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La escucha activa en una empresa es una práctica esencial para tener una comunicación eficaz con tu personal. Sin embargo, pocas empresas aplican el Town Hall Meeting, un espacio de diálogo entre los directivos y trabajadores. Conoce más sobre este novedoso recurso y cómo aplicarlo en tu organización en el siguiente artículo.

¿Qué es un Town Hall Meeting?

Es una reunión que tiene como propósito conectar a los ejecutivos de una empresa con sus trabajadores. El propósito principal de este evento es escuchar al equipo de trabajo. Asimismo, es una oportunidad para que los altos directivos traten asuntos importantes como resultados de proyectos, planes a futuro y cambios en la compañía.

El origen del Town Hall Meeting data del siglo XIX en Estados Unidos y Australia, siendo empleado en el ámbito político como una forma en la cual el gobierno escuchaba a sus ciudadanos. Con el transcurso de los años, este recurso fue adoptado en el sector empresarial, el cual tiene como objetivo fomentar la comunicación como pilar clave del éxito de una organización.

Paso a paso para realizar un Town Hall Meeting exitoso

Si tienes pensado llevar a cabo esta reunión en tu empresa; a continuación, te recomendamos seis pasos para realizarlo satisfactoriamente.

1.  Planifica con anticipación. Es necesario programar una fecha y hora en la cual todos los participantes tengan disponibilidad para asistir a este evento y evitar inconvenientes. Debes tener en cuenta que lo puedes realizar de forma presencial o virtualmente a través de Zoom, Meet, Teams, Hangouts, entre otras plataformas digitales.

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2. Define el objetivo principal. El tema es el eje central para desarrollar esta sesión entre los directivos y trabajadores de la empresa. Entre los asuntos más frecuentes que se aborda en este tipo de evento tenemos los siguientes:

  • Informar resultados recientes y cambios en la organización
  • Comunicar proyectos y lanzamientos futuros al personal.
  • Fortalecer la cultura interna de la compañía.

3. Ronda de preguntas y respuestas. Durante este espacio de diálogo es fundamental que los directivos escuchen todas las consultas, inquietudes y quejas de los trabajadores, así como responder a las interrogantes más importantes con respecto al asunto en cuestión. Si no alcanzará el tiempo, es ideal que se programe una nueva reunión para evitar vacíos o malentendidos posteriormente.

4. Reconoce el éxito de la empresa. Recuerda que en el Town Hall Meeting también puedes destacar los resultados positivos de la organización y el buen desempeño del equipo de trabajo. Además, puedes aprovechar este espacio para que el personal converse sobre puntos a mejorar en los proyectos y en la empresa, obteniendo un feedback directo.

5. Cierre con broche de oro. Se recomienda finalizar este evento con una celebración especial como por ejemplo: el cumpleaños de alguno de los integrantes del equipo, el reconocimiento del empleado del mes o hasta incluso festejar el aniversario de la compañía.

6. Envío del informe. Finalizada la reunión, es necesario realizar un resumen del tema abordado y sus respectivas conclusiones. Se recomienda grabar desde un inicio la sesión para adjuntarla como video junto con el documento. Al tener el informe completo se procede a mandarla por correo a todos los participantes, al igual que a las personas ausentes, para que todos estén informados de lo transcurrido en la conferencia.

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Es esencial designar previamente un moderador para evitar interrupciones cuando alguno de los asistentes desea tomar la palabra, además, de determinar un tiempo prudente por cada intervención para que todo el personal pueda participar del evento. Asimismo, se recomienda a las empresas realizar el Town Hall Meeting como máximo tres veces al año. Si se pasa este límite puede generar incertidumbre a los participantes, por lo que es necesario un buen uso de este recurso.

Beneficios del Town Hall Meeting

Esta reunión tiene como finalidad cerrar la brecha entre los altos directivos y trabajadores de una organización, sin embargo, el Town Hall Meeting también trae consigo más beneficios como por ejemplo:

  • Buen clima laboral.
  • Mayor transparencia empresarial.
  • Aumento de la productividad.
  • Promover espacios de diálogo y feedback entre el personal.
  • Empoderamiento y compromiso de los trabajadores con la compañía.

A raíz de la coyuntura de la pandemia, muchas empresas han optado por reunirse vía online, sacando provecho a la modalidad homeoffice. Sin embargo, si tu empresa ha vuelto a la presencialidad, lo puedes llevar a cabo en la misma empresa, pero siguiendo todos los protocolos de bioseguridad para evitar un posible contagio.

Así que no pierdas más tiempo, y fija una fecha en tu calendario desde ahora en adelante para acercar a ejecutivos y trabajadores a través de un espacio de diálogo y retroalimentación. No olvides que el enfoque central de esta sesión es la escucha activa, si la tenemos presente, lograremos una excelente comunicación entre todos. ¿Y tú estás listo para implementar el Town Hall Meeting en tu empresa? Anímate a ponerlo en práctica y cuéntanos tu experiencia.

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Fuentes consultadas

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Redactor en Trend
Este post ha sido escrito con mucho amor y consciencia por el equipo de redacción creativa de Trend.