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10 +1 ideas que todo PR debería considerar para su trabajo

10 +1 ideas que todo PR debería considerar para su trabajo

En la publicación anterior, escribimos a propósito de las 12 cosas que toda área de marketing debe saber sobre trabajar con una agencia de PR y hoy nos toca hacer un poco de introspección entre nosotros: las agencias de relaciones públicas.

En las siguientes ideas, vamos a rescatar algunas consideraciones que debemos tomar en cuenta para hacer de nuestro trabajo el mejor y tener a clientes satisfechos y a periodistas interesados por el buen contenido e historias relevantes que creamos.

¡Y aquí van!

  1. Ponte en lugar del periodista cuando crees una historia: Recuerda, no estás haciendo publicidad para tu cliente, para eso hay profesionales especializados. Tu función como PR es brindar un excelente contenido que sea atractivo al periodista y su audiencia y que, a la vez, se positivo para tu cliente. Mira a la prensa como tu aliada y a tu cliente como una fuente de información de lujo. Recuerda también que tú no debes rogar para obtener una publicación y que el periodista tampoco debe actuar como si te estuviera haciendo un favor. El PR se trata de una relación de colaborativa entre prensa y agencia donde ambas partes ganan.
  1. Conoce a tu cliente y lo que sucede a tú alrededor: Constantemente debemos crear historias, pero si no conocemos en profundidad sobre lo que vamos a hablar, entonces tendremos una pobre producción de contenidos. Lo mejor que puedes hacer es darte el tiempo necesario (pero no abuses, eh) para conocer a tu cliente y sus productos, procesos, servicios, espíritu y ADN de su marca. Eso hará que luego exista una meta comunicación entre ambos y las cosas fluyan. Además, preocúpate por saber cuáles son las fechas importantes, eventos, temporadas y demás que están relacionadas con la marca. Todas ellas son excelentes oportunidades para generar buenas y noticiables historias.
  1. No te lances sin haber consultado antes a tu cliente: A veces, la emoción nos embarga y tomamos decisiones proactivas Recuerda que el botón send es poderoso y puede ser muy riesgoso lanzar información sin haber tenido la aprobación final del cliente. Parece obvio, pero puede pasar. Recuerda que en tus manos está el poder y responsabilidad de construir una buena reputación para tu cliente… o destruirla.
  1. Revisa, revisa y revisa la información antes de enviarla: Esto tiene que ver mucho con el punto anterior. Una diferencia en un cero o cualquier cifra o cita, podría llevar a tu cliente a tener una crisis de comunicación y reputación. Por eso, sé muy cuidadoso al momento de manejar estos datos y, si no estás seguro, espera, consulta y verifica con el encargado de la cuenta que todo esté correcto antes de mandarlo.
  1. Elige el formato correcto para la acción con la prensa: Aquí tienes que tener mucho cuidado y evaluar cuál es el motivo y mensaje que deseas comunicarle a la prensa y qué tipo de acción amerita. Por ejemplo, todo no merece la organización de una conferencia de prensa. ¿Te imaginas una sala vacía? Eso sería terrible para ti como PR y también para tu cliente, un golpe directo a la autoestima de comunicador. Existen muchas herramientas como entrevistas one to one, reportajes, notas, y más que te permitirán generar buenas historias y contenidos atractivos.

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  1. Más no siempre es mejor: No siempre tener una mayor cantidad de impactos se traduce en mejores resultados para tu cliente. En todo momento debe primar la transparencia y saber cuáles son realmente los medios idóneos para que el contenido generado con tu cliente, tenga un espacio informativo. Existen muchos medios y cada uno de ellos tiene un tipo de público que lo consume. Fíjate si ese público está alineado con las necesidades de tu cliente y, si es así, adelante. A veces es mejor tener menos impactos, pero de mejor calidad a tener muchos impactos en medios que son irrelevantes o de relleno para tu cliente.
  1. Usa las redes sociales para aumentar tus contactos: Hace mucho tiempo que Internet dejó de usarse solo para mandar correos. Sácale provecho a sus redes sociales y enriquece tus redes de contactos. Por ejemplo ¿Hace cuánto que no actualizas tu Linkedin? ¿Te das tiempo para navegar y encontrar perfiles afines a tu trabajo? Seguro que usas Twitter ¿Cierto, no? Pero ¿Tienes listas? En esta red social están muchos medios y periodistas y pueden ser una excelente fuente de información y difusión de tu contenido. Además, existen diversas aplicaciones para sacarle provecho a los contactos y que son muy fáciles de usar. En un próximo post nos dedicaremos a este útil tema J
  1. Nunca prometas medios específicos: Sabemos que tu cliente tiene necesidades de comunicación y preferencias por ciertos medios de comunicación, pero es un error prometerle obtener una publicación en un medio específico. Por más que tengas un excelente contacto periodístico allí, nada ni nadie te asegura que tu información será usada como insumo por la prensa. Recuerda que la noticia pasa por muchos filtros y cualquier cosa puede suceder. Es mejor transparente y proponer varios tipos de medios y temáticas de acuerdo a las necesidades del cliente.
  1. Tienes la autoridad para decirle a tu cliente si un tema no es noticiable: Seguro que llevas tiempo trabajando en esto y has desarrollado un excelente olfato para saber qué temas funcionan y cuáles no. Parte de la buena relación con tu cliente, es la confianza que éste deposita en ti para que lo asesores y guíes en el (emocionante) mundo del PR. Entonces, si crees que algún tema propuesto por el cliente tiene pocas posibilidades de ser noticiable, es mejor que pongas paños fríos y le digas la verdad. Imagínate: si se crean expectativas que podrían no ser satisfechas, tu credibilidad y profesionalismo como PR podría verse dañado.
  1. Siempre ten un plan B, C y D: A menudo, puede suceder que las cosas no salgan como esperabas, por eso es muy importante que siempre tengas un plan de contingencia por si algo no funciona. Siempre ponte al menos en dos situaciones malas y planea una respuesta, salida o solución para cada una de ellas. Te ayudará a prever cualquier problema potencial y te salvará de pasar malos momentos con tu cliente o con la prensa.
  1. No dejes que se te escapen las buenas ideas: No lo neguemos, los PR somos creativos. Siempre estamos imaginándonos nuevos mundos, historias y muchas veces volamos sobre nuestras ideas. Pero seguro que te ha pasado que esa iluminación creativa fue interrumpida por una llamada o notificación y luego, sin más, desapareció. Para evitar eso, siempre toma apuntes, en una libreta o en cualquier aplicación de Smartphone. Incluso puedes hacerlo a la antigua y grabar notas de audio en tu teléfono. Personalmente prefiero tomar notas a mano, porque siento que fluyen mejor las ideas.

Y a ti ¿Qué otras ideas se te ocurren para hacer mejor nuestro trabajo?

12 cosas que toda área de marketing debe saber sobre trabajar con una agencia de relaciones públicas

12 cosas que toda área de marketing debe saber sobre trabajar con una agencia de relaciones públicas

Trabajar con una agencia de relaciones públicas puede traerle muchas ventajas a una compañía, como contar con un equipo realmente especializado en el tema, ahorrar en gastos de personal, tener ideas frescas  y relevantes para comunicar y muchas cosas más.

Generalmente, y si el tamaño de la empresa lo permite, la relación cliente – agencia se intermedia a través del equipo de comunicación del primero, pero en muchos casos es el departamento de marketing el responsable de esta (divertida) función.

Para que esta relación dé frutos, es importante que las áreas de marketing conozcan a fondo el funcionamiento de las relaciones públicas y sus herramientas como el publicity. En ese sentido, si ambos equipos están alineados, es seguro que el trabajo conjunto que realicen -cada uno desde su especialidad- ayudará a lograr los objetivos de la empresa.

Y bueno, aquí van nuestras recomendaciones:

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  1. Números y cifras son buenos acompañantes: Salvo que sean contenidos de lifestyle, a la prensa le interesa mucho las cifras, datos y tendencias del mercado. Y si es local, mucho mejor. El cliente siempre tiene esta información a la mano o en todo caso se puede recoger fácilmente de los números que rodean su propia actividad.
  2. La opinión del experto, vale mucho: Trabajar la vocería de los directivos de la empresa es una técnica que funciona muy bien, genera buena reputación y favorece a la empresa. Además, es relativamente fácil porque estos profesionales siempre tienen una visión completa del mercado donde operan. ¡Hay que aprovecharlos!
  3. Las infografías funcionan muy bien: Si tienes un equipo de diseño a la mano, transforma tu información en infografías. Es una buena práctica y te ayudará a obtener espacios en medios alternativos -especialmente en online- favoreciendo tu posicionamiento en internet.
  4. Es bueno trabajar exclusivas: Seamos sinceros, los periodistas son celosos con su información y es mejor que trabajes junto a tu agencia de PR contenidos exclusivos para determinados medios. Si conoces sus expectativas de información, ten por seguro que podrás producir mucho contenido de utilidad. La cantidad de impactos que obtendrás será menor, pero de hecho será de mejor calidad. Aquí la clave es segmentar tus medios.
  5. No puedes controlar el titular de la publicación: Por más que todos lo deseemos, no se puede tomar control absoluto del enfoque que el periodista le dará a su nota con la información brindada. De hecho, una buena agencia de PR buscará construir un mensaje que sea interesante y relevante para el periodista y que al mismo tiempo beneficie al cliente.
  6. Es posible que hayan cambios a última hora: Siempre ten en cuenta que una conferencia, entrevista o nota con la prensa, puede ser cancelada a última hora (especialmente si el motivo no es de coyuntura) y puede ser reprogramado fácilmente. Solo queda tener paciencia y poner en agenda una nueva fecha. Todo se puede solucionar, no pierdas la calma.
  7. Si el vocero es aburrido, no saldrá la información (o la recortarán): No importa si eres muy amigo del periodista. Si la información que tu vocero va a comunicar no es valiosa, tu noticia corre el riesgo de no salir o salir muy pequeñita. Por eso, siempre debes estar muy bien preparado y pensar en el interés del periodista, no solo del cliente.
  8. Debes ser flexible con el periodista y sus tiempos: Es bastante posible que el periodista llegue algo tarde a la comisión. Sé paciente y espéralo. Recuerda que su agenda puede ser muy apretada y a veces el tráfico no ayuda para nada. Además, es mejor esperar que cancelar la nota.
  9. El periodista es un aliado, no trabaja para ti ni para la agencia: Aquí es importante entender que entre la agencia de PR y los periodistas existe una relación colaborativa. Nosotros les brindamos buen contenido que tendrá un espacio editorial en sus medios. Pero por ningún motivo se puede controlar ningún aspecto del trabajo del periodista. Eso es considerado una falta de ética profesional en desmedro de la labor periodística. Eso también aplica a las presiones por obtener la publicación en una página o día específico. Ningún PR puede asegurar al 100% la publicación en un medio a menos que este le pertenezca.
  10. No te excuses en el “poder de negociación” de la agencia si algo no sale como se planeó: Siempre hay imponderables y a veces la noticia pasa por muchos filtros antes de ser publicada. Recuerda, es una agencia de PR, no una empresa de lobby. En todo caso, siempre existe la oportunidad de cambiar el enfoque o reprogramar las cosas con la prensa.
  11. Esto no es publicidad, es puro contenido, mientras más publicitario sea tu titular, hay menos probabilidad de que te publiquen: No seas egocéntrico. Las noticias corporativas o enfocadas solo en tu marca, funcionan pero no siempre. Busca información que sea relevante para el periodista y su público.
  12. No todo es comunicable: Por más deseos que tengas de comunicar muchas cosas interesantes de tu empresa, es bueno que trabajes de la mano de tu agencia para ver cuáles historias son noticiables y cuáles no. Por ejemplo, pintar tus oficinas de rojo no es una noticia, pero donar muchos galones de pintura a una buena causa, sí podría serlo.

¿Qué opinas? Tus comentarios son bienvenidos :)

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