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BYOD o CYOD ¿Cuál es la mejor opción para una agencia?

BYOD o CYOD ¿Cuál es la mejor opción para una agencia?

Desde hace un tiempo la manera de trabajar ha evolucionado ya no es necesario que todos estemos en el mismo lugar físico para poder llevar a cabo el trabajo. Tampoco es necesario, en muchos casos, cumplir con un horario riguroso que nos pida marcar tarjeta.

La evolución pasa por horarios específicos para quienes están estudiando, quienes tienen niños pequeños o algún problema familiar, hasta trabajar desde casa, el llamado teletrabajo. Estos cambios han derivado a que la logística de las oficinas también cambie y se adapte a estas novedades. El presente es la movilidad. Y estos cambios varían de acuerdo al rubro en el que nos desempeñamos.

Las agencias creativas, ya sean de relaciones públicas, publicidad o marketing tienen diversas necesidades en términos de tecnología y esas necesidades se satisfacen usando diversos equipos para cada oficina. Por ejemplo, en una agencia existen editores de vídeo y editores de fotografía, también hay redactores y quienes se dedican a la administración de la oficina.

¿Cómo organizar en cuanto a los equipos y sistemas operativos las herramientas de trabajo para cada quién?

Existen un par de tendencias que se centran en esas necesidades de movilidad. Y hoy hablaremos de ellas.

BYOD

¿Qué significan esas letras y qué significa implementar esa opción en nuestras oficinas y/o agencias?

BYOD hace referencia a Bring Your Own Device o Trae Tu Propio Equipo. Es una opción, cada vez más popular entre los creativos en las agencias.

Cada persona lleva su dispositivo personal a la oficina y se conecta a las redes de la misma para acceder a los correos corporativos, a data de la oficina y a la propia red de la organización.

Ventajas del BYOD

Esta opción es beneficiosa tanto para el colaborador como para la agencia. Por un lado, el colaborador puede usar el equipo qué más de adapta a su trabajo, está completamente familiarizado con la computadora y así el margen de problemas se reduce al mínimo.

Por el otro, también es beneficioso para la agencia porque no compra equipos que dificulten el trabajo, invertir en equipos que se vuelven obsoletos en corto tiempo, y lo más importante, es que incrementa la productividad.

Desventajas del BYOD

Ahora, esta modalidad tiene sus riesgos. Si cada quien usa su propio dispositivo, los responsables de informática de cada agencia deberá realizar un protocolo de seguridad. Es muy probable que sin ese protocolo los equipos sean potenciales víctimas de filtración de data sensible.

Como mencionamos antes, es necesario tener un protocolo de seguridad antes de implementar este modelo.

CYOD

Esta opción hace referencia a Choose Your Own Device, es decir, que cada quien puede tener la opción de elegir el equipo que resulte ideal para el tipo de trabajo que realiza. La organización tiene un listado de equipos y cada colaborador decide cuál usar.

En este caso ambos, tanto empresa como colaborador, invierten dinero en los equipos. Hay varias modalidades de compra, puede ser que la empresa pague una parte del equipo y el trabajador el resto, este puede comprar el equipo con facilidades de pago dadas por la agencia, o incluso puede usar la figura de leasing.

Ventajas del CYOD

Este modelo de movilidad puede resultar beneficioso tanto para la agencia como para los trabajadores. La agencia ya sabe cuánto dinero invertir en equipos, y puede presupuestar compra de nuevos equipos de acuerdo al uso de los mismos. Los usuarios pueden diseñar su dispositivo ideal de acuerdo al uso que le va a dar.

Sobre la seguridad de la data que se maneja, en estos casos, la empresa tiene mayor control, ya que la lista de equipos que ofrece a los trabajadores pueden tener características específicas de acuerdo a lo que los de IT pidan.

Desventajas del CYOD

Una de las desventajas es que los estudios demuestran que en este caso el dinero que se gasta en servicio técnico es mayor que en otras opciones de uso de equipos informáticos.  Al final, esto puede resultar en un gasto mayor para la agencia.

¿Qué opción elegir?

Ahora que hemos hablado de estas dos opciones, debemos comenzar a analizar cuál es la que más se adecúa a nuestro perfil, al tamaño de nuestra organización y a nuestro presupuesto. Sin dejar de lado lo más importante, la seguridad de la información que manejamos.

Lo ideal es que la opción que elijamos logre el balance ideal entre eficiencia, productividad y flexibilidad.  Ya que cada quien hace una tarea específica y necesita dispositivos físicos, hardware, que permitan realizar el trabajo de la mejor manera  así como programas o software.

Una vez más, la comunicación es fundamental. Antes de tomar una decisión debemos de conversar con nuestros equipos y conocer qué es lo que esperan de nosotros en ese aspecto. Consultar con especialista también es importante, pero siempre hablarlo con los usuarios finales de los equipos.

Una parte importante de la productividad se basa en las herramientas que brindamos para que alcancemos los objetivos. Escojamos la que les sirva a nuestros colaboradores y no lo que pensemos que nos conviene a nosotros.

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10 claves para ser una agencia más amigable con el medio ambiente

10 claves para ser una agencia más amigable con el medio ambiente

Vivimos en tiempos en que el calentamiento global, la depredación de recursos naturales y el efecto invernadero son problemas de impacto mundial que el mismo ser humano ha provocado a causa del mal uso de los recursos naturales y la contaminación ambiental. Por tal motivo, en diciembre de 1972, la Asamblea General de las Naciones Unidas designó el 5 de junio como Día Mundial del Medio Ambiente para sensibilizar a la sociedad respecto de la necesidad de preservar el medio ambiente que nos rodea, acoge y permite vivir en este planeta.

Si bien, para conservar el medio ambiente se necesita la interacción y articulación de los Estados y sus políticas públicas, empresas y sociedad, es sencillo comenzar a hacer pequeños cambios en nuestra vida cotidiana, que sumados contribuirán a conservar nuestro mundo para nosotros y las generaciones que vienen. Aquí te damos algunas recomendaciones para poner en práctica desde tu agencia o lugar de trabajo:

  1. Usa focos led: Apaga las luces cuando se está ausente de la oficina y utiliza focos ahorradores de luz, como los led que son menos contaminantes porque no tienen mercurio ni tungsteno. Además, reducen las emisiones de CO2 en un 80% y duran mucho más: hasta 45.000 horas de uso (más de 15 años, si la encendemos unas 8 horas al día) frente a los tradicionales focos incandescentes o los fluorescentes.

2. Apaga equipos: Desconecta los aparatos eléctricos que no se estén utilizando como computadoras, impresoras, fotocopiadoras, aire acondicionado, microondas. No solo se ahorrará energía cuidando el medio ambiente, sino también disminuirá el recibo de luz a fin de mes.

3. Utiliza menos papel: Conviértete en una oficina paperless. Reduce el número de impresiones y fotocopias para así utilizar la menor cantidad de papel y tinta, y recicla papel la cantidad de veces que se pueda.

4. Trabaja en la nube: Realiza trabajos en documentos web de forma colaborativa como Google Drive y coordinaciones por Trello, Hangouts, WhatsApp, Zoom, entre otras o través de las diversas redes sociales. Te recomendamos leer nuestro post: 10 + 1 aplicaciones imprescindibles para un PR

5. Selecciona la basura: Desagrega los residuos, incentivando el reciclaje sobre todo del plástico, el vidrio, el aluminio, el cartón, el tetrapack, etc. Estos materiales tienen diversos puntos de acopio en la ciudad para ser tratados, como los que tiene Recíclame.

6. Separa lo obsoleto: No combines la basura tecnológica (cds, celulares, cargadores, etc) con la tradicional. También hay puntos de recolección de este tipo de residuos en la ciudad.

7. No botes las pilas o baterías: Utilizar pilas recargables. Pero si se utilizan y desechan no botarlas, enviarlas a los centros de reciclaje correspondientes. Una sola pila de reloj puede contaminar hasta 600 mil litros de agua.

8. Cambia de transporte: Incentivar el transporte sustentable como las caminatas (para distancias cortas), bicicleta (para distancias medianas) y transportes en auto con compañeros de trabajo (movilidad pool), evitando así el uso excesivo del auto y por lo tanto la contaminación del aire (que es el tema de la edición de este año del Día del Medio Ambiente).

9. Home Office: Fomentar el teletrabajo o trabajo en casa, para ahorrar energía eléctrica (en  iluminación) y de combustible (en desplazamiento), esto dependerá de la confianza, compromiso y responsabilidad que exista en los equipos de trabajo que lo aplicarán en la empresa.

10. Recicla lo que puedas: Recicla, reduce y reusa la mayor cantidad de útiles y suministros de oficina, fomentando así la buena costumbre de hacerlo no solo en el centro de trabajo sino también en casa.

Las agencias  estamos llamadas a dedicar parte de nuestros esfuerzos a la implementación de políticas ambientales y a la realización de actividades dentro del entorno laboral para la preservación de nuestro medio ambiente ¿Qué otras cosas puedes hacer tú en tu trabajo para cuidar a nuestra madre tierra?

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¿Por qué las empresas aún envían documentos por fax?

¿Por qué las empresas aún envían documentos por fax?

El fax fue inventado hace más de 150 años y para su época supuso una enorme revolución en la forma en que las personas y organizaciones se comunicaban entre sí. Hoy, a pesar del gran desarrollo tecnológico de nuestros tiempos, el fax sigue siendo un valioso medio de comunicación para las empresas alrededor del mundo En este post te contamos cuáles son las ventajas que puede ofrecer el fax actualmente y por qué en la era de la inmediatez aún no es un aparato obsoleto.

El fax en 2018

Si bien su uso cotidiano ya no es masivo como lo fue hacia finales del siglo pasado, hay empresas que están volviendo a utilizar el fax como parte de sus tareas diarias. No en vano los principales proveedores del mundo siguen fabricando estos equipos. En nuestro país, la marca Canon incluye entre sus modelos de multifuncionales de la serie PIXMA G, impresoras que cuentan con la función de fax, lo que hace más fácil utilizar este sistema en la oficina o el hogar.

Envío de documentos legales

La hiperconectividad que vivimos hoy, nos permite comunicarnos e intercambiar información fácilmente. Sin embargo, en el aspecto legal aún se mantienen algunas reservas en cuanto al envío online de documentos oficiales o de valor. Esto ocurre en parte por las dificultades que existen aún para asegurar la autenticidad de la información que se envía por Internet. Especialmente al tratarse de documentos que incluyan firmas, el fax tiene mayor aceptación que el correo electrónico cuando se busca realizar un trámite, ya sea de una persona natural o jurídica.

Información más segura

A nivel empresarial en general, este sistema ofrece mayores garantías frente a los ataques informáticos, los virus o los hackers. El fax funciona mediante la línea de teléfono, la cual en la mayoría de casos es más segura pues intervenirla resulta más costoso y complejo.

Otra alternativa, es recurrir a una asesoría especializada que garantice la seguridad de nuestro entorno digital. Existen empresas que brindan servicios de ciberseguridad, a través de la incorporación de firewalls, servicios de encriptación y otras medidas de seguridad, especialmente útiles cuando se trabaja con información confidencial y procesos comerciales a través de la web.

Sin embargo, algunos usuarios aún no se sienten totalmente familiarizados con las nuevas tecnologías, por lo que ven en el fax una opción práctica y a la medida de sus necesidades. Esto sucede por lo general en las personas de mayor edad que vivieron en los “años dorados” del fax.

Comunicación interna

En ciertas organizaciones aún se estila hacer el envío de comunicaciones internas como memorándum o comunicados a través de fax. No solo en las grandes corporaciones, sino también en empresas medianas que tienen varios departamentos. Una de las razones es que muchas veces los correos se quedan rezagados en la bandeja de entrada del servidor, pudiendo pasar desapercibidos. En cambio el fax impreso tiene una mayor notoriedad para el receptor.

Otras ventajas

Entre otros motivos, el fax se hizo ampliamente popular porque permite enviar textos escritos a mano lo cual resulta muy práctico si se quiere enviar mensajes rápidos. Además, con su sistema es posible tener la seguridad de que el destinatario recibió el documento enviado, pues el fax imprime una nueva hoja a manera de confirmación.

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