es fundamental que exista una persona asignada a comunicar a la prensa sobre la situación. Por ello, se debe de contar con una preparación adecuada para responder preguntas, comentar las actualizaciones, saber evitar los puntos a discutir y encabezar el manejo de la situación. El equipo encargado deberá anotar cada detalle, acción realizada, respuestas externas, relación con los stakeholders y la resolución del problema. 

4. Mide la reacción de los stakeholders: los clientes, accionistas, trabajadores y todo aquel que se relaciona con la organización contarán con una reacción ante el impacto de la crisis, declaraciones y publicaciones. Por ello, la marca debe estar al tanto de su posición durante la gestión de riesgo y conocer qué es lo que piensan. Esto ayudará a mantener una conexión durante la incertidumbre y tener un buen impacto ante la imagen de la empresa. Responde sus dudas, maneje sus inconvenientes y conoce cómo les ha afectado. 

Puedes medir su respuesta a través de comunicados de prensa, seguimiento de interacción en las redes sociales, conocer el tiempo dedicado a leer las publicaciones y declaraciones, leer los mensajes en las plataformas digitales y demás. 

5. Prepárate ante futuras situaciones de riesgo: si tu empresa logra superar una crisis, es necesario que ésta actúe ante lo sucedido y entienda la raíz de la situación. Esto permitirá que la marca establezca planes de acción ante futuras situaciones similares y pueda manejarlas de la mejor manera posible. Define tu próximo portavoz de empresa, las personas que manejarán las relaciones públicas, puntos claves a mejorar entre los trabajadores, pautas a tomar en consideración para la comunicación en redes sociales, y demás. 

Saber poner en marcha un plan de gestión de crisis empresarial ayudará a que tu marca esté preparada ante la incertidumbre, problemas sociales, riesgos imprevistos y demás. Por ello, es importante que cuentes con una buena administración que transmita confianza durante esta situación y manejar los problemas con una comunicación asertiva entre tu organización y los stakeholders

Fuentes consultadas: 

Gestión de la reputación de marca en redes sociales: ¿Cómo hacerlo bien?

Gestión de la reputación de marca en redes sociales: ¿Cómo hacerlo bien?

La reputación es una sola y se ve influida tanto por la reputación online como la reputación offline, es decir un evento que afecte la reputación de la empresa en el mundo físico también la afectará en el mundo virtual y viceversa.

Por ello, en un mundo hiperconectado es crucial gestionar correctamente la reputación en el entorno digital, pero hacerlo bien puede ser una tarea ardua, ya que las opiniones, experiencias y valoraciones de los clientes en este medio no tienen filtro, son inmediatas y se ven influenciadas por otros usuarios en línea.

¿Qué es la gestión de la reputación en las redes sociales?

La gestión de la reputación en las redes sociales ha evolucionado con el tiempo y ha incorporado nuevas tácticas. Lo básico de la gestión es el proceso de publicación con contenido estratégico, en conjunto con el monitoreo de las redes sociales (Facebook, Tik Tok, Instagram, etc.) y la interacción entre consumidores y marca, especialmente en los canales con mayor movimiento. 

Hoy en día hay más terreno que cubrir. Terreno digital que involucra los sitios de reseñas web de especialistas o empresas, las aplicaciones de descubrimiento de empresas y otros espacios digitales de opinión de experiencia.

Aún así, el objetivo de la gestión de la reputación en las redes sociales sigue siendo la búsqueda de comentarios e interacciones positivas sobre la percepción del consumidor hacia la marca o negocio. 

Algunos consejos para lograr una buena gestión de reputación digital

Las redes sociales cuentan con un rol fundamental al momento de generar interacción entre consumidores y marca y para crear opiniones. Sin embargo, también puedes conocer cómo crear una estrategia adecuada para participar de estas herramientas y lograr una buena gestión de marca. Por eso, te compartimos algunos consejos para lograrlo. 

Publica contenido atractivo y relevante para tu público

Es importante reconocer el protagonismo de las redes sociales en el mundo digital. Por eso, es recomendable la publicación constante de contenido relevante y atractivo para el grupo de personas al que te diriges. Puedes publicar noticias, ofertas, fotos, nuevos lanzamientos, videos y demás. En caso cuentes con un equipo que maneje la gestión de tu marca o empresa, es crucial que exista una alta actividad de publicaciones regulares para mantener una participación entre los consumidores. Los contenidos utilitarios que ahorran tiempo, dinero y sirven para el día a día de los usuarios, funcionan muy bien y deben estar presente siempre en la grilla o calendario de contenidos de tu marca. Asimismo, presta atención a las fechas importantes en tu calendario local; fiestas, celebraciones y conmemoraciones son siempre una oportunidad para crear contenido que esté alineado con la coyuntura y genere pertenencia e identificación entre la marca y su comunidad. 

Resuelve problemas que afectan tu reputación

Evitar resolver los problemas de interacción a tiempo puede perjudicar tu reputación. La publicación de una crítica seria sin respuesta, o incluso una publicación borrada, puede terminar mal en el futuro y transformar un simple problema en una crisis online

Recuerda que no todas las relaciones con tus consumidores serán positivas. Por ello, si surgen problemas con tus clientes, es mejor comunicarte con ellos, a tiempo, para lamentar lo ocurrido y ofrecer una solución sensata. Además, recuerda que no todos los problemas surgen en el entorno online: una mala experiencia en un centro de atención al cliente presencial o con un call center podría acabar en contenidos negativos hacia la marca en redes sociales. Por eso es muy importante que toda la organización esté bien alineada operativamente, para evitar estos casos que minarán la buena reputación de la marca. 

De acuerdo con nuestro CEO, Augusto Ayesta, “ninguna marca puede huir del escrutinio y juicio de valor de los diversos públicos de interés que posee. En ese sentido, la experiencia real con la marca es fundamental, pues es imposible construir una buena reputación de manera artificial solo con herramientas de comunicación digital; eso no es sostenible en el tiempo. En cambio, es muy importante que las marcas cuenten con un plan estratégico de gestión de la reputación que les permita incidir en sus variados stakeholders para poder obtener admiración, respeto y confianza, ingredientes esenciales de una buena reputación de marca”.

Utiliza alguna herramienta de social listening

Estas herramientas digitales son software fáciles de usar para poder obtener información valiosa sobre tus consumidores en base a datos. El social listening está diseñado para visualizar y rastrear conversaciones, publicaciones, menciones de marca o tendencias en las redes sociales. Esto te permite conocer a tus consumidores y competencias para mejorar tu estrategia de marketing.

Una herramienta reconocida de social listening a nivel usuario es Hootsuite. Te puede ahorrar tiempo y esfuerzo al programar tus publicaciones, rastrear conversaciones y menciones, monitorear las reseñas, conocer tu crecimiento y más. Hootsuite permite conocer de cerca a tus clientes y con las herramientas que te brinda puedes contar con una buena administración de tu reputación de marca. Existen también otras herramientas de pago más complejas y que las agencias o áreas de comunicación usan como proveedores para el análisis digital de marcas o sectores más grandes o que cuentan con un volumen de conversaciones digitales amplio, como los servicios de telefonía, aerolíneas, política y gobierno, entre otros.  

Las reseñas son importantes

Préstale mucha atención a las reseñas de tus clientes y considera la distribución de estas en dos canales importantes: Google y Facebook. Los consumidores utilizan estas plataformas para dar su opinión y compartir sus experiencias. Puedes crear tu propio procedimiento para monitorear estas plataformas y recopilar la información que te ayude a comprender mejor tu reputación de marca digital. Existen sectores que cuentan con plataformas especializadas para la valoración social, como TripAdvisor. Estas herramientas son de gran potencial para negocios vinculados al sector turismo, por lo que siempre debes contar con un enlace o código QR que facilite la opinión de tus clientes a partir de una experiencia real con la marca.

Comparte los buenos comentarios

Las reseñas y los comentarios de tu comunidad digital son importantes para poder entusiasmar a otros posibles clientes. Si recibes buenas calificaciones en sitios web de reseñas o algunos clientes te cuentan su grata experiencia, no dudes en compartirlo. En caso publiques un relato privado de tu consumidor, es necesario preguntarle si podrías utilizar su testimonio para compartirlo. 

Un plan de gestión de reputación en las redes sociales debe de reconocer que el impacto del contenido generado por los usuarios puede llegar a ser más poderoso y efectivo que los mensajes de venta o contenidos de promociones. Por todo eso, la gestión de reputación es fundamental para la supervivencia de las empresas en estos tiempos digitales. Sin embargo, toma en cuenta que es imposible obtener una buena reputación que se refleje en el espacio digital, si tus clientes no tienen una experiencia real con la marca que sea memorable, coherente y positiva. 

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