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Desde hace un tiempo la manera de trabajar ha evolucionado ya no es necesario que todos estemos en el mismo lugar físico para poder llevar a cabo el trabajo. Tampoco es necesario, en muchos casos, cumplir con un horario riguroso que nos pida marcar tarjeta.

La evolución pasa por horarios específicos para quienes están estudiando, quienes tienen niños pequeños o algún problema familiar, hasta trabajar desde casa, el llamado teletrabajo. Estos cambios han derivado a que la logística de las oficinas también cambie y se adapte a estas novedades. El presente es la movilidad. Y estos cambios varían de acuerdo al rubro en el que nos desempeñamos.

Las agencias creativas, ya sean de relaciones públicas, publicidad o marketing tienen diversas necesidades en términos de tecnología y esas necesidades se satisfacen usando diversos equipos para cada oficina. Por ejemplo, en una agencia existen editores de vídeo y editores de fotografía, también hay redactores y quienes se dedican a la administración de la oficina.

¿Cómo organizar en cuanto a los equipos y sistemas operativos las herramientas de trabajo para cada quién?

Existen un par de tendencias que se centran en esas necesidades de movilidad. Y hoy hablaremos de ellas.

BYOD

¿Qué significan esas letras y qué significa implementar esa opción en nuestras oficinas y/o agencias?

BYOD hace referencia a Bring Your Own Device o Trae Tu Propio Equipo. Es una opción, cada vez más popular entre los creativos en las agencias.

Cada persona lleva su dispositivo personal a la oficina y se conecta a las redes de la misma para acceder a los correos corporativos, a data de la oficina y a la propia red de la organización.

Ventajas del BYOD

Esta opción es beneficiosa tanto para el colaborador como para la agencia. Por un lado, el colaborador puede usar el equipo qué más de adapta a su trabajo, está completamente familiarizado con la computadora y así el margen de problemas se reduce al mínimo.

Por el otro, también es beneficioso para la agencia porque no compra equipos que dificulten el trabajo, invertir en equipos que se vuelven obsoletos en corto tiempo, y lo más importante, es que incrementa la productividad.

Desventajas del BYOD

Ahora, esta modalidad tiene sus riesgos. Si cada quien usa su propio dispositivo, los responsables de informática de cada agencia deberá realizar un protocolo de seguridad. Es muy probable que sin ese protocolo los equipos sean potenciales víctimas de filtración de data sensible.

Como mencionamos antes, es necesario tener un protocolo de seguridad antes de implementar este modelo.

CYOD

Esta opción hace referencia a Choose Your Own Device, es decir, que cada quien puede tener la opción de elegir el equipo que resulte ideal para el tipo de trabajo que realiza. La organización tiene un listado de equipos y cada colaborador decide cuál usar.

En este caso ambos, tanto empresa como colaborador, invierten dinero en los equipos. Hay varias modalidades de compra, puede ser que la empresa pague una parte del equipo y el trabajador el resto, este puede comprar el equipo con facilidades de pago dadas por la agencia, o incluso puede usar la figura de leasing.

Ventajas del CYOD

Este modelo de movilidad puede resultar beneficioso tanto para la agencia como para los trabajadores. La agencia ya sabe cuánto dinero invertir en equipos, y puede presupuestar compra de nuevos equipos de acuerdo al uso de los mismos. Los usuarios pueden diseñar su dispositivo ideal de acuerdo al uso que le va a dar.

Sobre la seguridad de la data que se maneja, en estos casos, la empresa tiene mayor control, ya que la lista de equipos que ofrece a los trabajadores pueden tener características específicas de acuerdo a lo que los de IT pidan.

Desventajas del CYOD

Una de las desventajas es que los estudios demuestran que en este caso el dinero que se gasta en servicio técnico es mayor que en otras opciones de uso de equipos informáticos.  Al final, esto puede resultar en un gasto mayor para la agencia.

¿Qué opción elegir?

Ahora que hemos hablado de estas dos opciones, debemos comenzar a analizar cuál es la que más se adecúa a nuestro perfil, al tamaño de nuestra organización y a nuestro presupuesto. Sin dejar de lado lo más importante, la seguridad de la información que manejamos.

Lo ideal es que la opción que elijamos logre el balance ideal entre eficiencia, productividad y flexibilidad.  Ya que cada quien hace una tarea específica y necesita dispositivos físicos, hardware, que permitan realizar el trabajo de la mejor manera  así como programas o software.

Una vez más, la comunicación es fundamental. Antes de tomar una decisión debemos de conversar con nuestros equipos y conocer qué es lo que esperan de nosotros en ese aspecto. Consultar con especialista también es importante, pero siempre hablarlo con los usuarios finales de los equipos.

Una parte importante de la productividad se basa en las herramientas que brindamos para que alcancemos los objetivos. Escojamos la que les sirva a nuestros colaboradores y no lo que pensemos que nos conviene a nosotros.

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El post BYOD o CYOD ¿Cuál es la mejor opción para una agencia?aparece en el blog de Trend | Agencia de PR & Reputación. ¿Necesitas orientación o ayuda para tu marca en alguno de los temas que tratamos en este post? Comunícate con nosotros y te responderemos cuanto antes.

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Redactor en Trend
Este post ha sido escrito con mucho amor y consciencia por el equipo de redacción creativa de Trend.