5 claves para usar las redes sociales en la cobertura de un evento
Los eventos son una excelente oportunidad para acercar la marca a los usuarios. Y, gracias a las redes sociales, ese efecto se multiplica de forma exponencial. Este canal de comunicación nacido en la era digital, es en la actualidad uno de los medios de mayor alcance e impacto en los públicos.
En nuestro trabajo, colaborando con organizaciones, hemos participado en la cobertura de numerosos eventos empleando estrategias offline y online. En base a nuestra experiencia, y de la mano de nuestro Equipo Digital, te mostramos cinco claves para cubrir un evento en redes sociales:
1. Definición de objetivos
El primer paso para organizar la cobertura de un evento es tener claros los objetivos. De acuerdo a las necesidades del cliente y a lo que podemos proponer como consultores, se definirá de qué forma y con qué propósito utilizaremos las plataformas digitales.
“La idea de cubrir un evento en redes es generar una mayor exposición de la marca en sus canales digitales. Es una buena estrategia para dar a conocer los productos/servicios de una empresa o generar branding para fidelizar a los clientes”, comenta Omar González, social media manager de la agencia.
Actualmente, son cada vez más los eventos que basan gran parte de su estrategia de comunicación en las redes sociales, tanto para el evento en sí, como para las fases previas y posteriores al mismo. Esto busca generar mayor engagement con los usuarios y llegar a una mayor audiencia.
De otro lado, también hay casos en que la cobertura se limita a un registro fotográfico o audiovisual para generar contenido posteriormente. Por ejemplo, las actividades internas de las compañías.
2. Planificación del trabajo
Una vez que tenemos la tarea asignada, lo siguiente en la lista es organizar cómo la llevaremos a cabo. Si ya conocemos la fecha, lugar y hora en que se dará el evento, como agencia debemos establecer los recursos que serán requeridos.
Dependiendo del tipo de cobertura que hagamos, será necesario enviar de comisión a una, dos o más personas durante el desarrollo del evento. Es importante agendar estas fechas con el equipo de forma anticipada, para así evitar los cruces de actividades.
También es clave conocer todo sobre el evento. Si no es organizado directamente por nuestro cliente, ¿quién lo organiza y con qué fines?¿Qué otras organizaciones participan? ¿Qué personalidades estarán presentes? Todo esto nos puede dar ideas para la generación de contenidos.
Por otro lado, debemos considerar las características del lugar y la hora, para saber qué equipos o implementos técnicos son necesarios. Además, no debemos olvidar hacer las coordinaciones necesarias para que nuestro equipo pueda realizar su trabajo sin imprevistos. Por ejemplo, gestionar las acreditaciones si estas fueran necesarias.
3. Revisión de aspectos técnicos
Hoy, se espera que los contenidos de imagen y video en internet tengan una calidad óptima, por lo que es necesario contar con equipos de nivel profesional. Una cámara fotográfica es esencial, sin embargo, los nuevos formatos digitales exigen dispositivos móviles de alta capacidad y autonomía de funcionamiento.
Al respecto de estos requerimientos técnicos, Omar señala: “Es importante tener un dispositivo con una buena cámara, esto permite tener un mejor detalle del evento, como también debemos asegurarnos de obtener buena iluminación y un equipo de sonido que grabe en una alta calidad”.
Asimismo, mientras más complejos sean los contenidos planteados, serán mayores los requerimientos técnicos. De esta manera, si queremos hacer una transmisión en vivo, se necesitarán algunos elementos adicionales a una cobertura convencional.
“Es necesario contar con un punto de acceso a internet, ya sea a través de un módem portátil o con el mismo paquete de datos del dispositivo con el que se grabe. Aunque, si se utiliza un paquete de datos móviles que no es ilimitado, este se puede terminar y, por consiguiente, fallar o cortarse la transmisión”, indica nuestro especialista digital.
4. Interacción y monitoreo
Una de las herramientas más utilizadas, es crear un hashtag especial para que los usuarios puedan compartir sus publicaciones e identificar más fácilmente el contenido referido al evento. También se pueden hacer concursos o sorteos para animar a la audiencia a participar.
En el caso de las transmisiones en vivo, hacer una entrevista es un recurso que resulta bastante eficaz. Aunque, es oportuno estar preparados para el volumen de reacciones del público. Tal como indica Omar: “Aquí la idea es trabajar en conjunto a todo el área digital. Mientras se está grabando, un community manager debería monitorear la transmisión para poder contestar cualquier pregunta que se haga en tiempo real”.
Algo que debemos recordar siempre, es que -más allá del tipo de contenido- no es conveniente publicar en exceso, pues podemos llegar a saturar a nuestros seguidores.
5. Análisis y evaluación
Como consultora, debemos entregar resultados tangibles a nuestro cliente, por ello la importancia de las métricas. Además, es la única manera de conocer qué tan eficaz han sido nuestras acciones y de qué forma podemos mejorar en futuras ocasiones.
Por suerte, en el entorno digital hay una gran cantidad de herramientas de medición, empezando por las de las propias redes. “Ahora podemos saber en tiempo real qué tan efectiva ha sido la transmisión en vivo. Existen métricas con las que podemos saber, cuánta gente estuvo conectada, cuantas reacciones se generaron, cuanta gente compartió el contenido, entre otros”, explica nuestro social media manager.
Aparte de los indicadores de social media, podemos acceder a valiosa información de parte de los propios usuarios. A través de los mensajes y comentarios, obtenemos un importante feedback sobre el evento. Incluso en algunas estrategias se incluyen encuestas al final del evento, para obtener información más específica.
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