por Trend | 12 diciembre 2018 | Digital
Los eventos son una excelente oportunidad para acercar la marca a los usuarios. Y, gracias a las redes sociales, ese efecto se multiplica de forma exponencial. Este canal de comunicación nacido en la era digital, es en la actualidad uno de los medios de mayor alcance e impacto en los públicos.
En nuestro trabajo, colaborando con organizaciones, hemos participado en la cobertura de numerosos eventos empleando estrategias offline y online. En base a nuestra experiencia, y de la mano de nuestro Equipo Digital, te mostramos cinco claves para cubrir un evento en redes sociales:
1. Definición de objetivos
El primer paso para organizar la cobertura de un evento es tener claros los objetivos. De acuerdo a las necesidades del cliente y a lo que podemos proponer como consultores, se definirá de qué forma y con qué propósito utilizaremos las plataformas digitales.
“La idea de cubrir un evento en redes es generar una mayor exposición de la marca en sus canales digitales. Es una buena estrategia para dar a conocer los productos/servicios de una empresa o generar branding para fidelizar a los clientes”, comenta Omar González, social media manager de la agencia.
Actualmente, son cada vez más los eventos que basan gran parte de su estrategia de comunicación en las redes sociales, tanto para el evento en sí, como para las fases previas y posteriores al mismo. Esto busca generar mayor engagement con los usuarios y llegar a una mayor audiencia.
De otro lado, también hay casos en que la cobertura se limita a un registro fotográfico o audiovisual para generar contenido posteriormente. Por ejemplo, las actividades internas de las compañías.
2. Planificación del trabajo
Una vez que tenemos la tarea asignada, lo siguiente en la lista es organizar cómo la llevaremos a cabo. Si ya conocemos la fecha, lugar y hora en que se dará el evento, como agencia debemos establecer los recursos que serán requeridos.
Dependiendo del tipo de cobertura que hagamos, será necesario enviar de comisión a una, dos o más personas durante el desarrollo del evento. Es importante agendar estas fechas con el equipo de forma anticipada, para así evitar los cruces de actividades.
También es clave conocer todo sobre el evento. Si no es organizado directamente por nuestro cliente, ¿quién lo organiza y con qué fines?¿Qué otras organizaciones participan? ¿Qué personalidades estarán presentes? Todo esto nos puede dar ideas para la generación de contenidos.
Por otro lado, debemos considerar las características del lugar y la hora, para saber qué equipos o implementos técnicos son necesarios. Además, no debemos olvidar hacer las coordinaciones necesarias para que nuestro equipo pueda realizar su trabajo sin imprevistos. Por ejemplo, gestionar las acreditaciones si estas fueran necesarias.
3. Revisión de aspectos técnicos
Hoy, se espera que los contenidos de imagen y video en internet tengan una calidad óptima, por lo que es necesario contar con equipos de nivel profesional. Una cámara fotográfica es esencial, sin embargo, los nuevos formatos digitales exigen dispositivos móviles de alta capacidad y autonomía de funcionamiento.
Al respecto de estos requerimientos técnicos, Omar señala: “Es importante tener un dispositivo con una buena cámara, esto permite tener un mejor detalle del evento, como también debemos asegurarnos de obtener buena iluminación y un equipo de sonido que grabe en una alta calidad”.
Asimismo, mientras más complejos sean los contenidos planteados, serán mayores los requerimientos técnicos. De esta manera, si queremos hacer una transmisión en vivo, se necesitarán algunos elementos adicionales a una cobertura convencional.
“Es necesario contar con un punto de acceso a internet, ya sea a través de un módem portátil o con el mismo paquete de datos del dispositivo con el que se grabe. Aunque, si se utiliza un paquete de datos móviles que no es ilimitado, este se puede terminar y, por consiguiente, fallar o cortarse la transmisión”, indica nuestro especialista digital.
4. Interacción y monitoreo
Una de las herramientas más utilizadas, es crear un hashtag especial para que los usuarios puedan compartir sus publicaciones e identificar más fácilmente el contenido referido al evento. También se pueden hacer concursos o sorteos para animar a la audiencia a participar.
En el caso de las transmisiones en vivo, hacer una entrevista es un recurso que resulta bastante eficaz. Aunque, es oportuno estar preparados para el volumen de reacciones del público. Tal como indica Omar: “Aquí la idea es trabajar en conjunto a todo el área digital. Mientras se está grabando, un community manager debería monitorear la transmisión para poder contestar cualquier pregunta que se haga en tiempo real”.
Algo que debemos recordar siempre, es que -más allá del tipo de contenido- no es conveniente publicar en exceso, pues podemos llegar a saturar a nuestros seguidores.
5. Análisis y evaluación
Como consultora, debemos entregar resultados tangibles a nuestro cliente, por ello la importancia de las métricas. Además, es la única manera de conocer qué tan eficaz han sido nuestras acciones y de qué forma podemos mejorar en futuras ocasiones.
Por suerte, en el entorno digital hay una gran cantidad de herramientas de medición, empezando por las de las propias redes. “Ahora podemos saber en tiempo real qué tan efectiva ha sido la transmisión en vivo. Existen métricas con las que podemos saber, cuánta gente estuvo conectada, cuantas reacciones se generaron, cuanta gente compartió el contenido, entre otros”, explica nuestro social media manager.
Aparte de los indicadores de social media, podemos acceder a valiosa información de parte de los propios usuarios. A través de los mensajes y comentarios, obtenemos un importante feedback sobre el evento. Incluso en algunas estrategias se incluyen encuestas al final del evento, para obtener información más específica.
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por Trend | 8 noviembre 2018 | Reputación
Las agencias (o departamentos internos) de relaciones públicas pueden ser confundidas de nombre o ser llamadas de distintas maneras debido a que, por lo general, se les conoce por alguno de los servicios específicos que realizan -aunque también existen consultoras que se especializan en una sola de las funciones relacionadas a la comunicación a nivel corporativo u organizacional-.
A continuación les presentamos algunos de los principales nombres por los cuales se les conoce a las oficinas o agencias externas que hacen relaciones públicas.
Oficina de comunicación corporativa o institucional
Es uno de los términos más comunes por los cuales se dan a conocer las oficinas de relaciones públicas. Por lo general, la denominación de “corporativo” se refiere a la parte empresarial, el sector privado, mientras que, lo “institucional” se vincula más al sector público y a las áreas del gobierno. Abarca las formas de comunicación interna y externa.
Departamento de imagen y agencia de reputación
Las oficinas que se identifican con estos nombres, se refieren a los objetivos que esperan lograr a través de su labor profesional. Así, un departamento de imagen o una agencia de reputación se enfocará en mejorar la imagen corporativa, en el corto plazo, y de forma sostenida formar y mantener una buena reputación que contribuya a los fines de organización. Para lograr este propósito, hace uso de las diversas herramientas de las relaciones públicas, marketing, publicidad, entre otras.
Consultora de marketing y agencia de publicidad
Se podría confundir una agencia de PR con una de marketing o publicidad, si solo se ve el lado de la comunicación externa. En un sentido netamente comercial, los objetivos que se persiguen pueden estar relacionados con el nivel de ventas o la expansión a otros mercados. Mientras que, también trabajando sobre la comunicación externa, las relaciones públicas están enfocadas en otro tipo de objetivos relacionados a la percepción que tiene el consumidor sobre la organización o marca. Sin embargo, en los últimos años ha surgido una corriente que impulsa el endomarketing, dirigido hacia el interior de la empresas.
Consultora de comunicación 360
Este enfoque considera la comunicación como un todo, que abarca todos los tipos de públicos y hace uso de todos los medios y herramientas para lograr sus objetivos. Aplica estrategias de marketing, relaciones públicas, publicidad, comunicación de crisis, responsabilidad social, entre otras, para generar relaciones positivas y duraderas con los diferentes stakeholders. En algunos lugares también se desarrollan las denominadas comunicaciones integradas de marketing, las cuales buscan complementar mutuamente cada uno de las acciones del mix de marketing: producto, precio, promoción y plaza.
Agencia de medios y gabinete de prensa
En publicidad se conoce como agencia de medios a las empresas dedicadas a optimizar el presupuesto publicitario entre los medios que resulten más efectivos de acuerdo al público objetivo. La diferencia con el trabajo de un PR es que este último busca difundir acciones de la organización en forma de noticias y los medios le dan espacios a estas historias por ser interés para la comunidad. Así, en un gabinete de prensa, el trabajo consiste en administrar la información que se comparte con los medios de comunicación y realizar acciones de relacionamiento con ellos para fomentar un beneficio mutuo.
Aún así, en ciertos servicios integrales se pueden complementar las acciones de publicity (noticias) con difusión pautada, en especial en medios digitales.
Productora BTL y consultora de eventos
Una de las funciones en las que algunas agencias se especializan y dedican exclusivamente. Las acciones que se realizan con la participación activa de personas tienen un claro fin de relacionamiento y experiencia con la marca. Por lo que, podría considerarse tanto relaciones públicas como parte de la nueva tendencia del marketing experiencial. Los eventos sirven además como parte de estrategias integrales de comunicación que utilizan diversas herramientas.
Agencias de branding y contenidos
Las consultoras que ofrecen los servicios de branding, se enfocan principalmente en guiar la construcción o renovación de la de la imagen corporativa de las organizaciones, tanto en la parte visual como conceptual. Por otro lado, la producción de contenidos, ya sean textuales o audiovisuales, puede responder a múltiples objetivos. Así, una agencia de relaciones públicas puede contar con un equipo de creatividad para desempeñar estas funciones.
Agencia de social media
Todo lo relacionado al entorno digital y las redes sociales es actualmente uno de los servicios más solicitados por las empresas. Por lo que, una agencia de comunicaciones que se dedique a brindar asesoría en temas relacionados a plataformas online, también es conocida como agencia digital o de social media. Aunque existen empresas que optan por especializarse en este servicio, finalmente están contribuyendo a objetivos definidos por el marketing o por las RR. PP.
Oficina o consultora de asuntos públicos
En nuestro país no está tan desarrollado aún, pero este campo de las relaciones públicas abarca los aspectos políticos y de relación entre empresas privadas, el gobierno, ONG’s y asociaciones civiles. En Estados Unidos, por ejemplo, existen agencias que incluyen entre sus servicios el lobby o gestión de intereses, una herramienta que no goza de buena imagen en la región de Latinoamérica, debido a que se asocia con la corrupción de funcionarios. Una agencia de asuntos públicos atiende también aspectos vinculados a la reputación financiera y las relaciones con los públicos estratégicos a nivel comercial.
Si bien pueden tomar diversas formas, hablamos de un grupo de profesionales que tiene como propósito crear, mejorar y optimizar los canales de comunicación de una organización con sus públicos para crear relaciones fructíferas y duraderas con ellos.
En Trend, elegimos llevar el nombre de “agencia de PR & Reputación” porque creemos firmemente en el valor que este intangible otorga a las organizaciones, creando confianza en sus públicos y ayudando al logro de sus objetivos. Y para crear, mantener y recuperar una buena reputación, utilizamos las herramientas de la comunicación de forma estratégica, tanto a nivel online como offline, identificando los canales más adecuados para llegar efectivamente a los públicos de interés, también conocidos como stakeholders.
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por Trend | 26 mayo 2018 | Digital, Reputación
Lo interesante de los eventos corporativos es que permiten un alto nivel de interacción, por ello son muchas las empresas que los incluyen en sus estrategias de marketing, buscando un contacto cercano con el público. Sin embargo, con el paso de los años, han ido evolucionando e incorporando nuevas propuestas creativas, como las que te mostramos a continuación:
Comida interactiva
La comida ya no es más un simple complemento. La oferta culinaria en un evento es un potente elemento de comunicación. El tipo de productos que se ofrece, la forma en cómo se presentan o cómo están distribuidos, deben ir de acuerdo con el concepto general del evento. Sin embargo, hoy los asistentes buscan más. Tener la opción de elegir y personalizar su cóctel o pasar por una estación de cocina en vivo, son alternativas para cautivar a los participantes y hacerlos sentir parte del evento.
Transmisiones en vivo
Los eventos de masivos están perdiendo efectividad, la tendencia indica que ahora hay menos asistentes y más espectadores web. Los servicios de transmisión en vivo, incorporados ahora a redes sociales como Facebook o Instagram, permiten un mayor alcance y generar mucha más interacción. La consigna es simple: llegar a más personas con menos recursos.
Experiencia sensorial
Crear una conexión a través de todos los sentidos. Además de los muchos recursos visuales que se pueden emplear, el uso elementos sensoriales como aromas, texturas o sonidos ambientales, pueden ayudar a crear una atmósfera completa. El resultado: una experiencia memorable que relaciona a la marca con una sensación agradable. A todo esto, ¿conocen a Admosfera? Son nuestros buenos amigos, además de ser la agencia de marketing sensorial más importante del país.
Público activo
Debemos pasar de contar con asistentes pasivos a verdaderos PARTICIPANTES -así en mayúsculas-. Para esto, funcionan las actividades como concursos o juegos lúdicos. No obstante, se suele poner el foco en el evento en sí, pero también hay que poner atención en las fases pre y post. Las redes sociales, nos dan la oportunidad de crear expectativa y generar conversación previa al evento, así como recibir feedback luego del mismo. Además, en el post evento se pueden generar contenidos como videos o buscar rebote en medios tradicionales.
Cocreación y personalización
Esta tendencia se relaciona con la participación, pero se enfoca en el empoderamiento del público. Los participantes deben saber que el evento está pensado para ellos. Se pueden utilizar emails o tarjetas personalizadas. Por el lado de la cocreación, durante la fase previa del evento se pueden realizar votaciones para elegir las actividades y elementos a componer el programa. El objetivo es que el público haga suyo el evento.
No más papel
Cuidemos nuestro planeta, evitando al máximo el uso de papel. Todo, o casi todo, se hace ahora online. Invitaciones, tarjetas, entradas, entre otros, se pueden gestionar ahora en plataformas digitales. Las aplicaciones móviles también pueden ser de mucha ayuda para mejorar la interacción de los asistentes con el evento, incluso para facilitar el networking.
Si estás buscando ideas para una propuesta de marketing o comunicaciones, recuerda que los eventos son una oportunidad para generar una verdadera experiencia de marca. Estar al tanto de las nuevas tendencias te permitirá organizar eventos de mayor impacto y llegar de una forma distinta a tu público.
¿Y tú, qué otras tendencias en organización de eventos conoces?
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