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Relaciones Públicas: consejos para presentar un excelente informe de gestión

Relaciones Públicas: consejos para presentar un excelente informe de gestión

La presentación de un informe es una de las tareas más importantes y complejas que realiza un relacionista público en su labor. Gracias a este recurso, el profesional puede compartir con su cliente todo el impacto y resultados obtenidos del plan de comunicación desplegado.

Para Claudia Calmet, directora de PR en Trend, el contenido ofrecido en un informe debe ser claro, preciso y, sobre todo, contar con todo lo realizado durante la gestión, ya que este documento será una lectura resumida de lo que viene realizando el equipo de comunicación.

Para comenzar, está de más mencionar que la redacción impecable es imprescindible en los informes de gestión de relaciones públicas, porque permitirá el fácil entendimiento e interpretación del trabajo. Además, gracias a esta radiografía se podrá realizar un mejor planeamiento de las futuras acciones.

A continuación, te brindamos las pautas básicas para redactar y entregar un excelente informe.

Estructura de un informe de PR

El primer paso para presentar un informe, es conocer cuáles son las secciones principales que lo conforman. Recuerda que esto puede variar de acuerdo a las acciones realizadas y del requerimiento del cliente. A pesar de ello, es necesario que cuentes con una estructura determinada, ya que te permitirá comunicar toda la información, datos e impactos del plan de manera clara y ordenada. Por esta razón, Claudia te explicará cuáles son las partes más importantes que no deben faltar en tu reporte. ¡Toma nota!

  1. Resumen ejecutivo. Es la descripción general del informe. En esta sección se explica brevemente todo lo realizado durante la gestión de las comunicaciones (mensual, trimestral, anual, de campaña, etc.), como por ejemplo, la evolución de la marca y su nivel de participación en los medios de comunicación
  1. Desarrollo del informe de comunicación
  • Presencia en medios de comunicación. En este caso, se presenta el número total de apariciones o publicaciones en la prensa, organizadas por tiers, así como el alcance y equivalencia publicitaria que se obtuvo de cada una de ellas.
  • Publicaciones destacadas de la marca. Ya sea una gestión de comunicación mensual, trimestral o anual, es necesario mostrar los impactos más importantes que se obtuvieron durante la gestión.
  • Evolución del posicionamiento SEO. Esto te permitirá demostrar a tu cliente el puesto que ocupa en las páginas de resultados o SERP de noticias.  De esta manera, podrá saber la evolución de la presencia que posee su marca en el ciberespacio y la percepción que tienen los usuarios de ella.
  • Relacionamiento con stakeholders. Para detallar este indicador,  es necesario colocar una descripción breve de la persona, organización o entidad, acompañado de una foto respectiva. Lo más importante aquí es plasmar los logros o avances obtenidos en la reunión. Asimismo, se debe precisar la fecha y hora de la reunión que se sostuvo con dichos actores estratégicos.
  1. Conclusiones. En esta sección se presenta la información más relevante que se obtuvo durante la gestión. Además, mediante este punto puedes brindar una proyección de lo que realmente se debe seguir haciendo y que no en el futuro.
  1. Recomendaciones. En esta sección es necesario que el equipo de trabajo realice las sugerencias que considere necesarias al cliente para realizar un mejor desempeño en las próximas gestiones de comunicaciones.

Consejos para redactar un informe de comunicación

Ahora que ya conoces la estructura básica de un informe, podemos comenzar con su desarrollo respectivo. Para no cometer errores y presentar un reporte completo y conciso, no dudes en seguir estas recomendaciones. ¡Presta atención!

  1. Selecciona el programa con el que vas a elaborar el informe. Antes de desarrollar tu reporte, es necesario que elijas el formato que emplearás. Algunas agencias de PR ya lo tienen predeterminado, sin embargo, es importante entender que el informe no es para el equipo sino para el cliente. Para la especialista es ideal presentar los informes usando programas como Google Slides, PowerPoint o Canva. Si vas a usar un PDF, considera bajarle el peso del archivo para que sea más fácil de enviar por correo u otro medio. 
  1. Evalúa los objetivos. Este es el punto de partida de un informe de comunicación estratégica, en el cual se podrá mostrar si se alcanzaron las metas establecidas durante la gestión desplegada. En caso no se hayan cumplido en su totalidad, se recomienda realizar una reunión para analizar por qué no se llegaron a concretar, para luego hacer un replanteamiento óptimo de los objetivos y estrategias.
  1. Claridad y coherencia. Al momento de redactar tu reporte, ten presente que los resultados e impactos deben guardar relación con los objetivos establecidos. De esta manera, el informe presentado a tu cliente, se podrá comprender de manera correcta y adecuada.
  1. Incluye métricas y gráficas. Si deseas brindar una visión integral a tu cliente, no dudes en colocar los principales indicadores de tus campañas digitales en tu informe, como por ejemplo, las métricas de:
  • Alcance: Cantidad de usuarios que han visto una publicación o anuncio en redes sociales.
  • Engagement: Nivel de interacción que muestran los usuarios con los contenidos de una marca.
  • Alcance del medio de comunicación (Televisión, radio o prensa escrita).
  • Valor publicitario versus el factor noticioso: El valor publicitario o Ad value es lo que costaría una publicación si se pagara por publicidad a un medio de comunicación, mientras que el factor noticioso se basa en el valor agregado que representa una publicación positiva en un medio de comunicación, escrita por un periodista independiente de la empresa, que menciona a la marca y transmite sus mensajes clave y contenido de valor. Entre ambos, este último recurso logra una mejor percepción de los consumidores, ya que no se percibe como una publicidad, sino como un contenido noticioso.
  • Para agregarle más dinamismo, acompaña a cada métrica con alguna imagen, como por ejemplo, un gráfico de barras. Asimismo, puedes emplear viñetas y numeraciones para facilitar la lectura de los resultados expuestos.
  1. Revisa tu gramática y ortografía. Ni bien hayas terminado tu informe, léelo de nuevo. De esta manera, podrás identificar y corregir errores de redacción. Aunque no lo creas, los clientes toman en cuenta estos detalles, ya que demuestra cuán comprometido estás con tu trabajo. Te recomendamos usar la aplicación Language Tools, para revisar la gramática y ortografía de todos tus textos.

Y tú, ¿estás listo para presentar un excelente informe? Anímate y pon en práctica todas estas recomendaciones. Cuéntanos tu experiencia.

Fuentes consultadas

11 razones por las que debes y necesitas usar Twitter si trabajas en comunicación

11 razones por las que debes y necesitas usar Twitter si trabajas en comunicación

De acuerdo con el informe Digital 2022 Perú, realizado por We Are Social y Hootsuite, Twitter tiene una audiencia de 2.20 millones de usuarios en el Perú. Esto equivale al 8.3% de la población y al 10.1% de los usuarios de Internet. Debido a este resultado, nuestro país se posicionó como el sexto con más número de usuarios de Twitter en América Latina.

La aceptación de esta red de microblogging no solo se debe a su función principal, que es escribir y enviar textos de hasta 280 caracteres, sino también porque fomenta un espacio de discusión entre los usuarios. Además, Twitter ha evolucionado a través de los años, permitiendo el uso de diversos formatos y contenidos multimedia para su comunidad. Gracias a ello, se ha convertido en una herramienta muy interesante y útil para el sector periodístico.

De hecho, es una plataforma en donde la mayoría de medios de comunicación comparten sus noticias e informaciones. Asimismo, personajes públicos, líderes de opinión, políticos y funcionarios son usuarios activos de Twitter, ya que han encontrado un espacio propicio para emitir una declaración o comentario a título personal de manera clara y directa.

Si bien es un canal digital que busca promover la libertad de expresión, puede llegar a convertirse en un lugar tenso por la aparición de los haterstrolls. Por ejemplo, a raíz de los debates, algunos usuarios terminan teniendo respuestas ofensivas contra los demás tan solo por defender su posición. Además, al ser red pública, existe una gran probabilidad de encontrar cualquier tipo de contenido como las famosas fake news.

11 razones por las que debes usar Twitter si trabajas en comunicación

A pesar del lado negativo, es importante destacar que Twitter es una herramienta muy útil para comunicadores y periodistas. Si eres un profesional de las comunicaciones, pero aún no te animas a explorar esta red ¡Descuida! A continuación, te brindaré diez razones por la cual deberías usarla y no dejes pasar todas las oportunidades que este espacio te ofrece: 

  1. Presencia de líderes de opinión. Podemos encontrar desde CEO’s, analistas políticos, periodistas, creadores de contenido y un sinfín de personalidades nacionales e internacionales, quienes aprovechan este espacio para poder comunicar, opinar y dar a conocer su postura con sus audiencias.
  1. Herramienta periodística. Los medios de comunicación más importantes a nivel nacional y global tienen presencia en Twitter. Por lo general, lo usan para compartir contenido de gran relevancia como los breaking news, las alertas informativas o noticias en vivo. 
  1. Rapidez para generar contenidos. A través de este canal puedes generar y publicar contenido de manera rápida e inmediata, sin ningún tipo de intermediario. Por este motivo, muchas personalidades como políticos y funcionarios emplean esta red para emitir declaraciones y posturas de un tema en específico en tiempo real o para cobertura de eventos en vivo.
  1. Facilidad para curar contenidos. Una gran ventaja es que Twitter te permite generar listas de las cuentas que sigues y que no sigues, ordenándolas por las secciones o categorías que definas. De esta manera, podrás ser más selectivo con la información que consumes, evitando la infoxicación.
  1. Generador de debate y opinión pública. Los periodistas y líderes de opinión pueden sacar provecho de esta herramienta, planteando temas a fin de crear un espacio de discusión, sensibilización o concientización entre los tuiteros, para que luego sean incorporados en la agenda de los medios tradicionales. 
  1. Comunicación directa con stakeholders. Permite a las marcas, organizaciones e instituciones encontrar y saber qué posición tienen los distintos representantes de sus grupos de interés.
  1. Fácil de monitorear y medir. Esto resulta favorable para aquellos profesionales que están realizando una estrategia de comunicación, ya que Twitter te da la posibilidad de medir el impacto de los contenidos, como por ejemplo el nivel de alcance e interacción.
  1. Democratiza la participación de todos en un solo lugar. Cualquier persona que tenga acceso a Internet, podrá ser partícipe de los debates, así como tener la oportunidad de dirigirse a distintas organizaciones como un medio informativo, una institución hasta incluso a líderes de opinión.
  1. Diversidad de formatos y narrativas para el storytelling. Si bien Twitter inició como una plataforma de texto, hoy en día acepta distintos formatos multimedia como las salas de audio, donde te permite conversar con un grupo de personas. Asimismo, tienes la posibilidad de expandir la información de tu mensaje a través de los populares hilos.
  1. Tú eliges cómo participar: como espectador o activamente. Tú tienes la libertad de cómo quieres actuar en la red, ya sea solo para seguir personalidades y consumir contenido, o para participar de los debates.
  1. Excelente plataforma para posicionamiento profesional. Esto es beneficioso para consolidar la marca personal tanto de profesionales de la comunicación como la reputación de las empresas.

Por otro lado, si ya estás habituado a esta red, seguro que no eres ajeno al estrés que puede ocasionar este espacio donde puedes encontrar desde trolls hasta personas que se desahogan su mal día en la famosa Twitterland. Para eso, y que no hagas hígado, te doy este  Bonustrack:

Kit para sobrevivir a Twitter y no morir en el intento

  • No te lo tomes a personal. Recuerda que en Twitter, como en muchas otras redes sociales, existen cuentas falsas, bots y trolls. Además, ten presente que cuando uno se expone en un canal digital, tendrá un gran número de aliados como de detractores.
  • Don’t feed the troll.  Es inevitable no toparse con algún comentario malintencionado de los trolls. Para evitar caer en su juego no dudes en ignorarlos o bloquearlos.
  • Cuidado con la cámara de eco. No solamente consumas contenido que refuerce lo que tú quieres escuchar o lo que ya tienes conocimiento. Lo ideal es informarte de distintas fuentes para tener un panorama más amplio y objetivo de la realidad.
  • Evita la infoxicación. Te recomiendo hacer uso de las listas para distribuir por categorías tu información. De esta manera, podrás consumir tu contenido de forma ordenada según las secciones que hayas determinado. Échale un vistazo a mis listas, tal vez te sirva alguna. 
  • Si no es público, ¿para qué? Si vas a participar de manera activa en Twitter, lo ideal es que tengas una cuenta pública. Si quieres disfrutar del voyerismo, del placer de observar sin ser visto, te recomiendo usar una cuenta que no te identifique, ya que es probable que ganes seguidores no buscados. 

Sin duda, Twitter se ha convertido en una de las plataformas más útiles y vigentes del ciberespacio. Y tú, ¿eres un usuario activo en esta red? Cuéntanos tu experiencia en los comentarios.

Tecnología que impulsa la lectura en los niños

Tecnología que impulsa la lectura en los niños

La lectura trae una serie de beneficios para los niños: desarrolla sus habilidades lingüísticas, motiva su curiosidad y fortalece su concentración. Esto ocurre no solo cuando leen por sí mismos, sino también cuando escuchan una historia.

Los cuentos son una buena oportunidad para que el niño realice otras actividades relacionadas, como dibujar, resumir o narrar sus propias historias que promuevan su desarrollo cognitivo. Gisela García, especialista de Ediciones Corefo, nos enseña algunas herramientas digitales que padres de familia y docentes pueden aprovechar en la cuarentena.

  1. Narración oral. En un video, el docente lee un cuento e interpreta la historia a sus estudiantes. Así, los pequeños comprenden mejor el texto y responden preguntas. Con la ayuda de los padres, los niños podrían enviar sus respuestas también en modo de video a través de WhatsApp, Facebook, entre otros. Así, no solo se evalúa su comprensión, también su habilidad para expresarse y capacidad de síntesis.
  1. Autodraw. Otra forma de conocer si el pequeño en casa ha entendido el cuento es hacerle dibujar el personaje o la escena que más le gustó. Esto se puede mediante la herramienta gratuita Google AutoDraw. Con ella, podrá dibujar libremente, colorear y compartir su trabajo con el docente. Incluso es posible guardar el dibujo para luego imprimirlo.
  1. Vocaroo. Esta herramienta permite al niño repetir palabras de difícil pronunciación que escuchó en el cuento. La aplicación online deja grabar y guardar audios para posteriormente escucharlos, descargarlos en formato MP3 y compartirlos por correo electrónico o redes sociales. Es gratuita y no requiere de un registro para ser utilizada.
  1. Actividades online. También hay muchas webs con actividades educativas ligadas a la lectura. Estas pueden ser un complemento a lo desarrollado en clase por el docente. Un buen ejemplo es https://arbolabc.com/, cuenta con actividades educativas multimedia como rompecabezas, asociaciones, ejercicios de texto, crucigramas o sopas de letras.
¿Cuáles son los sectores más propensos a sufrir un ciberataque?

¿Cuáles son los sectores más propensos a sufrir un ciberataque?

La masificación del teletrabajo, la popularización del e-commerce y la adaptación de los negocios a través procesos a distancia han sido medidas necesarias para combatir la pandemia del COVID-19. Sin embargo, no han llegado sin una serie de potenciales peligros.

Los ciberdelincuentes aprovechan las vulnerabilidades de los sistemas informáticos de empresas, instituciones e incluso el gobierno para espiar y robar información sensible. Esto puede significar desde una pérdida económica considerable hasta el fracaso del lanzamiento de un producto o la quiebra total de una empresa.

“Lamentablemente, en Perú, la inversión en ciberseguridad viene después de que la empresa ha sido víctima de un ciberataque. Después de que pasó algo, te das cuenta de que tienes que mejorar. Si hablamos de Sudamérica, sí hay empresas que dedican más del presupuesto tecnológico a ciberseguridad. Por ejemplo, si una compañía tuviese 100 mil dólares para mejoras tecnológicas, hace unos años invertía 10 mil dólares en ciberseguridad. Ahora, invierten 30 mil dólares, aproximadamente”, señaló José Carreón, docente de la maestría de Computer Science de la Universidad Ingeniería y Tecnología (UTEC).

El especialista recalca que existen sectores especialmente vulnerables a este tipo de ataques, debido a la información sensible y valiosa que manejan.

  1. Bancos. Es el sector más obvio y más amenazado. Deben cumplir con el estándar del PCI (Payment Card Industry). De lo contrario, no podrían llevar a cabo el tráfico transaccional de tarjetas de crédito, débito o de movimientos de dinero internacionalmente. Actualmente, los cuatro bancos peruanos más grandes y el Banco de la Nación cumplen con este requisito.
  1. Instituciones gubernamentales. No es una situación inusual. Se han dado casos de ciberdelincuentes que, por ejemplo, toman control de las redes sociales o webs de ministerios u otras organizaciones. Normalmente se logra retomar el control en poco tiempo, pero el hecho de que haya pasado implica que existen fallas en el sistema de ciberseguridad del Estado. 
  1. Sector Salud. Debido a la pandemia, las empresas e instituciones del sector Salud se han vuelto los blancos más buscados por los cibercriminales en toda América Latina. Tienen mucha información privada, que se puede usar para hacer extorsiones. Por ejemplo, los hospitales y clínicas poseen historias de pacientes con nombres, fechas de nacimiento, DNI, huella digital, dirección, etc. Además, ahí hay información muy sensible como los antecedentes clínicos, enfermedades, dolencias, marcadores genéticos, etc. Esa información puede ser vendida a compañías aseguradoras que podrían cambiar las pólizas utilizando esta información confidencial.
  1. Infraestructura. Lamentablemente, Perú es de los países menos preparados en la región para defenderse de un ataque de la infraestructura crítica, como el sistema de agua potable, energía eléctrica, aeropuertos, terrapuertos, semáforos, infraestructura de emergencia (bomberos, ambulancias), etc. “Si alguien quisiera, podría paralizar Lima en cuestión de horas”, advierte Carreón.
Medidas de seguridad para evitar contagios de la COVID-19 cuando vas al trabajo

Medidas de seguridad para evitar contagios de la COVID-19 cuando vas al trabajo

Con el término de la cuarentena, gran parte de la población está empezando a reincorporarse a su centro de trabajo. Por eso, ahora deben tomar todas las medidas de seguridad para evitar contagiarse del coronavirus. Sin embargo, no solo deben lidiar con este tema, sino también con la delincuencia que ha vuelto a hacer de las suyas en las calles.

Hildebrando Castillo, experto en seguridad de G4S Perú, nos brinda estos buenos consejos:

  1. Lleva siempre tus implementos de protección. Tu alcohol en gel o en spray para poder desinfectarte las manos antes y después de subir a los buses o cuando toques alguna superficie u objeto en la calle.
  2. Mantén siempre tu distancia. Ya se ha dicho esto cientos de veces y, sin embargo, las personas siguen amontonándose. Si alguien se te acerca, aléjate. Al final, tú mismo debes cuidarte.
  3. Evita el dinero en efectivo o lleva el monto justo. Así no tendrán que darte vuelto y el virus no podrá trasladarse a través de las monedas o billetes.
  4. Ten tu mochila o bolso siempre a la vista. Pon tus cosas delante de ti, mientras camines o cuando estés en el transporte público.
  5. Cuida tus contraseñas. No hagas transacciones desde tu celular mientras caminas, estás en el paradero o en el bus, ni uses wifi público. Si lo haces, expones tu información personal y tu dinero.