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En el mundo de la consultoría en comunicación estratégica, crear y gestionar un calendario editorial de contenidos noticiosos para una marca no es tarea fácil y no responde al antojo del cliente o de la agencia. Por el contrario, refleja el desarrollo de una verdadera narrativa en función de diversos factores que, comprendidos y alineados con la visión de la organización, las necesidades de los medios y del mercado, puede tener excelentes resultados.

A continuación, compartimos los criterios que utilizamos como agencia de relaciones públicas (PR) para determinar, junto a nuestros clientes, las historias que desarrollamos mes a mes para diversos medios y plataformas de comunicación online y offline:

1. Objetivos y plan de marketing del cliente:

En la práctica, los objetivos y el plan de marketing de nuestros clientes son el primer acercamiento que tenemos como agencia de relaciones públicas y reputación. Con ellos iniciamos el proceso de desarrollo de la estrategia de comunicación.

En esta etapa, es necesario desarrollar algún tipo de investigación en comunicación sobre el estado actual de la reputación de la marca entre sus públicos de interés. Así lograremos obtener una visión de la realidad más integrada y no solo desde el punto de vista del cliente.

En la sociedad digital e hiperconectada donde vivimos, el posicionamiento desarrollado por una marca (desde su visión, misión, valores, propósito, hasta su identidad y cultura corporativa) siempre será un deseo y una aspiración.

Nos encontramos en un entorno en el que los mensajes ya no son unilaterales y las narrativas que consumimos en los medios tradicionales y digitales son construidas por diversas personas, marcas e instituciones (stakeholders). Y todos ellos tienen algún tipo de contacto con nuestro cliente.

Estos contenidos generados desde la comunidad pueden ser positivos o negativos, y nuestro trabajo como agencia busca, entre otras cosas, que el posicionamiento deseado por la marca llegue a esta comunidad de la forma más cercana a su concepción inicial.

Precisamente, a partir del posicionamiento deseado por nuestros clientes, comenzamos a definir la estrategia para crear las historias que, con un contenido verdadero y noticioso, marcarán el camino para que la marca empiece a ganar un espacio en la mente de sus diferentes públicos.

Sin embargo, es muy importante recordar que esta comunicación siempre será intermediada por un tercero: un periodista, editor, redactor, blogger o influencer, que representa a un medio de comunicación tradicional o digital.

Entendamos que, en este contexto, un blog especializado o un creador de contenido en Instagram o YouTube también puede ser entendido como un medio de comunicación. Estos espacios contienen líneas editoriales, intereses empresariales y políticos de diversa índole. Todos ellos son válidos y de una u otra forma impactan en la forma y fondo de los contenidos que comparten.

Nuestro trabajo consiste en lograr el delicado equilibrio entre la necesidad de visibilidad y notabilidad del cliente; la necesidad periodística e informativa del medio; los intereses que se desprenden de ella y, finalmente, la necesidad de generar contenido de valor y entretenimiento para el público.

Dentro de la planificación de marketing de nuestros clientes existen actividades y promociones que, previa evaluación de su real impacto en el mercado y capacidad de convertirse en noticia, también podemos integrar al calendario de historias de relaciones públicas que trabajaremos con los medios de comunicación:

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a. Calendario de actividades de la marca:

Las marcas vigentes en el mercado desarrollan acciones diversas: activaciones, capacitaciones y formaciones, conferencias, lanzamientos, firma de convenios, acciones de responsabilidad social y muchos otros formatos.

En este caso, nuestro trabajo comienza comunicando estas actividades a las audiencias claves, vía los canales adecuados y buscando puntos de interés mutuo entre la empresa y el público. Lo podemos hacer por medios propios como el sitio web, blog y las redes sociales, pero también a través de noticias en los medios de comunicación.

Es allí donde, gracias a nuestra experiencia en prensa, incorporamos elementos informativos que, sin este tratamiento puntual y estratégico, quedarían en el ámbito corporativo interno o de comunicación directa para sus medios propios, sin generar interés periodístico alguno.

Los datos de mercado, cifras, estudios y cualquier información que pueda contextualizar lo que está sucediendo en la empresa, van a contribuir a que la historia sea importante para la prensa especializada o generalista.

Por ejemplo: no es lo mismo pintar todo nuestro edificio con una pintura clásica, que hacerlo con una libre de minerales tóxicos y que, además, absorbe la radiación UV y el CO2. Eso es noticia.

b. Calendario promocional

Algunos de nuestros clientes, especialmente los que comercializan algún tipo de producto, cuentan con un calendario promocional mensual con una impronta claramente comercial. Esta planificación determina qué productos o marcas recibirán impulso para su comercialización.

Ya sea a través de acciones de marketing y publicidad para diferentes espacios, al igual que el canal moderno o tradicional, desde las relaciones públicas apoyamos este calendario generando historias que se conviertan en noticia y que, además, incluyan a estos productos dentro de sus contenidos.

Con esfuerzo y con la claridad de saber la diferencia entre publicidad y relaciones públicas, el cliente puede obtener una mayor visibilidad en el ecosistema de medios de comunicación que maneja.

2. Coyuntura

La coyuntura es un elemento que impacta muchísimo en los temas que pueden surgir dentro de las estrategias de relaciones públicas. De hecho, aunque la planificación es muy importante para cumplir con los objetivos de posicionamiento del cliente, es fundamental estar atentos a lo que sucede día a día en el país y del mercado en donde se desenvuelve la marca.

Temas y preocupaciones del ámbito político, social, deportivo, ambiental; al igual que los grandes acontecimientos o noticias puntuales del sector de nuestros clientes, son oportunidades que no podemos dejar de pasar para hacer llegar la voz de la empresa a sus audiencias a través de los medios de comunicación y a partir de la opinión de un vocero de la marca.

Hacer del contexto una oportunidad es una de las principales funciones que cumplimos como asesores en relaciones públicas y reputación. El sentido de urgencia ante un evento coyuntural inesperado y la rápida respuesta, va a ser una semilla que a lo largo del tiempo rendirá buenos frutos en la relación entre la prensa y la empresa.

Además, vale recordar que, si la prensa necesita información de un experto sobre determinado tema coyuntural y la marca no la puede proporcionar por cualquier razón válida, siempre habrá otro actor del mercado, generalmente un competidor, que podrá satisfacer esa necesidad. Y al cubrir ese vacío informativo del periodista, quien lo haga “llevará agua para su molino” y cosechará esa buena semilla para su beneficio. No debemos dejar que pase eso.

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3. Fechas y temporadas recurrentes

Existen temporadas y fechas recurrentes: Navidad, fiestas patrias, cambios de estación, temporada escolar y universitaria, los días de la madre y del padre, entre otras más, que marcan no solo la pauta comercial, sino también la informativa.

Por ello, es una necesidad para la marca contar con información relevante y útil para estas ocasiones, siempre y cuando sean estratégicas para el posicionamiento que deseamos comunicar.

Desarrollar historias noticiables alrededor de estos temas genera oportunidades de exposición positiva para la marca y sus voceros. Además, la convierten en un elemento útil en la vida diaria de las personas que consumen contenidos de los medios.

Recordemos que, tal como lo dijo Google en su libro “El Momento Zero de la Verdad”, los contenidos útiles para la vida, los que ahorran tiempo y los que ahorran dinero son los favoritos por los usuarios de Internet.

La habilidad de la agencia de relaciones públicas consiste en saber conectar estas fechas y temporadas recurrentes con las actividades y razón de ser de la marca a la que representa. Cuando eso se logra, se obtienen contenidos muy relevantes y pertinentes que conectan con las audiencias de la empresa.

4. Necesidades de la prensa:

Esto va de la mano con la coyuntura porque la prensa siempre requiere de fuentes de información fidedignas para nutrir de contenido a sus producciones, investigaciones y publicaciones.

Una marca comprometida con la construcción de una reputación positiva y sostenible, siempre estará dispuesta a contribuir con las necesidades de información de los medios de comunicación, aunque a veces esto cueste algo de trabajo fuera del horario de oficina o un poco más de esfuerzo para obtener data de mercado.

Tengan por seguro que hacer todo esto vale la pena. Y es que lo que busca este trabajo entre el cliente y la agencia es, precisamente, llevar ese posicionamiento deseado a la realidad, en este caso, a través de noticias que impacten positivamente a la marca y comunidad.

Apoyar a la prensa en los momentos que lo necesite es un camino seguro para forjar una relación positiva de cooperación y beneficio mutuo; un claro Win-Win en el que vale la pena invertir tiempo y recursos.

5. Otros requerimientos del cliente:

Además del plan de marketing, la coyuntura, las fechas y temporadas recurrentes, y las necesidades de la prensa, existen requerimientos puntuales del cliente que surgen en el camino y se incorporan a las narrativas ya planificadas.

El deseo de posicionar a un vocero en especial como especialista en el tema que atañe a la marca, revertir un posicionamiento no deseado o reforzar determinado mensaje, son opciones válidas al momento de crear una historia noticiable que pueda impactar positivamente en la reputación del cliente.

En este tipo de situaciones, nos toca como agencia estar siempre atentos para evaluar la pertinencia y conveniencia de la historia, en función de la posición de la marca en el mercado y de la coyuntura.

Todos los deseos de exposición y posicionamiento de nuestros clientes son válidos, pero es importante también ser conscientes del mejor momento para producirlas y difundirlas. Nuestro trabajo diario con la prensa nos da la experiencia y autoridad para recomendar cuándo hacerlo.

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En una situación extraordinaria como una crisis de comunicación, las prioridades cambian temporalmente y siempre atenderemos el momento que atraviesa la empresa, activando los mecanismos necesarios para salvaguardar su reputación, en un contexto de transparencia y comunicación.

¿Es válido tocar temas que ya se han desarrollado anteriormente?  

Nuestra experiencia nos dice que sí es válido tocar temas que ya se han desarrollado, ya sea por la propia marca o por algún otro jugador del mercado, como otros competidores o diferentes expertos del sector. Las razones para hacerlo son las siguientes:

  • Información actualizada: hemos visto que existen fechas y temporadas recurrentes. Sin embargo, la información se actualiza año tras año y es importante que la marca se mantenga vigente. Si alguien busca un tema puntual y encuentra dos fuentes de información: una del año actual y otras de años pasados, es natural que se incline por tomar por válida la más reciente.
  • Favorece el posicionamiento (SEO) de la marca: mientras más contenido actual y vigente tenga la marca, la valoración de quien busque este contenido será mucho mejor. No obstante, también es importante actualizar las temáticas recurrentes.
  • Crea o estrecha las relaciones con la prensa: los periodistas cambian y no siempre van a ser las mismas personas a cargo de la redacción o producción de las noticias en los medios. Convertirse en una fuente de información habitual siempre va a ser positivo para la marca. Ser un “caserito” en fechas recurrentes va asegurar un espacio noticioso para los mensajes que deseemos transmitir.
  • Posiciona a la marca como experta en el tema que se desarrolla: además de ocuparse de las buenas relaciones con la prensa y generar contenido beneficioso para la marca, también va a posicionar a sus voceros como expertos en el tema que le compete. De hecho, siempre es importante actualizar el enfoque de la noticia y no dar lo mismo todos los años porque eso sí aburre y no aporta valor a ninguna de las partes.

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Augusto Ayesta
Hola, soy Augusto Ayesta Astorne, director gerente de Trend | Agencia de PR & Reputación. Mi vida y pasión es ayudar a las empresas y personas a crear y contar sus historias a través del PR & Social Media.

En mi día a día, creo y gestiono estrategias de relaciones públicas, comunicación y reputación online. De vez en cuando doy conferencias y colaboro con los medios de comunicación sobre lo que me gusta. :)