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¿Qué es el PMBOK y por qué es importante en la gestión de un proyecto?

¿Qué es el PMBOK y por qué es importante en la gestión de un proyecto?

La pieza clave para lograr que un proyecto sea exitoso es la comunicación. Sin embargo, llevar a cabo un proceso comunicativo no es una tarea fácil, ya que pueden presentarse algunos contratiempos en el camino por parte del equipo de trabajo o del cliente. Frente a ello, la guía de PMBOK será una gran herramienta para realizar una excelente gestión. Conoce más sobre esta reconocida metodología en la siguiente nota.

¿Qué es el PMBOK?

Las siglas PMBOK, significan Project Management Body of Knowledge, que se traduce como cuerpo de conocimientos de la gestión de proyectos. Como bien indica su nombre, esta guía reúne una serie de buenas prácticas, directrices, conceptos y técnicas para llevar a cabo en la ejecución de uno o varios procesos. 

Este recurso fue creado por el PMI (Project Management Institute) y fue publicado por primera vez en 1996. Sin embargo, fue reconocida oficialmente por el American National Standards Institute (ANSI) en 1999, siendo considerada como norma de referencia para la gestión de proyectos. Con el transcurso de los años, este manual se actualiza cada cierto tiempo, manteniéndose a la vanguardia de los nuevos enfoques y cambios del mercado. Actualmente, la guía PMBOK cuenta con siete ediciones hasta la fecha.

Importancia de la guía de PMBOK en la gestión de proyectos

Gracias a las normas y pautas que nos brinda esta herramienta, le permitirá tanto al director del proyecto como al equipo de trabajo tener una visión más clara para desarrollar una exitosa gestión. De este modo, los profesionales comprenderán el ciclo de vida de un proceso, ejecutando de manera satisfactoria su cargo y responsabilidades asignadas, logrando así los objetivos y resultados propuestos.

Además, este manual nos ayudará a evitar problemas de comunicación, reforzando durante el desarrollo del proyecto, habilidades como la escucha activa, liderazgo y capacidad resolutiva entre el personal. Un detalle muy importante es que la guía PMBOK se adapta a cualquier modelo de negocio, por lo que servirá como una gran base para aquellos profesionales que recién empiezan en el área de gestión de proyectos, así como para las personas con mayor experiencia en el campo, fortaleciendo sus conocimientos.

Fases de un proyecto según PMBOK

En términos generales, independientemente del rubro al cual se dedique tu empresa, de acuerdo con la guía PMBOK, la gestión de un proyecto comprende cinco fases, las cuales son:

  • Inicio. Etapa en la que se determina la idea del proyecto y su respectiva validación para su ejecución. Asimismo, se identifica quienes son los partes interesadas. Por ello es importante elaborar un documento en el cual contenga toda la información del proceso, ya que será de gran utilidad para las fases posteriores.
  • Planificación. Aquí se establece los objetivos del proyecto. Se recomienda construirlos bajo los siguientes métodos de trabajo: SMART, CLEAR u OKR. Además, durante esta etapa, se define el plan de gestión, el presupuesto, el calendario de actividades, plazos de entrega, detección de riesgos, entre otras acciones, para tener un panorama claro de lo se hará y evitar imprevistos u contratiempos.
  • Ejecución. En esta fase, el equipo de trabajo se enfocará en alcanzar los objetivos propuestos, completando todas las tareas asignadas en los tiempos establecidos. El rol del director del proyecto es fundamental en esta etapa, porque motivará a sus compañeros para el desarrollo óptimo de sus actividades, además de mantenerlos informados de los cambios o novedades del proceso.
  • Seguimiento y control. Es una etapa clave, ya que nos sirve para evaluar el desempeño del proyecto. A partir de la medición de rendimiento de todo el equipo de trabajo, se podrá detectar problemas o situaciones de crisis con anticipación, así como optimizar procesos y corregir errores mínimos de manera eficaz.
  • Cierre. Fase final del proyecto, en la cual se hace entrega de los informes y resultados obtenidos al cliente en cuestión. Lo que se espera es que se hayan logrado todos o la gran mayoría de los objetivos determinados. Asimismo, se recomienda que el equipo se reúna para evaluar el desarrollo del mismo. Un análisis post mortem puede ser una gran alternativa, ya que durante esta sesión se generará un espacio de retroalimentación y lecciones aprendidas del proceso en concreto.

Un dato relevante es que este recurso comprende 10 áreas en total para realizar una gestión completa, por lo que no se te escapará ningún detalle o información al momento de ejecutar un proyecto.

  • Gestión de la Integración
  • Gestión del Alcance
  • Gestión del Cronograma
  • Gestión de los Costos
  • Gestión de la Calidad
  • Gestión de los Recursos
  • Gestión de las Comunicaciones
  • Gestión de los Riesgos
  • Gestión de las Adquisiciones
  • Gestión de los Interesados

A veces puede ser tedioso evaluar tantas cosas a la vez, por lo que contar con la guía PMBOK será de gran utilidad para darte una visión clara y precisa de qué hacer para administrar y dirigir de forma óptima tus planes y procesos de tu empresa. Si bien no es el único modelo de gestión que existe en el mercado, es uno de los estándares de gerencia de proyectos con mayor reconocimiento a nivel internacional. Y tú, ¿estás listo para ponerlo en práctica en tu organización?

Fuentes consultadas:

Post Mortem: Aprendiendo del éxito y fracaso de mi empresa

Post Mortem: Aprendiendo del éxito y fracaso de mi empresa

Existen varias causas para que un proyecto no haya logrado los resultados esperados. Por ello, el análisis post mortem será de gran ayuda, ya que se trata de una herramienta útil para evaluar los procesos que no cumplieron con los objetivos planteados. Conoce a mayor detalle sobre este concepto y cómo llevarlo a cabo en tu empresa en el siguiente post.

¿Qué es el análisis post mortem?

Es una herramienta que se emplea una vez concluido el desarrollo de un proyecto. El objetivo principal es evaluar el proceso de la empresa con el equipo de trabajo, identificando las causas, acciones e impactos, así como oportunidades de mejora a corto, mediano y largo plazo.

Para el Project Management Institute (PMI), el análisis post mortem es una autopsia de un proyecto mediante la cual se pueden revisar los problemas y éxitos encontrados del proceso, además de que cualquier lección se puede utilizar para modificar y establecer prácticas y procedimientos del mismo.

“El deseo general es aprender de los errores y aprovechar los éxitos, de modo que los proyectos futuros puedan ejecutarse de manera más efectiva y eficiente”, precisa el PMI. Por ello, en su libro de conocimientos sobre gestión de proyectos, más conocida como Guía PMBOK, se refiere a esta práctica como reunión de lecciones aprendidas, debido a la retroalimentación que nos brindan acerca de un proceso en concreto.

¿Cómo aplico el análisis post mortem en mi empresa?

Si deseas llevar a cabo esta innovadora actividad en tu organización, te recomendamos los siguientes aspectos clave que necesitas tener en cuenta para lograr junto con tu equipo de trabajo un análisis post mortem exitoso:

Programa una reunión Se recomienda fijar esta actividad en una fecha cercana a la conclusión del proyecto. Esta acción servirá para que el equipo de trabajo nos brinde información fresca del proceso, teniendo presente no solo la documentación, sino también detalles únicos por parte de cada integrante a partir de su propia experiencia, siendo de suma importancia para este tipo de análisis.

Reúne a todo el equipo. Recuerda que en una reunión post mortem, no solo participan los directores o jefes del proyecto, se considera a todos los profesionales que fueron parte del desarrollo del plan ejecutado. Por ejemplo, en una campaña de lanzamiento de un producto, son partícipes diferentes áreas como marketing, comunicación, diseño, entre otras especialidades.

Evalúa el proyecto establecido. Una vez fijada la sesión por todo el equipo de trabajo, se procede a llevar a cabo el análisis post mortem. Por lo general, durante esta reunión se identifican las metas establecidas del proyecto, las acciones implementadas, eventos ocurridos como los principales resultados tanto objetivos (horas, costes y beneficios) como subjetivos (satisfacción del cliente y del equipo). De esta forma, se darán a conocer los problemas (causas e impactos) del proceso y sus respectivas soluciones. Esta práctica resulta beneficiosa para que la empresa no cometa los mismos errores y, por lo tanto, contribuya a su aprendizaje continuo.

Presentación del informe final. Terminada la reunión, es necesario realizar un documento por escrito con las conclusiones y el feedback obtenido del análisis post mortem. La información recopilada pasará a una carpeta de “autopsias” que estará al alcance del equipo de trabajo para cualquier consulta y si considere pertinente aplicar las soluciones correspondientes en los próximos proyectos de la empresa.

Considera que existen varios causas por lo que un proyecto no logró el éxito esperado, por ejemplo, falta de información o previsión, entre otros aspectos; por lo que esta clase de sesión es esencial para esclarecer los problemas con todo el equipo, encontrando soluciones efectivas al respecto. Asimismo, no olvides determinar con anticipación reglas o normas básicas, así como escoger a un moderador para un excelente desarrollo del análisis.

Beneficios del análisis post mortem

Recuerda que incorporar una cultura post mortem en tu empresa no solo evitará cometer menos errores en los proyectos futuros, sino también sacar provecho de una serie de beneficios como:

  • Aumento de la productividad del capital humano.
  • Mayor seguridad del personal para afrontar problemas en los procesos.
  • Mejora de las relaciones interpersonales y clima laboral, 
  • Promover entornos colaborativos con todas las áreas de la empresa.
  • Capacitación y aprendizaje continuo de los trabajadores.

Como habrás notado, el análisis post mortem resulta ser una herramienta gratificante para el equipo de trabajo y la compañía, ya que se aprenderá de los errores a partir de una evaluación transparente y constructiva. De esta forma, se eliminará culpas, resaltando tantos los aciertos y desaciertos de un proyecto, además, de observar al fracaso ya no como una experiencia negativa, sino como una oportunidad para el desarrollo y crecimiento de la organización.

Fuentes consultadas