En la publicación anterior, escribimos a propósito de las 12 cosas que toda área de marketing debe saber sobre trabajar con una agencia de PR y hoy nos toca hacer un poco de introspección entre nosotros: las agencias de relaciones públicas.
En las siguientes ideas, vamos a rescatar algunas consideraciones que debemos tomar en cuenta para hacer de nuestro trabajo el mejor y tener a clientes satisfechos y a periodistas interesados por el buen contenido e historias relevantes que creamos.
¡Y aquí van!
- Ponte en lugar del periodista cuando crees una historia: Recuerda, no estás haciendo publicidad para tu cliente, para eso hay profesionales especializados. Tu función como PR es brindar un excelente contenido que sea atractivo al periodista y su audiencia y que, a la vez, se positivo para tu cliente. Mira a la prensa como tu aliada y a tu cliente como una fuente de información de lujo. Recuerda también que tú no debes rogar para obtener una publicación y que el periodista tampoco debe actuar como si te estuviera haciendo un favor. El PR se trata de una relación de colaborativa entre prensa y agencia donde ambas partes ganan.
- Conoce a tu cliente y lo que sucede a tú alrededor: Constantemente debemos crear historias, pero si no conocemos en profundidad sobre lo que vamos a hablar, entonces tendremos una pobre producción de contenidos. Lo mejor que puedes hacer es darte el tiempo necesario (pero no abuses, eh) para conocer a tu cliente y sus productos, procesos, servicios, espíritu y ADN de su marca. Eso hará que luego exista una meta comunicación entre ambos y las cosas fluyan. Además, preocúpate por saber cuáles son las fechas importantes, eventos, temporadas y demás que están relacionadas con la marca. Todas ellas son excelentes oportunidades para generar buenas y noticiables historias.
- No te lances sin haber consultado antes a tu cliente: A veces, la emoción nos embarga y tomamos decisiones proactivas Recuerda que el botón send es poderoso y puede ser muy riesgoso lanzar información sin haber tenido la aprobación final del cliente. Parece obvio, pero puede pasar. Recuerda que en tus manos está el poder y responsabilidad de construir una buena reputación para tu cliente… o destruirla.
- Revisa, revisa y revisa la información antes de enviarla: Esto tiene que ver mucho con el punto anterior. Una diferencia en un cero o cualquier cifra o cita, podría llevar a tu cliente a tener una crisis de comunicación y reputación. Por eso, sé muy cuidadoso al momento de manejar estos datos y, si no estás seguro, espera, consulta y verifica con el encargado de la cuenta que todo esté correcto antes de mandarlo.
- Elige el formato correcto para la acción con la prensa: Aquí tienes que tener mucho cuidado y evaluar cuál es el motivo y mensaje que deseas comunicarle a la prensa y qué tipo de acción amerita. Por ejemplo, todo no merece la organización de una conferencia de prensa. ¿Te imaginas una sala vacía? Eso sería terrible para ti como PR y también para tu cliente, un golpe directo a la autoestima de comunicador. Existen muchas herramientas como entrevistas one to one, reportajes, notas, y más que te permitirán generar buenas historias y contenidos atractivos.
- Más no siempre es mejor: No siempre tener una mayor cantidad de impactos se traduce en mejores resultados para tu cliente. En todo momento debe primar la transparencia y saber cuáles son realmente los medios idóneos para que el contenido generado con tu cliente, tenga un espacio informativo. Existen muchos medios y cada uno de ellos tiene un tipo de público que lo consume. Fíjate si ese público está alineado con las necesidades de tu cliente y, si es así, adelante. A veces es mejor tener menos impactos, pero de mejor calidad a tener muchos impactos en medios que son irrelevantes o de relleno para tu cliente.
- Usa las redes sociales para aumentar tus contactos: Hace mucho tiempo que Internet dejó de usarse solo para mandar correos. Sácale provecho a sus redes sociales y enriquece tus redes de contactos. Por ejemplo ¿Hace cuánto que no actualizas tu Linkedin? ¿Te das tiempo para navegar y encontrar perfiles afines a tu trabajo? Seguro que usas Twitter ¿Cierto, no? Pero ¿Tienes listas? En esta red social están muchos medios y periodistas y pueden ser una excelente fuente de información y difusión de tu contenido. Además, existen diversas aplicaciones para sacarle provecho a los contactos y que son muy fáciles de usar. En un próximo post nos dedicaremos a este útil tema J
- Nunca prometas medios específicos: Sabemos que tu cliente tiene necesidades de comunicación y preferencias por ciertos medios de comunicación, pero es un error prometerle obtener una publicación en un medio específico. Por más que tengas un excelente contacto periodístico allí, nada ni nadie te asegura que tu información será usada como insumo por la prensa. Recuerda que la noticia pasa por muchos filtros y cualquier cosa puede suceder. Es mejor transparente y proponer varios tipos de medios y temáticas de acuerdo a las necesidades del cliente.
- Tienes la autoridad para decirle a tu cliente si un tema no es noticiable: Seguro que llevas tiempo trabajando en esto y has desarrollado un excelente olfato para saber qué temas funcionan y cuáles no. Parte de la buena relación con tu cliente, es la confianza que éste deposita en ti para que lo asesores y guíes en el (emocionante) mundo del PR. Entonces, si crees que algún tema propuesto por el cliente tiene pocas posibilidades de ser noticiable, es mejor que pongas paños fríos y le digas la verdad. Imagínate: si se crean expectativas que podrían no ser satisfechas, tu credibilidad y profesionalismo como PR podría verse dañado.
- Siempre ten un plan B, C y D: A menudo, puede suceder que las cosas no salgan como esperabas, por eso es muy importante que siempre tengas un plan de contingencia por si algo no funciona. Siempre ponte al menos en dos situaciones malas y planea una respuesta, salida o solución para cada una de ellas. Te ayudará a prever cualquier problema potencial y te salvará de pasar malos momentos con tu cliente o con la prensa.
- No dejes que se te escapen las buenas ideas: No lo neguemos, los PR somos creativos. Siempre estamos imaginándonos nuevos mundos, historias y muchas veces volamos sobre nuestras ideas. Pero seguro que te ha pasado que esa iluminación creativa fue interrumpida por una llamada o notificación y luego, sin más, desapareció. Para evitar eso, siempre toma apuntes, en una libreta o en cualquier aplicación de Smartphone. Incluso puedes hacerlo a la antigua y grabar notas de audio en tu teléfono. Personalmente prefiero tomar notas a mano, porque siento que fluyen mejor las ideas.
Y a ti ¿Qué otras ideas se te ocurren para hacer mejor nuestro trabajo?
Hola, soy Augusto Ayesta Astorne, director gerente de Trend | Agencia de PR & Reputación. Mi vida y pasión es ayudar a las empresas y personas a crear y contar sus historias a través del PR & Social Media.
En mi día a día, creo y gestiono estrategias de relaciones públicas, comunicación y reputación online. De vez en cuando doy conferencias y colaboro con los medios de comunicación sobre lo que me gusta. :)
En mi día a día, creo y gestiono estrategias de relaciones públicas, comunicación y reputación online. De vez en cuando doy conferencias y colaboro con los medios de comunicación sobre lo que me gusta. :)
